Когда вы создаете стартап, вы постоянно ведете несколько проектов одновременно. Создаете ли вы питч-деск для привлечения средств на раунд серии А, нанимаете ли нового начальника отдела продуктов или просто поддерживаете свет — на вас ложится очень много забот. И некоторые проекты могут провалиться.
Наилучшим способом параллельного управления несколькими проектами является структурированный процесс, разбивающий шаги, необходимые для выполнения каждого проекта. В управлении проектами это называется рабочим процессом проекта. Ниже приводится краткий краткий курс о рабочих процессах проектов и о том, как их можно внедрить в своем стартапе.
Что такое рабочий процесс проекта?
Рабочий процесс проекта — это серия отдельных задач, которые необходимо выполнить для завершения проекта. Рабочие процессы проекта — это, как правило, повторяющиеся действия, а не разовые случаи. Представьте себе рабочий процесс проекта как расширенный список задач, но вместо серии последовательных событий определите правильную последовательность событий, необходимых для выполнения задачи.
Зачем нужны рабочие процессы проектов?
Проектные рабочие процессы позволяют вести проекты более плавно и эффективно. Создание повторяющихся бизнес-процессов обеспечивает успешное выполнение проектов в рамках всего стартапа. Кроме того, стартап получает массу других преимуществ:
- Способствует сотрудничеству: Наличие четко структурированных процессов, определяющих ответственных за выполнение каждой задачи, способствует слаженной работе команды. Если возникнет какая-либо путаница в отношении какого-либо аспекта проекта, ваша команда будет знать, к кому обратиться за помощью.
- Повышение производительности: Благодаря определенным рабочим процессам вы тратите меньше времени на назначение задач и ручное отслеживание статуса каждой из них, а больше времени уделяете выполнению задачи. Вы можете видеть, что работает или не работает в вашем стартапе в режиме реального времени, и итеративно корректировать свои процессы.
- Улучшает обмен знаниями: Поскольку члены команды имеют доступ к жизненному циклу проекта, они могут видеть, что происходит, и иметь представление об организации. Если возникнут какие-либо затруднения, сотрудники будут знать, к кому обратиться за помощью. Кроме того, можно использовать рабочие процессы для информирования заинтересованных сторон о состоянии проекта.
- Действует как система управления знаниями: Проектные рабочие процессы формируют контур надежных систем и процессов управления знаниями. Например, вы можете превратить рабочий процесс по введению в должность в вашей компании в установленный процесс по введению в должность.
Основные элементы рабочего процесса проекта
Как правило, рабочие процессы управления проектами состоят из трех ключевых элементов: вход, преобразование и выход. Однако для стартапов это довольно примитивно, и эти ключевые элементы нуждаются в доработке. Вот основные элементы рабочего процесса, которые мы рекомендуем для вашего стартапа:
- Назначение людей на роли: Это назначение людей на определенные роли, которые должны выполнять поставленную задачу. Например, это может быть ваш операционный менеджер.
- Поставляемые материалы: Какие результаты необходимы для выполнения задач? Пример — отправка операционным менеджером формы запроса на биографию новому сотруднику.
- Вехи: Что является идентификационным маркером для завершения каждой задачи? Например, если форма запроса на биографию была возвращена, ее можно отметить как выполненную. Если же она не была возвращена, то ее можно отнести к категории незавершенных.
- Статус: Важно знать, выполнена ли задача или находится на рассмотрении, чтобы помочь команде управлять своим конвейером.
Вот пример из Content Harmony, инструмента для SEO-анализа, который использует Ноушен для работы с проектами:
Основатель Кейн Джемисон говорит: «Когда у нас появляются случайные идеи или проекты, они сразу же переходят в статус Backlog, где мы можем игнорировать их, если они не являются приоритетными, но выкинуть их из головы. Более важные задачи, которые должны быть выполнены (например, исправление ошибок), переходят в статус Upcoming, что означает, что мы обязательно это сделаем — остается только решить, что делать дальше».
Как разработать рабочие процессы проекта для вашего стартапа
Планирование проектов может быть очень сложным, особенно когда есть много проектов, за которые вы отвечаете индивидуально, но вот как можно разработать рабочие процессы, которые можно использовать для всех проектов в вашем стартапе.
Определите ожидаемый результат: Работайте в обратном направлении — как будет выглядеть завершенный проект? Посмотрите на устав проекта (если он у вас есть). Как только вы узнаете ожидаемый результат, вам будет легко построить рабочий процесс проекта. Представим, что ваш проект — это новый проект по разработке программного обеспечения, который будет выпущен на рынок через шесть месяцев.
Создайте список результатов: Выделите все, что необходимо для проекта. Это необходимо для того, чтобы ваша команда знала, что ей нужно для завершения проекта. Например, проект по разработке программного обеспечения может включать в себя следующие результаты: создание первоначальных схем, обновление сервера или миграцию данных.
Опишите процессы рабочего процесса: Что необходимо для достижения прогресса? Используйте эти пункты в качестве рабочих процессов. Например, «отправка эскизов от UX-дизайнера к front-end инженеру» поможет команде и является примером рабочего процесса.
Используйте правильные инструменты для управления рабочими процессами: Для этого можно использовать различные способы: блок-схемы, приборные панели, доски Канбан или даже временные диаграммы (удобная версия диаграммы Ганта). Убедитесь, что в рабочих процессах выделены основные этапы, чтобы сотрудники знали, что необходимо сделать, чтобы отметить задачу как выполненную.
Оптимизация рабочих процессов: Вы можете автоматизировать рабочие процессы с помощью шаблонов, поэтому каждый раз, когда вам нужно создать новый рабочий процесс, вам не придется создавать его с нуля. Можно также настроить повторяющиеся задачи и разрешить уведомления, чтобы сотрудники получали информацию о добавлении нового рабочего процесса.
Французская платформа для управления ресурсами PickYourSkills создала рабочие процессы, позволяющие создавать повторяющиеся задачи с помощью Ноушен, универсального рабочего пространства для документов и проектов. Сооснователь компании Арно Калдичури объясняет: «Задача создается автоматически и попадает в текущий спринт. Владелец задачи получает уведомление в Slack. Таким образом, все, что вам нужно делать, — это время от времени заглядывать на свою доску Kanban, чтобы увидеть прогресс».
Усиление рабочих процессов проекта с помощью персонализации
Внедрение и реализация нового проектного документооборота в вашем стартапе даст вам прочную основу для параллельного выполнения нескольких сложных проектов. Но если настроить их в соответствии с тем, как работает ваша команда, это позволит действительно повысить эффективность. Настраиваемые инструменты, такие как Ноушен, помогут вам создать рабочие процессы для каждого случая использования вашей командой.
Роб Уоллинг, ведущий программы Startups For the Rest of Us, говорит: «Я был настроен скептически, когда мой продюсер предложил перенести наш рабочий процесс, который оставался неизменным в течение девяти лет, в Ноушен. Но возможность хранить все данные об эпизоде в одной карточке, которую можно просматривать по статусу, стала тем преимуществом, которое меня покорило. Мы приближаемся к 600-му эпизоду, и сейчас я удивляюсь, почему мы не попробовали более структурированный рабочий процесс раньше».