Если вы когда-либо следовали письменным инструкциям по какому-либо процессу, инструменту или техническому ремонту, то вы знакомы с технической документацией.
Однако на самом деле создание технической документации может быть непривычным. Хорошая новость заключается в том, что для создания технической документации не нужно быть техническим писателем — достаточно иметь информацию, некоторые рекомендации и хороший шаблон.
Что такое техническая документация?
Техническая документация объясняет функциональность продукта или программного обеспечения. Это может быть что угодно — от инструкции по установке теплового вентилятора до полного описания работы API в рамках проекта по разработке программного обеспечения.
Часто техническую документацию на продукт, услугу или процесс создают сотрудники, наиболее близкие к нему. Но можно также нанять опытного технического писателя для создания четкой и последовательной документации для своей команды или всей организации.
Техническую документацию можно использовать для описания любой технологии или процесса. Но независимо от темы, ваш документ, скорее всего, будет преследовать одну из трех целей:
- Для помощи конечным пользователям — большинство технической документации существует для поддержки пользователей продукта. Сюда относятся руководства пользователя, часто задаваемые в службе поддержки вопросы и информация об обновлении функций.
- Для поддержки разработки — документирование кода является утомительным, но необходимым для команд разработчиков программного обеспечения и продуктов. Например, они хотят описать изменения в коде и лучшие практики для новых сотрудников, чтобы все члены команды поддерживали чистоту и последовательность кода.
- В помощь вашей организации — ваша документация также может упростить процессы для всей компании и держать всех в курсе событий. Вы можете выделить целый раздел Sharepoint для технической документации, связанной с вашей компанией, например, политики, рабочие процессы по проектам и учебные пособия по вводу в должность.
3 преимущества технической документации
Хорошо продуманная техническая документация приносит пользу вашим сотрудникам и клиентам. Она дает им знания, необходимые для понимания и использования вашего продукта или услуги.
Вот еще несколько преимуществ создания четкой и лаконичной технической документации:
- Обеспечивает контекст для пользователей — техническая документация позволяет пользователям ознакомиться с вашим продуктом до того, как они его приобретут. В этом смысле она является рекламой, так как наиболее «умные» покупатели сканируют руководства пользователя перед принятием серьезного решения о покупке.
- Ускорение разработки — особенно при разработке программного обеспечения техническая документация ускоряет процессы, поскольку обеспечивает историческую запись процедур разработки. Она дает разработчикам ориентир, позволяющий не изобретать работу заново и не тратить время на поиск эффективного рабочего процесса.
- Помощь в технической поддержке — если на сайте размещена техническая документация, например, исчерпывающие справочные материалы, руководства по продуктам или часто задаваемые вопросы, то можно облегчить нагрузку на службу поддержки клиентов и техподдержки, предоставив клиентам доступ к документации без телефонного звонка или отправки электронного письма. Кроме того, многим клиентам нравится самостоятельно решать проблемы, обращаясь к специалистам только в случае возникновения серьезных затруднений.
3 вида технической документации
Существует три типа технической документации, каждый из которых имеет свой перечень подтипов. Однако конечная цель всех типов технической документации одинакова: ознакомить читателя со всеми тонкостями и деталями вашего продукта или услуги.
1. Документация по продукту
Документация на продукт объясняет, как использовать продукт или как он работает в целом. Вот некоторые примеры:
- Руководства пользователя содержат понятные формулировки, описывающие принцип работы продукта и описывающие основные шаги по устранению неисправностей.
- Руководства по продукции более глубоки, чем руководства пользователя. Они часто содержат схемы, списки деталей и иллюстрации, описывающие изделие.
- Руководства по ремонту содержат краткие инструкции по устранению неисправностей и ремонту. В этих руководствах стараются рассмотреть все типичные неисправности, предлагая решение для каждой из них.
