Вы – новый сотрудник, у которого есть миллион вопросов, но вы не знаете, кому их задать. И вот вы разминаете пальцы, чувствуя неуверенность в том, что вам предстоит сделать следующий шаг в процессе адаптации, который вам никто не описал.
Ваш руководитель мог бы устранить все эти заминки, составив блок-схему.
Что такое блок-схема?
Блок-схема наглядно представляет процесс от начала до конца. Компании используют эти диаграммы для принятия решений или обучения общему порядку работы. Их можно рассматривать как руководство к действию, когда у вас возникают различные вопросы, например, “Каков порядок общения нашей команды?” или “Как мы документируем информацию о выставлении счетов клиентам?”. Блок-схема помогает найти ответ на вопрос.
В блок-схемах используются различные формы и цвета для отображения типа шага, на котором находится пользователь (например, совместный или самостоятельный), а стрелки направляют его к следующему шагу. Между фигурами могут располагаться условные знаки, например, “Если X, то Y, а если A, то B”, чтобы направить пользователя к концу диаграммы.
Эти документы показывают “узкие места” рабочего процесса, “дорожные препятствия” или начальную и конечную точки процесса. Вы можете легко создать свой собственный документ в такой программе, как Google Docs, на доске Microsoft или с помощью шаблона для создания блок-схем в Ноушен.
5 типов блок-схем
Блок-схемы особенно удобны для некоторых отраслей и бизнес-процессов. Ниже приведены пять наиболее часто используемых типов блок-схем:
- Блок-схема принятия решения – этот документ помогает читателю определить, как принять то или иное решение. Можно использовать схему с начальным пунктом “Что делать, когда вы не работаете в офисе”, в которой с помощью стрелок и квадратиков намечается путь, включающий “Отметить это в календаре”, “Заполнить шаблон OOO” и “Напомнить коллегам за пару дней до вашего отъезда”.
- Диаграмма потока данных – эта диаграмма показывает движение информации в рамках процесса или системы. С ее помощью можно показать, как данные о клиенте перемещаются между веб-сайтом и системой управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
- Диаграмма процесса – наиболее распространенный тип диаграмм, который показывает, как выполняется та или иная процедура, например, создание дорожной карты проекта или производственный процесс. На схеме обозначены начало и конец, стрелки отходят от каждого шага, когда процедура зависит от различных факторов, например от сроков или вашей роли.
- Диаграмма рабочего процесса – этот тип диаграммы похож на блок-схему процесса, но используется только для рабочих процессов, например, как компания перемещает задачу из точки А в точку Б в CRM.
- Диаграмма “полоса плавания” – с помощью этой диаграммы можно показать различные типы информации рядом друг с другом. На примере диаграммы “полоса плавания” можно показать внутреннюю коммуникационную схему и внешнюю, чтобы подчеркнуть, где они пересекаются.
Как используются блок-схемы в различных отраслях?
Некоторые преимущества блок-схем распространяются на все отрасли, например, они помогают документировать и анализировать процессы, а также доносить до новичков информацию о рабочих процессах проекта. Но вот четыре примера использования, которые показывают, как расширяется их потенциал в разных отраслях:
- В сфере образования – преподаватели могут использовать блок-схемы для планирования учебного процесса или определения взаимосвязей между персонажами фильма или симптомами заболевания.
- Продажи и маркетинг – эти специалисты могут создавать блок-схемы, чтобы описать процесс управления проектами или показать, как лид проходит через определенную воронку продаж в CRM.
- Производство – можно проиллюстрировать процесс закупки или складирования.
- Веб-дизайн – дизайнеры могут использовать блок-схему, чтобы показать, как пользователи перемещаются по сайту.
Как составить блок-схему: 5 шагов
Ниже приводится пятишаговое руководство по созданию блок-схемы. Добавление настраиваемых фигур и символов может понадобиться только в том случае, если вы создаете диаграмму для чего-то линейного с небольшим разнообразием типов шагов, поэтому настраивайте эти шаги по мере необходимости.
