Совещания сбивают график. А когда команды работают удаленно, как никогда, общение по каналам может показаться невозможным.
Джо Томас, генеральный директор компании Loom, знает эту проблему. Ему приходится делиться огромным количеством информации как с внутренними командами, так и с внешними заинтересованными сторонами, и он постоянно бьется над тем, как обеспечить нужный уровень детализации, чтобы все могли работать эффективно.
Будь то обмен еженедельными обновлениями от руководства с остальными сотрудниками компании или предоставление важной информации членам совета директоров, Джо и команда Loom используют эти шаблоны, которые делают работу и сотрудничество в асинхронном режиме проще, чем когда-либо.
Больше согласований при меньшем количестве совещаний
Совещания с переполненными списками участников часто теряют цель и направление. Обновления важны, но они могут отнимать время от более важных стратегических обсуждений.
Компания Loom привыкла проводить собрания руководства еженедельно, но разработала шаблон, позволяющий сократить их до одного раза в месяц. Теперь все остальные недели проходят по повторяющемуся шаблону, который включает разделы, посвященные целям, обновлению и приоритетам команды, а также важным темам для обсуждения. Владельцы ключевых инициатив, таких как продажи, маркетинг и продукт, заблаговременно обновляют повестку дня с указанием ключевых показателей и обновлением OKR.
«В условиях стартапа скорость — это главное. Наш еженедельный шаблон для руководителей — это простой, но эффективный способ помочь нашей межфункциональной группе понять, как мы продвигаемся к поставленным целям, и стимулировать обсуждение необходимых корректировок».
— говорит Джо.
Добавление контекста к совещаниям без создания громоздкого календаря
Совещания часто имеют высокий приоритет, но времени на подготовку к каждому из них в режиме реального времени часто не хватает. Чтобы решить эту проблему, Джо использует шаблон, который его команда может заполнить перед совещанием, что дает ему возможность наверстать упущенное и избежать дополнительной подготовительной встречи.
Поэтому они создали шаблон в Ноушен, который включает все важные задачи, ключевые моменты разговора и все вспомогательные документы, которые могут понадобиться Джо для предстоящих встреч. Он даже включает в себя встроенное видео Loom, на котором кто-то из команды озвучивает дополнительный контекст.
«Наличие стандартного шаблона, который моя команда может заполнить заранее, позволяет мне полностью подготовиться к звонку без дополнительной подготовки в прямом эфире. Это также дает им четкое представление о том, что нужно включить в разговор, чтобы он был успешным».
— говорит Джо.
Эти информационные документы стали для Джо надежными источниками информации для каждого разговора, местом, где он может найти то, что ему нужно, до, во время и после любого разговора.
Единый источник правды для обновления информации о советах директоров
Во время заседания совета директоров учредители делятся с членами совета большим количеством важной информации. При этом легко пропустить, неправильно расслышать или вообще потерять информацию.
Шаблон Джо доставляет членам совета директоров асинхронные обновления перед ежеквартальными встречами, сохраняя все организованным и легко усваиваемым.
«Создание вики для каждого заседания совета директоров в Ноушен создает единое место, где члены совета директоров могут легко находить и ориентироваться в содержимом, и позволяет всем оставаться на одной волне».
Джо Томас
Создатель шаблонов
В нем собрано все необходимое — от обзорной записи Loom, записанной основателями, до финансовых документов с закладками и опросов перед/после заседания совета директоров — все в одном месте. А поскольку все эти данные хранятся в одной вики-системе, она представляет собой живой архив информации, к которому легко обратиться в любой момент. Основатели и члены совета директоров Loom могут проследить, что происходило на прошлых заседаниях совета директоров, чтобы лучше спланировать дальнейшие действия.
Письмо учредителя добавляет личную изюминку в обновления компании
По мере роста компании становится трудно поддерживать единую позицию. Сотрудники хотят получать свежие новости, но трудно понять, как часто, чем делиться и какие каналы наиболее эффективны.
Именно здесь на помощь приходит письмо основателя Джо.
Его письма передаются в компанию синхронно и содержат информацию обо всем важном, что происходит в Loom, — от отслеживания выполнения OKR до последних отзывов от компании и сообщества.
«Люди жаждут контекста, поэтому мне важно найти место для регулярного обмена информацией с остальными сотрудниками компании таким образом, чтобы все чувствовали себя информированными и находились на одной волне. А поскольку мы создаем и управляем всеми нашими проектами в Ноушен, мне легко получать самую свежую информацию от каждой команды», .
— говорит Джо
Кроме того, это дает ему возможность создавать и делиться чем-то личным, например, тем, что его больше всего волнует, и разделом о том, что он читает, смотрит и слушает.
Компания Loom создала систему шаблонов, которая поощряет асинхронную работу и при этом позволяет всем командам работать слаженно и с максимальной отдачей. Все шаблоны Loom можно посмотреть в профиле создателя здесь, а шаблоны Джо — в его профиле здесь.