Все, что необходимо знать для успешного управления заинтересованными сторонами

Без заинтересованных сторон проекты не существовали бы. Заинтересованные стороны кровно заинтересованы в результатах проектов и продвигают их от начала до конца. В конце концов, им есть что выиграть и что потерять.

Отношения между руководителями проектов и заинтересованными сторонами остаются здоровыми, если между ними налажена тесная связь. Поскольку заинтересованные стороны заинтересованы в успехе проекта, знание того, чего и когда следует ожидать, вселяет уверенность и обеспечивает адекватное участие каждого. Для обеспечения такой прозрачности можно разработать план управления заинтересованными сторонами для своей команды.

Общие типы заинтересованных сторон

Все, кто имеет «долю» в проекте, являются заинтересованными сторонами, включая сотрудников, выполняющих работу. При этом заинтересованные стороны могут быть внутренними или внешними, действующими или не действующими. Приведенные ниже списки помогут вам определить, что такое заинтересованная сторона в управлении проектами.

Внутренние заинтересованные стороны

• Руководители проектов
• Проектные команды
• Сотрудники
• Владельцы бизнеса

Внешние заинтересованные стороны

• Заказчики и клиенты
• Подрядчики
• Инвесторы
• Поставщики
• Государственные организации, поддерживающие деятельность
• Профсоюзы
• Кредиторы

Зачем нужен эффективный процесс управления заинтересованными сторонами

Управление заинтересованными сторонами требует определения ожиданий от проекта для всех участников, начиная с самого верха и заканчивая низом. Эти планы определяют заинтересованность каждого участника в проекте и обеспечивают всех участников необходимыми инструментами для выполнения работы или обновлениями статуса для отслеживания прогресса.

Создание плана управления всеми заинтересованными сторонами помогает руководителям проектов постоянно держать руку на пульсе проекта, сводя к минимуму риск недопонимания или ожидания, выходящие за рамки проекта.

Как составить план управления заинтересованными сторонами

Создание плана управления заинтересованными сторонами может показаться непосильной задачей. Необходимо учесть всех — от сотрудника, пишущего код для разрабатываемого приложения, до инвесторов, финансирующих его создание.

Не стоит подходить к этому вопросу неподготовленным — выполните следующие пять шагов, чтобы создать комплексный план, в котором не будет упущена даже самая незначительная деталь. А после того как вы его составите, подумайте о том, чтобы использовать этот план для создания шаблона плана управления заинтересованными сторонами, который вы сможете использовать в будущем.

1. Определите основные заинтересованные стороны (как внутренние, так и внешние)

Первым шагом любого плана управления заинтересованными сторонами является определение всех, кто имеет отношение к выполнению проекта или его результатам. Это и есть ваши заинтересованные стороны. Разделите их на группы и подгруппы, выделив внутренние и внешние стороны и обозначив их отношение к проекту, например, сотрудники против поставщиков.

2. Определение приоритетов заинтересованных сторон

Не все заинтересованы в проекте в одинаковой степени, поэтому следует составить список приоритетов. Определите уровень влияния каждой заинтересованной стороны и то, как это влияние усиливается и ослабевает в ходе проекта. Например, разработчик программного обеспечения может оказывать более значительное влияние на этапе кодирования, а интересы клиента всегда весомы.

Одним из способов организации такой работы является сетка интересов. Ось x называется «Интерес», ось y — «Власть», и каждая заинтересованная сторона помещается в одну из четырех ячеек. Вот как следует управлять каждой из четырех категорий:

• Высокая мощность, высокая заинтересованность — внимательно управлять
• Высокая власть, низкая заинтересованность — поддерживать удовлетворенность
• Низкая мощность, высокий интерес — держать в курсе
• Низкая мощность, низкий интерес — контролировать (минимум усилий)

3. Опрос заинтересованных сторон

Единственный способ установить реалистичные ожидания — это понять потребности и интересы заинтересованных сторон. Определите, что каждый надеется получить от проекта, проведя интервью с заинтересованными сторонами и задав им такие вопросы, как:

• Каковы ваши ожидания?
• Каковы Ваши опасения?
• Как вы относитесь к этому проекту?
• Какие результаты наиболее важны для Вас?
• Как Вы представляете себе сроки выполнения проекта?

