Все, что нужно знать о матричных организационных структурах

Работа в стиле Agile не начинается и не заканчивается грамотным планированием проекта. Организационные структуры также играют определенную роль в успешном выполнении проекта.

Традиционные иерархические организационные структуры «просачиваются» вниз, ставя лидеров на вершину, а остальных — на дно. Обычно все подчиняются только одному человеку. Это устраивает некоторые компании, но такая структура подчинения не позволяет упростить коммуникацию и ускорить работу. Что, если бы вы могли распределять управление более целенаправленно?

Матричные организационные структуры динамичны. Они способствуют сотрудничеству и четко ориентированы на конечный результат, что делает их отличным вариантом для команд, стремящихся к гибкости, обмену знаниями и эффективности.

Что такое матричная организация?

Матричная организация — это компания, в которой во главе команды стоит не просто руководитель, а комбинация менеджеров проектов и традиционных лидеров.

Классическая структура «сверху вниз» традиционных оргсхем — функциональных организаций — предусматривает наличие генерального директора на вершине и управленческих сотрудников несколькими уровнями ниже. В большинстве случаев все подчиняются одному человеку.

В матричных структурах сотрудники подчиняются как своим функциональным руководителям, так и руководителям проектов (или матричным менеджерам). Специалист по продажам в области ИТ может подчиняться не только руководителю проекта в области ИТ или маркетинга, но и руководителям отделов. Матричная диаграмма показывает, как этот сотрудник относится к обоим типам руководителей.

Для компаний, ориентированных на практическую деятельность, такая структура может быть более эффективной. Матричные организации позволяют создавать кросс-функциональные команды с несколькими людьми во главе, что распределяет ответственность и позволяет каждому сосредоточиться на том, что он умеет делать лучше всего.

Матричная структура не отменяет традиционную функциональную, а дополняет ее. Руководители проектов и традиционные лидеры работают вместе, создавая организованную, упорядоченную систему, приоритетом которой является высококачественный конечный продукт.

3 типа матричных организационных структур

Существуют три основные матричные организационные структуры: слабая, сильная и сбалансированная. Эти модели не подходят к организации по-разному, а определяют, какая сторона имеет больше полномочий в проекте: менеджеры проекта или традиционное руководство. Эти структуры можно представить как качели или весы, которые склоняются в сторону человека или команды, обладающих большими полномочиями в принятии решений.

1. Слабая матричная организация — в слабой матричной структуре руководство компании обладает большей властью, чем менеджер проекта. Слабые матрицы получили свое название потому, что руководители проектов не имеют такого влияния на аспекты планирования, такие как сроки и бюджет, как руководители подразделений, что может привести к принятию неправильных решений.
2. Сильная матричная организация — в этой модели управления руководитель проекта имеет больше полномочий, чем руководство компании. Такая структура поощряет подотчетность руководителей проектов, передавая принятие решений в их руки. Это «сильный» вариант, поскольку в нем большое внимание уделяется качеству проекта.
3. Сбалансированная матричная организация — в сбалансированной матрице лидеры команд и руководство организации несут равную ответственность за проект. Сбалансированные модели способствуют командной работе, открытому общению и плавности процессов. Благодаря тому, что все работают в команде, решения по проекту не затягиваются, а организационное здоровье не страдает, если кто-то из сотрудников оступился.

Преимущества матричной организационной структуры

Любая структура, улучшающая коммуникацию и повышающая эффективность, дает много преимуществ. Но как более тонкая организационная структура позволяет добиться такого успеха? Вот несколько способов:

• Улучшенный обмен знаниями — гибкие организационные структуры способствуют обмену знаниями, поскольку большее количество людей может получить доступ к информации высокого уровня. Кроме того, матричные модели дают более четкое представление о том, что должны знать члены команды, что позволяет принимать более правильные решения о найме и обучении.
• Более эффективное принятие решений — силовое принятие решений редко приводит к осознанному выбору. Однако матричная модель способствует передаче знаний и мнений. Члены команды общаются с руководителями проектов и отделов, озвучивая идеи и проблемы перед более широкой аудиторией. Благодаря такой открытой модели коммуникации лица, принимающие решения, получают более полную информацию при выборе дальнейшего пути.
• Повышение морального духа — людям нравится работать вместе, и доказано, что совместная работа повышает производительность труда. Командная работа способствует обучению и общению, что в совокупности способствует росту, улучшению результатов проекта и оздоровлению коллектива.

