Узнайте о важности наличия базовой линии проекта

Для проектов необходимы карты.

Им нужны четко сформулированные задачи и показатели, чтобы все двигались к конечной цели — точке Х.

Приведем базовые линии проекта. В этих документах отражены все ожидания по проекту, включая обязанности и сроки, что позволяет подготовить всех участников к успеху.

Что такое базовая линия проекта?

Базовые планы проекта содержат подробное описание целей, результатов, ресурсов и сроков проекта. Эти планы показывают начальную точку отсчета и первоначальные цели команды, а также то, как ежедневные задачи вписываются в общую картину и способствуют достижению главной цели.

Базовые линии повышают продуктивность работы команды, помогая сотрудникам в первую очередь определить приоритеты наиболее важных и значимых объектов. Проекты не всегда развиваются в соответствии с планом, но базовые показатели служат точкой отсчета для измерения прогресса и выявления отклонений от первоначального плана.

4 преимущества наличия базовой линии проекта

Вот четыре преимущества создания базовой линии:

• Улучшение оценки — получите общее представление о проекте, определив время, команду и материалы, которые потребуются для его точного выполнения. Затем используйте эту информацию для распределения ресурсов проекта и избегайте потенциальных проблем, таких как нехватка времени или денег.
• Отслеживание хода проекта — легко определить обязанности каждого на каждом этапе проекта. А если кто-то из членов команды отстает от графика, базовые показатели проекта помогут определить, что именно тормозит проект.
• Готовьтесь к препятствиям — минимизируйте сбои в рабочем процессе и соблюдайте заранее составленный график, прогнозируя «узкие места» и проблемы. Например, знание того, какие материалы и когда вам понадобятся, поможет вам понять, когда следует закупать материалы, чтобы избежать задержек.
• Улучшение взаимоотношений с заинтересованными сторонами — предоставление четкого и подробного плана заинтересованным сторонам, чтобы они понимали, как их инвестиции влияют на ход реализации проекта.

4 типа базовых линий проекта

Ниже приведены примеры базовых планов проектов, которые можно использовать для управления ходом работ:

• Базовый уровень затрат — в плане управления проектом на основе базового уровня затрат указывается общая стоимость проекта и цены на отдельные этапы, что позволяет отслеживать расходы по сравнению с бюджетом и выявлять отклонения. Например, при бюджете в 50 000 долл. можно выделить 15 000 долл. на проектирование и исследования, 20 000 долл. на разработку и тестирование, 10 000 долл. на маркетинг и информационную работу и 5 000 долл. в качестве резерва.
• Базовая линия объема — определение объема проекта для определения того, что необходимо включить или исключить на каждом этапе. Например, в базовом варианте проекта по созданию нового веб-сайта должны быть указаны конкретные функции и функциональные возможности, которые разработчики планируют добавить, а также возможные сроки выхода каждого элемента.
• Базовая линия расписания — в расписании проекта указывается время начала и окончания каждой задачи или этапа с указанием конкретных дат. Например, проект со сроком выполнения шесть месяцев может иметь базовый план-график, в котором указаны предполагаемые ежедневные, еженедельные и ежемесячные сроки выполнения и этапы.
• Базовый уровень качества — определение уровня качества, который ожидается для каждой задачи или результата. Для проекта по созданию программного приложения базовый уровень качества обычно включает требования к пользовательскому опыту, производительности, безопасности и доступности. Установите эти показатели в начале проекта, чтобы гарантировать соответствие готового продукта ожидаемым стандартам.

Как построить базовую линию для проекта?

Базовые показатели могут быть сосредоточены на отдельных характеристиках проекта, таких как качество или сроки. Но они также могут давать общее представление о проекте в целом. Ниже приводится пошаговый процесс построения стандартной базовой линии проекта:

1. Определите цели и результаты проекта. Знание целей проекта — первый шаг к установлению базовой линии. Если речь идет о создании новой маркетинговой кампании, то одной из целей может быть повышение осведомленности о бренде на 20% с получением 100 потенциальных клиентов. Чем конкретнее цели и ключевые результаты, тем лучше.
2. Разбить проект на этапы. Наличие более мелких этапов, которые необходимо выполнить, облегчает командам понимание того, как они достигнут своих основных целей. Можно разбить проект маркетинговой кампании на такие этапы, как исследование и планирование, разработка креатива и реализация, с указанием вех, отмечающих окончание каждого этапа.
3. Назначить непосредственно ответственных лиц (DRI) за каждый этап. Определите ответственных за каждый этап проекта, включая все базовые задачи. Такое назначение способствует повышению ответственности и исключает путаницу.
4. Разделите этапы на задачи. Разбейте проект на небольшие, управляемые части и поручите каждый пункт отдельному человеку. Разделение этапа исследования и планирования на такие разделы, как исследование рынка, анализ целевой аудитории и разработка сообщений, позволяет разным людям или командам сосредоточиться на каждой задаче. Кроме того, разбейте большие разделы на такие пункты, как «создание социальных постов» и «определение конкурентов», чтобы было понятно, кто из сотрудников отвечает за каждую задачу.
5. Определите, сколько времени должно быть отведено на выполнение каждого этапа и задачи. Составьте график проекта и постарайтесь выделить достаточно времени на выполнение каждого пункта.

Теперь вы готовы приступить к реализации проекта. Пока вы и ваша команда работаете над ним, вы должны продолжать использовать этот базовый уровень для:

• Отслеживание хода работ — по мере реализации проекта важно следить за ключевыми показателями эффективности (KPI), такими как стоимость, график и качество, сравнивать их с базовым уровнем, выявлять отклонения от первоначального плана и вносить необходимые коррективы.
• Отчет о результатах — по завершении проекта необходимо представить отчет о результатах и сравнить их с первоначальными контрольными показателями. Например, рассмотрите соотношение фактической стоимости проекта и первоначального бюджета. Если фактическая стоимость оказалась значительно выше или ниже бюджета, следует выяснить причины расхождения и рассмотреть способы улучшения управления затратами в будущих проектах. Отслеживание результатов тестирования базовой линии проекта с течением времени позволяет понять, насколько эффективно работают команды, и определить области, требующие улучшения в будущих проектах.

Управление проектами с помощью Ноушен

Базовые показатели проекта — это «игра» для управления проектами. Они обеспечивают четкий и детальный план на начальном этапе проекта, который служит точкой отсчета на протяжении всего жизненного цикла проекта. Установление базовых показателей для графика, стоимости, объема, качества и ресурсов помогает командам быть организованными, отслеживать прогресс и выявлять проблемы до того, как они станут препятствиями.

Начните создавать и отслеживать свои проекты с помощью Ноушен — мощного инструмента повышения производительности и управления проектами, который поможет вам управлять проектами более эффективно. Для начала узнайте , как использовать галерею шаблонов Ноушен, чтобы найти любой необходимый документ.