Важнейший контрольный список по введению сотрудников в должность для команд стартапов

Компании теряют в среднем 25% новых сотрудников в течение первого года работы.

Стартапы, печально известные быстрой текучестью кадров, теряют каждого четвертого сотрудника в течение года — очевидно, что им предстоит многому научиться, чтобы взломать код, который представляет собой адаптация сотрудников, что особенно важно на этапе становления компании.

Правильное введение сотрудника в должность позволяет ему почувствовать себя желанным гостем, готовым к успеху и способным сразу же внести свой вклад в работу компании. Кроме того, это подтверждает доверие к компании, в которую они приходят, — возможно, это всего лишь захудалый стартап. При правильном подходе такая система адаптации сотрудников масштабируется, позволяя увеличить численность команды, и предоставляет возможности для постоянного обучения новых сотрудников — все для достижения общей цели снижения текучести кадров.

Где стартапы терпят неудачу при введении сотрудников в должность

В вихре жизни стартапов планирование таких систем, как onboarding, часто отходит на второй план, уступая место более насущным вопросам, таким как подбор персонала и разработка продуктов. Начнем с того, что стартапы — не единственная компания, испытывающая трудности с приемом сотрудников. Эта проблема характерна для растущих и зрелых компаний во всем мире.

Но если не создать процесс онбординга, то это будет недальновидно. Масштабируемый процесс адаптации сотрудников необходим для поддержания роста стартапа, а также для предотвращения самого трудноуловимого результата — разочарования будущих сотрудников.

Вот несколько наиболее распространенных причин, по которым процесс адаптации сотрудников в стартапе может оказаться неэффективным:

• Пренебрежение планированием всего периода введения в должность — период введения в должность — это не только первый день или первая неделя. Думайте о периоде введения в должность в более длительной перспективе: первый месяц, 90 дней, три-шесть месяцев.

• Все племенные знания хранятся у 1-2 человек — это очень часто встречается в стартапах. Основатели не тратят время на то, чтобы записать «родовые» знания или методы, которые они пробовали в прошлом, чтобы использовать их в дальнейшей работе. Когда один человек владеет всей информацией, эти знания не могут масштабироваться, и это создает узкое место, где только этот один человек может принять на работу несколько человек. Этот эффект усугубляется, если знания накапливает генеральный директор или основатель компании. Они подрывают свою должность, просто не создавая масштабируемых систем, обеспечивающих устойчивый рост стартапа.
  Читайте: Руководство по управлению знаниями в стартапе
• Быстрый процесс адаптации и текучести кадров в стартапах является одной из причин такого поведения . По данным LinkedIn, 25%-ный уровень текучести кадров в стартапах почти вдвое превышает общий уровень текучести в отрасли, составляющий 13%. Поскольку текучесть кадров настолько высока, стартапы не вкладывают средства в обучение. Есть ощущение, что люди все равно уйдут. Поэтому для эффективного решения проблемы «введения в должность» в стартапе имеет смысл внедрить «бережливый» процесс эффективного обучения каждого нового сотрудника (что будет более эффективно в сочетании с усилиями по снижению оттока сотрудников).

Противоядие от неэффективного введения сотрудников в должность: использование документации

Создание единого источника правды в виде документации для вашего стартапа может стать катализатором перехода от неэффективного к эффективному введению сотрудников в должность. Имея централизованный ресурс для обобщения опыта и истории команды, вы будете направлять новых сотрудников к единому организованному ресурсу в процессе адаптации, укрепляя доверие, а также принося пользу всей команде в целом благодаря улучшенному ведению учета.

Что должно быть включено в этот информационный центр, который некоторые компании называют «корпоративной вики»? Для начала он должен содержать миссию и ценности команды, конкретные цели и ожидания по отделам, справочник сотрудника, информацию о льготах и руководство по успешной работе нового сотрудника. Со временем в вики можно включить часто задаваемые вопросы новых сотрудников, записи прошедших образовательных встреч и полный каталог команды. Подробнее о том, почему вики-сайт необходим каждой компании, читайте здесь.

В компании Ноушен мы делаем документацию персональной. У нас есть практика обмена «историями жизни» по пятницам во время обеда, когда новые сотрудники рассказывают нам немного о себе. Это забавный способ использовать нашу внутреннюю корпоративную вики, чтобы рассказать о том, кто мы и что для нас важно, узнать друг друга немного лучше и наладить подлинное общение. Плюс — детские фотографии.

