Базы данных в новом свете — что изменилось?

В этом руководстве мы расскажем, что нового появилось в базах данных, и как вы можете эффективно использовать их — самостоятельно или с командой.

Недоступная информация не может быть использована. Задачи, заметки, личные цели, рабочие цели — эту информацию нужно легко находить, ссылаться на нее в разных местах и визуализировать любым способом, который поможет вам быть более продуктивным. Базы данных Ноушен делают это возможным, но всегда есть место для улучшения. Поэтому мы переосмыслили базы данных с нуля, и теперь они стали мощнее, чем когда-либо.

Что нового

Если вы похожи на нас, вы используете базы данных практически для всего — управления записями совещаний, проектами, документацией и многим другим. В этом руководстве мы расскажем, что нового появилось в базах данных, и как вы можете максимально использовать их — самостоятельно или с командой.

Вот что нового появилось в базах данных:

• Быстрые фильтры — позволяют легко ограничивать элементы, которые вы видите в представлении базы данных, а любые изменения, внесенные вами в фильтры и виды общих представлений базы данных, не затронут других людей в команде, пока вы не нажмете кнопку Save for everyone.
• Выбор источника данных — теперь при создании новой базы данных или представления вы увидите возможность выбора источника данных, что упрощает включение синхронизированного содержимого из других баз данных в ваше рабочее пространство.
• Оптимизированный дизайн — все параметры настройки, такие как фильтры, сортировки, группировки и другие, находятся в одном View options представления. Кроме того, быстрый доступ к представлениям осуществляется путем переключения между вкладками в верхней части базы данных. Меньше щелчков между вами и отображением информации в том виде, в котором это имеет смысл для вашего мозга.

Вот что это значит для вас

Объедините единый источник данных вашей компании

Специалисты Ноушен уже много лет знают о возможностях связанных баз данных, и мы хотим сделать их более доступными для всех.

Каждый раз, когда вы создаете новую базу данных или представление, вам будет предоставлена возможность выбрать существующий источник данных из рабочей области. Мы рекомендуем использовать всего несколько основных баз данных для повседневных операций в вашей работе и жизни, а не целую кучу более мелких баз данных. Для команд, как правило, хорошим местом для начала являются записи встреч, задачи и документы. Затем, когда вы захотите сослаться или добавить эту информацию куда-то еще в своем рабочем пространстве, вы просто создадите новое представление существующей базы данных.

Когда следует использовать существующий источник данных?

Если вы привыкли создавать базы данных исключительно с нуля, вам может быть интересно, в каких случаях лучше всего воспользоваться существующими источниками данных. Вот несколько руководящих принципов. Вообще говоря, вам следует синхронизировать существующий источник данных, когда:

• Вы хотите консолидировать разрозненную информацию — мы часто видим, как люди создают новые базы данных для своей команды, даже если основа уже существует в другом месте рабочего пространства. Вместо того, чтобы пытаться вспомнить, где находятся записи совещания по запуску проекта на прошлой неделе — в базе данных отдела маркетинга или в базе данных инженерного отдела, вы можете просто использовать одну, общую для всей компании базу данных под названием «Заметки о совещаниях» и создать представления в хабе каждой страницы команды. Таким образом, вы получите ясность и синергию на всех уровнях — вверху, внизу и по всей оргструктуре.
• Вы хотите использовать те же свойства из другой базы данных — если вы хотите организовать список встреч с указанием участников, даты и прочего, нет смысла создавать шесть одинаковых баз данных «Заметки о встречах» с немного разными именами. Для этого и нужны теги и фильтры. Вместо этого нужно иметь один источник заметок и использовать теги и представления для обозначения конкретных встреч команды или проекта. Это поможет вам сохранить организованность, а в большой группе может стать очевидным, когда в работе появляется ненужное дублирование.
• Существующее представление, живущее в другом месте вашего рабочего пространства, было бы полезно — теперь представления можно повторно использовать при создании нового связанного экземпляра. Больше не нужно вручную воссоздавать фильтры, сортировки и другие настройки в каждом новом связанном экземпляре! Если вам захочется воссоздать структуру представления, то, вероятно, лучше просто взять исходный источник данных и добавить несколько свойств для вашего нового проекта.

