Жесткие сроки, высокие ожидания, слишком много задач — и все их нужно выполнить до начала проекта.
Если вам это знакомо, не расстраивайтесь. Контрольный список по управлению проектами поможет вам оставаться организованным и на высоте при планировании и запуске нового проекта.
Зачем нужен контрольный список для управления проектами?
Приступая к реализации нового проекта, важно иметь четкий план, позволяющий распределить ресурсы и не сбиться с пути к достижению поставленных целей. Лучший способ сделать это — составить контрольный список для управления проектом, в котором будет указано все, что необходимо организовать до начала работы. Составление такого списка гарантирует, что вы тщательно продумали проект и ничего не забыли, готовясь к старту.
Необходимый контрольный список из 8 пунктов
При составлении контрольного списка по управлению проектами следует учитывать различные аспекты, охватывающие масштаб, цели и требования проекта. Ниже приведен контрольный список из восьми пунктов, который охватывает все основные аспекты управления проектами:
1. Определите свои цели
Определите конкретные результаты, которых вы хотите достичь, и почему они важны для вашей компании. Лучше всего это сделать с помощью SMART-целей: конкретных, измеримых, достижимых, реалистичных и своевременных. Такие цели помогают расставить приоритеты, отслеживать прогресс и обеспечивать соответствие проекта общей стратегии компании. SMART-целью может быть увеличение веб-трафика на 10% в течение следующих шести месяцев, если у вашей команды есть время и ресурсы для ее достижения.
При постановке целей не забудьте определить ключевые показатели эффективности (KPI), которые будут использоваться для отслеживания прогресса. Если ваша цель — увеличение веб-трафика, то KPI могут быть такими: коэффициент конверсии, количество кликов и источники веб-трафика. Определив цели и KPI, используйте эту информацию для определения объема проекта — максимального количества результатов и времени, которое вы можете выделить на проект.
2. Определение и распределение ресурсов
С помощью планирования мощностей можно определить ресурсы, которые потребуются для достижения целей проекта, например, человеческие ресурсы, оборудование и материалы. Например, чтобы увеличить посещаемость сайта на 10%, проекту могут потребоваться разработчики и дизайнеры, программное обеспечение для отслеживания аналитики сайта, а также бюджет для проведения маркетинговых кампаний по привлечению новых посетителей.
3. Установить сроки, этапы и ответственных лиц
Создайте график проекта, чтобы заранее запланировать сроки и результаты, используя такие инструменты и программы управления проектами, как диаграммы Ганта или доски Канбан, для визуализации хода работ. Например, сроки выполнения проекта веб-приложения могут включать в себя этапы завершения этапа проектирования к середине месяца, завершения тестирования к 25 числу месяца и развертывания 30 числа. Назначьте конкретных членов команды на каждую задачу, чтобы обеспечить наличие ответственного за каждый пункт.
4. Установить бюджет проекта
Определите прямые и косвенные затраты на проект, чтобы спланировать их выполнение. Прямые затраты — это расходы на проект, такие как оплата труда, материалы и оборудование. Косвенные расходы — это расходы, не имеющие прямого отношения к проекту, например, арендная плата и коммунальные услуги. Например, в контрольном списке управления проектом веб-сайта вы, скорее всего, определите бюджет, включающий прямые расходы, такие как оплата услуг разработчика и покупка оборудования, а также косвенные расходы, такие как аренда офиса и электроэнергия.
5. Подготовка к рискам
Создайте шаблон оценки рисков проекта, чтобы определить потенциальные риски и разработать план их снижения. Например, проект веб-разработки может затянуться из-за технических проблем. Чтобы минимизировать этот риск, заранее продумайте, как можно выделить дополнительные ресурсы, например, нанять дополнительных разработчиков, чтобы не нарушить график, даже если все пойдет не по плану.
6. Решите, как вы будете документировать проект
Храните документацию и информацию о ходе проекта в одном месте, например в корпоративной вики. Можно также использовать базы знаний по конкретным проектам для обмена информацией и поддержания единства взглядов команды.
7. Оценка прогресса
Внедрите процессы, позволяющие отслеживать прогресс, анализировать, что удалось сделать, и определять, нужно ли вносить улучшения, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта. Доводите эти данные до сведения заинтересованных сторон с помощью отчета о состоянии проекта, чтобы они были в курсе всех событий на протяжении всего жизненного цикла проекта. Это способствует прозрачности, укрепляет доверие и обеспечивает единство целей всех участников проекта.
8. Создание плана коммуникаций по проекту
Разработать четкий и эффективный план взаимодействия и информирования всех участников о ходе реализации проекта. Укажите каналы связи, определите периодичность сообщений и ответственных за распространение информации. Например, можно организовать еженедельное командное совещание для обсуждения хода работ и дополнить его каналом Slack для обмена мгновенными сообщениями, а также панелью управления или вики для систематизации знаний команды.
Контрольный список не является универсальным решением — адаптируйте его к потребностям вашего проекта. При заполнении контрольного списка учитывайте такие факторы, как размер команды, сложность и другие проблемы.
Найдите лучшие шаблоны для каждого этапа процесса
При наличии правильных инструментов управление проектами не должно быть сложной задачей. Оставайтесь сосредоточенными, мотивированными и контролируйте ситуацию с помощью шаблонов контрольных списков Ноушен для управления проектами и задачами, внедрения и управления, а также проведения аудита бренда.