• Оптимальное распределение ресурсов — при участии разных руководителей и команд в определении структуры проекта появляются лучшие идеи и ресурсы. Люди, занятые в проекте, знают, сколько времени занимает их работа и какие инструменты им нужны для ее выполнения, а когда руководители приглашают за стол переговоров всех руководителей, специалисты предоставляют информацию, позволяющую экономить ресурсы.
• Более тщательные проверки — в матричной модели несколько руководителей держат руку на пульсе проекта. Это означает, что вероятность того, что люди заметят задержки и потенциальные препятствия — возможно, даже до того, как они возникнут, — выше. А когда у большего числа людей есть возможность проверить ситуацию, улучшается общая коммуникация.

Ограничения матричной организационной структуры

Все методологии управления проектами направлены на оптимизацию работы, но у каждой из них есть свои плюсы и минусы. Команды работают по-разному, а это значит, что никакие две группы не могут полагаться на одни и те же структуры для достижения высоких результатов — и матричная структура не является исключением из этого правила.

Вот некоторые потенциальные ограничения матричной структуры:

1. Борьба за голову — матричная структура ставит у руля несколько лиц, принимающих решения. Если их идеи расходятся, то возникающий конфликт может затормозить проект и ударить по гордости руководителей. Аналогичным образом, руководители часто тяжело работали, чтобы заслужить свои роли и обязанности в организации, и они могут не стремиться к сотрудничеству. Но в матричной структуре руководителям необходимо встретиться в центре и прийти к консенсусу.
2. Нечеткое распределение ролей — традиционные оргсхемы имеют, по крайней мере, одно достоинство: они четкие. Но при матричной структуре подчинения членам команды приходится консультироваться как минимум с двумя руководителями, что может привести к противоречивым указаниям или путанице в обязанностях. Чтобы решить эту проблему, команды могут установить четкость ролей с помощью наглядных изображений, выпадающих элементов отчетности и подотчетности. Лидеры также должны убедиться, что все члены команды понимают структуру отчетности, прежде чем внедрять ее.
3. Узкие места — «чем больше знаешь, тем медленнее идешь» может стать девизом матричных организационных структур, по крайней мере, когда речь идет о принятии решений на высоком уровне. Когда информацию о потенциальном решении предоставляют несколько экспертов, руководителям приходится обсуждать больше вопросов, прежде чем принять решение. Это не обязательно плохо. Время принятия решения может быть медленным, но более обоснованные решения предотвращают некачественное выполнение проекта и ошибки, требующие много времени.
4. Путаница в приоритетах — все лидеры играют важную роль в процессе принятия решений. Но если один из руководителей в иерархии подталкивает членов команды к выполнению низкоприоритетной работы, не посоветовавшись с остальными, это нарушает ход работы. Лидеры должны общаться и договариваться о ключевых приоритетах, чтобы избежать путаницы, особенно если по ходу проекта возникнут изменения.

Более эффективное управление проектами с помощью Ноушен

Не существует правильного способа управления командами или проектами. В этом и заключается прелесть управления проектами. Вы можете найти наилучшие стратегии для своей команды, если будете открыты и склонны к обучению, а Ноушен будет поддерживать вас на этом пути.

Шаблоны Ноушен способствуют оптимизации управления проектами и предлагают целый ряд инструментов, таких как матрицы Эйзенхауэра для организации задач, структура посмертного совещания для содействия закрытию проекта или диаграммы PERT для координации работ. Лучшая структура управления проектами — это та, которая подходит именно вашей команде, а богатый выбор шаблонов Ноушен позволяет создавать решения, уникальные именно для вас.