Более эффективное использование данных с помощью представлений и вкладок

Впервые вы можете использовать представления различных источников данных внутри одного блока. Это означает, что вы можете отображать бесконечное количество информации, не занимая больше места на странице, и облегчает сотрудникам работу по соединению точек между слабо связанными фрагментами информации. Кроме того, теперь вы можете отображать эти представления в виде вкладок, чтобы было легче найти то, что вы ищете.

• Соедините несколько источников данных в одном месте — допустим, у вас есть одна база данных «компаний», с которыми контактирует ваш отдел продаж, а другая — «контактов» в этих компаниях. Раньше вам пришлось бы отображать каждую базу данных отдельно, возможно, в линию на странице. Теперь вы можете собрать все эти части информации в одном месте — более легкий доступ к важной информации!
• Копирование представлений из источника — у каждого из нас есть свои представления баз данных, идеально подходящие для наших нужд. Когда вы выбираете источник данных из другого места в рабочей области Ноушен, у вас будет возможность выбрать представление из исходного места, и все параметры представления будут автоматически применены.
• Вкладки облегчают поиск информации — часто вы не знаете, чего вам не хватает, пока не увидите это. Вместо того чтобы прятать в выпадающем меню дисплеи с различными макетами, сортировками и фильтрами, теперь вы можете использовать вкладки, чтобы привлечь внимание к наиболее важным представлениям.

Высказывайте свои мысли быстрее с помощью унифицированного меню «Параметры просмотра»

Все ваши любимые опции настройки базы данных — фильтры, сортировка, группировка и многое другое — теперь объединены в едином меню View options. По мере добавления функций в наши базы данных мы осознали необходимость в полностью обновленном меню, поэтому мы его и создали. В нем вы найдете опции, которые вы привыкли видеть в верхней части базы данных — layout, properties, filter, и sort.

• Макеты помогают увидеть данные по-новому — Ноушен позволяет визуализировать данные в виде таблицы, календаря, временной шкалы, списка, доски или галереи.
• Свойства позволяют добавлять детали — в таком представлении, как таблица, вы можете захотеть увидеть все свои свойства, перечисленные в одном месте. Однако иногда полезно выделить лишь несколько бит ключевой информации. Опция свойств позволяет включать и выключать свойства, чтобы вы могли сосредоточиться на главном. Вы можете захотеть узнать информацию о приоритете на доске объявлений для каждого человека, но отключить ее в календаре запуска.

• Фильтры позволяют изолировать информацию на основе свойств — по мере того, как вы переходите к использованию нескольких централизованных баз данных для управления повседневной работой, фильтры станут чрезвычайно полезными. Вы можете изолировать информацию по любому свойству, включая метку или человека. Таким образом, вы увидите только ту информацию, которая вам нужна в данный момент. Например, только те записи в блоге, статус которых «опубликовано».
• Сортировка и группировка для еще более индивидуального управления — иногда вы не хотите перелистывать несколько представлений, чтобы увидеть информацию. В таких случаях рассмотрите возможность группировки контента, например, по статусу публикации или автору, чтобы получить трехмерный вид с высоты птичьего полета, над которым все работают.

Быстрый фильтр для поиска нужной информации

Наконец, фильтры проще и быстрее создавать — они требуют меньше кликов и выглядят более современно. Вместо того чтобы создавать новое представление для себя, чтобы найти один маленький кусочек информации, вы можете добавить «быстрый фильтр», который будет доступен только вам, пока вы не нажмете кнопку «Сохранить для всех».

Это изменение также означает, что группы фильтров, часто слишком громоздкие для повседневного использования, больше не используются по умолчанию. Эти группы фильтров все еще существуют в опции «расширенного» фильтра, когда они вам понадобятся, но они убраны с глаз долой (и из головы), когда вы этого не делаете.

Мы часто говорим, что базы данных похожи на интеллектуальные картотеки. В отличие от картотечных шкафов, которые стоят у вас дома и собирают пыль, ваши базы данных Ноушен постоянно совершенствуются. Мы надеемся, что эти усовершенствования баз данных облегчат вам управление всеми кусочками информации в вашей работе и жизни.