2. Технологическая документация
Процессуальные документы предназначены для выполнения конкретных задач. Вот некоторые документы рабочего процесса, которые могут быть созданы менеджером проекта или владельцем продукта:
- Дорожные карты продуктов — это технические документы, в которых описывается жизненный цикл продукта от замысла до завершения. Они включают в себя информацию о заинтересованных сторонах, замысле продукта и предполагаемой дате его завершения, а также все этапы проектирования и разработки на этом пути.
- В планах проектов излагаются все ожидания и задачи проекта. В этих документах также указываются обязанности, планы ресурсов и результаты.
- Графики тестирования отображают последовательные шаги, задачи и даты, относящиеся к тестированию программного обеспечения или продукта.
3. Документация по продажам и маркетингу
Документы по продажам и маркетингу, как правило, ориентированы на внутренний рынок и посвящены показателям клиентов и процессам, происходящим между отделами продаж и маркетинга. Хорошим примером технической документации здесь может быть тематическое исследование, описывающее успешную маркетинговую кампанию. В эту категорию также можно отнести обучающие видеоролики по введению сотрудников в должность или диаграмму Ганта, описывающую, как и когда следует продвигать лид через платформу управления взаимоотношениями с клиентами (CRM).
Как писать техническую документацию: 5 шагов
Ваша команда уже знает все, что нужно знать о процессе, продукте или программном обеспечении, которые вы хотите задокументировать, — осталось только написать и опубликовать эти знания. Вот пять шагов, которые вы можете предпринять для создания четкой и эффективной документации.
1. Определите свою аудиторию
Независимо от того, является ли ваша аудитория внутренней или внешней, ее потребности должны быть на первом месте в вашем документе. Подумайте, какая информация необходима им для того, чтобы получить пользу от технической документации, будь то схема, описывающая внутреннее устройство часов, или базовая карта сайта.
2. Определите тип документа
Иногда требуется только руководство по эксплуатации изделия, а иногда вместе с ним требуется руководство по ремонту. Может также потребоваться руководство пользователя. Определите объем документов — какие типы документов вам нужны и насколько подробными или базовыми они должны быть. Вы не хотите перегружать читателя, но в то же время хотите предоставить ему всю необходимую информацию.
3. Сотрудничество с командой
Независимо от уровня вашей компетенции по теме данного документа, ваши коллеги, скорее всего, располагают полезной информацией. Проведите встречу с экспертами по предмету, чтобы собрать данные для передачи техническому писателю или внутренней команде. Если вам нужна документация по программному обеспечению, но вы не являетесь разработчиком, например, привлеките его к процессу документирования для проверки точности.
4. План документа
Вы можете начать с чистого листа и постепенно структурировать документ самостоятельно или начать с шаблона, соответствующего вашим потребностям — будь то руководство пользователя, руководство по ремонту или технологическая схема. Использование шаблона помогает создать более единообразную документацию в организации, поскольку при создании любого документа можно использовать один и тот же формат. Кроме того, подсказки шаблона позволяют запомнить всю необходимую информацию.
Еще большее единообразие можно обеспечить, следуя общекорпоративному руководству по стилю документации, но для этого необходимо сначала составить соответствующую документацию.
5. Пересмотр и обновление
Соберите обратную связь с командой и проведите тестирование технического документа с некоторыми конечными пользователями, используя их мнения для доработки документа. Поскольку техническая документация призвана помочь конечным пользователям, сотрудникам и организации в целом понять, как работает то или иное устройство, необходимо проверять факты и тестировать эти документы.
Лучшей практикой для технической документации, особенно для руководств по ремонту, является выполнение следующих шагов перед выпуском документа. Изучите последовательность действий, чтобы проверить, насколько она применима в реальных условиях.
Все документы в одном подключенном рабочем пространстве
Технические документы могут быть самыми разными: от сложных руководств по проектированию изделий до простых проектных планов. Но независимо от того, какая документация вам нужна, в Ноушен есть шаблоны, которые помогут вам начать работу.
Попробуйте использовать шаблон инженерной документации для организации информации инженерной группы или шаблон руководства по кодированию для создания единых стандартов кодирования в организации. Разместите эти шаблоны в общем рабочем пространстве команды, чтобы все имели доступ к единому источнику правды.