1. Определите цель диаграммы
Проведите мозговой штурм с командой, чтобы определить четкую цель создания блок-схемы и сделать ее как можно более конкретной. Не стоит создавать пугающе большой и сложный документ, который никто не сможет понять. Вместо этого сфокусируйте внимание на чем-то конкретном, что можно изложить на одной странице.
2. Выбор шаблона блок-схемы
Хотя можно начать с нуля, настраиваемые шаблоны ускоряют процесс и при этом соответствуют вашим потребностям. Кроме того, можно найти и разместить свои шаблоны в такой программе, как Ноушен, чтобы все было организовано и находилось в одном месте.
3. Настройка символов и стрелок блок-схемы
Определите тип шага для каждой формы. Можно использовать бежевые прямоугольники для вопросов и темно-серые круги для ответов “Да” и “Нет”, которые ведут читателя к следующему шагу. Затем добавьте фигуры и стрелки, настраивая их по мере необходимости и заполняя текстовые поля соответствующим содержанием, чтобы направить зрителей к завершению.
Не надейтесь, что процесс будет правильным с первой попытки. Пройдитесь по схеме несколько раз, чтобы убедиться в том, что вы правильно отобразили каждый шаг.
4. Обратиться за обратной связью
Прежде чем сделать блок-схему общедоступной, попросите всех, кто имеет отношение к процессу, высказать свое мнение. Это могут быть члены команды, другие сотрудники руководства и даже клиенты и заинтересованные стороны. Учитывайте их мнение, чтобы убедиться, что схема точно отражает процедуру.
5. Поделиться документом
Разместите блок-схему в центральном месте, например, в рабочем пространстве команды или корпоративной вики (или в обоих местах), чтобы все могли ее найти. Также рассмотрите возможность размещения ссылок на нее в других соответствующих документах, например, в смежных документах по процессам или набросках по введению в должность. Таким образом, у вас будет единый источник правды в отношении данного процесса или рабочего процесса, что позволит вашей команде быть хорошо информированной и сократить количество недоразумений.
5 лучших практик работы с блок-схемами
Чтобы сократить период проб и ошибок, приведем пять основных приемов работы с блок-схемами, которые позволят вам сделать это с первого раза:
- Сохраняйте простоту – блок-схема должна занимать одну страницу и быть лаконичной, чтобы за ней было легко следить. Если вы хотите создать такую схему для большого и сложного рабочего процесса (например, для процесса общения с заинтересованными сторонами), разбейте его на более мелкие процессы и создайте схему для каждого этапа.
- Приоритет последовательности – чтобы повысить читабельность и помочь людям быстро обрабатывать информацию, содержащуюся в блок-схеме, используйте одинаковые элементы стилизации в каждом документе. Используйте одинаковые символы для каждого типа шагов и соблюдайте интервалы между ними.
- Используйте стандартное направление потока – следуйте стандартному движению чтения в вашей стране. Для США это движение сверху вниз, слева направо.
- Часто пересматривайте их – процессы меняются, поэтому для поддержания точности блок-схем необходимо часто их пересматривать и обновлять.
- Сделайте свою блок-схему интерактивной – это не обязательно должен быть статичный документ. Можно сделать ссылки на другие документы, относящиеся к процессу, и даже вставить короткий видеоролик для пояснения элементов.
Начните с шаблона Ноушен
Блок-схемы – отличный способ представить рабочий процесс в команде. С их помощью можно быстро ввести в курс дела нового сотрудника, провести аудит коммуникаций или описать процедуру для клиентов.
Галерея шаблонов Ноушен содержит различные настраиваемые документы по управлению процессами, такие как шаблон для ознакомления с заинтересованными сторонами и шаблон рабочего процесса по разработке контента. Или воспользуйтесь поиском в галерее шаблонов, чтобы найти то, что идеально соответствует вашим потребностям.