4. Определить обязанности и ожидания

Заинтересованные стороны часто не просто заинтересованы в проекте, но и несут перед ним обязательства. Ответственность сотрудников, скорее всего, ясна, но ее стоит усилить. Убедитесь, что сторонние заинтересованные лица, например поставщики, понимают объем работ и поставок.

5. Контролировать прогресс

Создать план мониторинга и отчетности перед заинтересованными сторонами. Этот план должен быть динамичным, так как не всем нужна вся информация в любой момент времени. Инвестору не обязательно знать, на каком этапе разработки находится команда, но ему, скорее всего, будет интересно узнать, когда команда достигнет контрольных точек или завершит выполнение критически важных задач. Составьте график с указанием сроков отправки важной информации заинтересованным сторонам, особенно внешним, которые могут чувствовать себя менее осведомленными.

5 принципов управления заинтересованными сторонами

Процессы, в том числе и планы управления заинтересованными сторонами, протекают более гладко, если в их основе лежат принципы. Вот пять принципов, которые помогут вам улучшить отношения с заинтересованными сторонами:

1. Поддерживать эффективную коммуникацию — сообщать о сроках, результатах и ожиданиях на ранних этапах, а также информировать заинтересованные стороны, когда ситуация меняется, очень важно, чтобы избежать недопонимания и разочарования. Опрос всех заинтересованных лиц также помогает определить важность и дух работы, что способствует сплочению всех участников проекта.
2. Ожидайте неожиданностей — заинтересованные стороны — от сотрудников до владельцев бизнеса и инвесторов — тоже люди. Даже в банках и правительственных организациях есть люди. Оставьте место для ошибок и эмоций. Заинтересованная сторона, ожидающая результат, может расстроиться, если он будет предоставлен с опозданием, а сотрудник, требующий немедленного отгула, может задержать его выполнение. Уделяя большое внимание определению ожиданий и планированию коммуникаций, вы сможете смягчить разочарование и успокоить заинтересованные стороны в случае возникновения проблем.
3. Охватить все детали — лучшие примеры планов управления заинтересованными сторонами — это те, в которых не оставлено ни одного камня без внимания. Охватите всех участников проекта, потратьте время на обобщение интервью и передайте всю информацию, которая может понадобиться внутренним подразделениям или внешним заинтересованным сторонам для создания собственных планов, например, сроки реализации проекта, доски Канбан и договоры о погашении задолженности.
4. Учет рисков — каждая заинтересованная сторона обеспечивает проект ресурсами, но при этом несет определенный риск. Команда разработчиков может не успеть сдать код из-за непредвиденной ошибки, или инвестор может отказаться от поддержки. Все участники проекта должны планировать возможные риски и использовать договорные соглашения с третьими сторонами для их снижения.
5. Поощряйте компромисс — все заинтересованные стороны выигрывают от успешного проекта, но никто не получит всего, чего хочет. Проведя интервью и выяснив ожидания заинтересованных сторон, разработайте план, отвечающий базовым потребностям, но не дающий завышенных обещаний. Ваш работодатель, скорее всего, захочет, чтобы вы отдали предпочтение заинтересованным сторонам с наиболее значительными инвестициями, но никто не захочет работать над завершением проекта, если почувствует, что вы не учитываете их потребности.

Использование Ноушен для улучшения взаимоотношений с заинтересованными сторонами

План управления заинтересованными сторонами представляет собой проектную магистраль, которая разветвляется на бесчисленное множество дорог. После того как все понимают ожидания и сроки, внутренние и внешние организации должны разработать свои собственные планы по соблюдению сроков и выполнению поставленных задач. Ноушен располагает ресурсами для поддержки этой работы.

Используйте шаблоны Ноушен для создания бизнес-модели и ознакомления с ней заинтересованных сторон, а также для создания отчетов, позволяющих упростить взаимодействие с заинтересованными сторонами. Обучающие статьи в блоге Ноушен также помогут проинструктировать ваши процессы, такие как создание дорожной карты продукта или написание предложения.