Обязательный для стартапа контрольный перечень действий при приеме на работу нового сотрудника

Основой процесса адаптации сотрудника должно стать что-то вроде контрольного списка — простое и понятное средство, позволяющее любому новому сотруднику самостоятельно приступить к адаптации.

В контрольный список включите основные элементы, необходимые любому сотруднику для начала работы. Это поможет предотвратить временные трудности, связанные с началом работы нового сотрудника в первый день — раздражающие ответы на вопросы о пароле Wi-Fi и имени сети, которые, мягко говоря, мешают.

Поощряйте вопросы, выходящие за рамки контрольного списка, но стремитесь к тому, чтобы эта часть знакомства с новым сотрудником проходила самостоятельно. Чтобы убедиться в том, что она действительно может быть проведена самостоятельно, дайте пару предложений в контексте задач и подзадач контрольного списка, касающихся повседневного использования каждой платформы, программного обеспечения или процесса. При необходимости используйте теги для обозначения высоко-, средне- и низкоприоритетных пунктов, а также даты их выполнения, чтобы все стороны придерживались единого графика.

Для каждого нового сотрудника можно использовать общий шаблон контрольного списка, но в зависимости от отдела следует менять местами различные разделы (как, например, в примере с отделом маркетинга, приведенном ниже). В Ноушен можно даже создать шаблоны для различных отделов, в которых будет содержаться информация, специфичная для каждого отдела.

Контрольный список по вводу в должность нового сотрудника

Не стесняйтесь использовать наш основной контрольный список по введению в должность новых сотрудников в качестве отправной точки для создания своего собственного:

Основы

• Охрана ноутбука и зарядного устройства, смена пароля
• Смотреть учебник по безопасности
• Сеть и пароль Wi-Fi
• Вводный инструктаж
• Доступ к ресурсам удаленной работы (мобильный, удаленный рабочий стол и т.д.)
• Заполните анкету для знакомства
  • Предоставьте фотографию с изображением головы и 2-4 предложения для биографии на сайте компании

Управление персоналом и льготы

• Начисление заработной платы — войти в систему, добавить банковскую информацию
• Запись на медицинское страхование и другие льготы

Повседневная настройка программного обеспечения

• Войдите в свой аккаунт Google (электронная почта)
  • Настройка двухфакторной аутентификации
  • Добавление командного Google-календаря
  • Доступ к Google Drive

• Вход в Slack через учетную запись Google (внутренние коммуникации)
  • Выберите уникальное имя, используя @firstnamelastname
  • Добавление фотографии и местоположения в профиль

• Вход в систему Ноушен через учетную запись Google (внутренние коммуникации и документы)
  • График ввода в эксплуатацию
  • Каталог команд
  • Справочник сотрудника
  • Ценности и ожидания команды
  • Обязательные для прочтения справочные статьи в блоге или видеоролики о компании/продуктах/услугах
• Вход в Zoom через учетную запись Google (видеозвонки)

Специфические для каждой команды

Например, команда маркетинга может использовать этот список для своих инструментов.

Проверьте свою почту Gmail на наличие приглашений для входа в следующие инструменты:

• Google Analytics
• Twitter
• Facebook
• LinkedIn
• Система управления контентом
• CRM

Не изобретайте велосипед, используя шаблон контрольного перечня Ноушен для новых сотрудников

Хорошая вики-версия компании и контрольный список для новых сотрудников должны способствовать развитию чувства любопытства и поощрять погружение в архивы. Можно даже перейти на интерактивный уровень, предлагая новым сотрудникам выполнять «задания» или «проблемы» по каждому разделу, что, безусловно, зависит от уникальных ценностей вашей компании.

Ноушен — это унифицированный инструмент для вашего стартапа, позволяющий обеспечить последовательность и прозрачность процесса адаптации каждого сотрудника, а также сэкономить время, энергию и здравый смысл менеджеров.

Если вы готовы начать или усовершенствовать процесс приема сотрудников, то в шаблоне Ноушен New Hire Onboarding вы найдете образец контрольного списка. Он доступен бесплатно и легко настраивается, поэтому вам не придется изобретать колесо, чтобы применить его к своему стартапу.

Послушайте нас: интересный и эстетически привлекательный контрольный список — это очень хорошо.