Управление проектами — это не столько борьба с хаосом, сколько его предотвращение. Если вы понимаете, кто отвечает за каждую задачу и что им необходимо для успешного выполнения, вы часто можете полностью избежать узких мест и недоразумений.
Именно в этом случае на помощь приходит планирование ресурсов. Составление плана по каждому человеческому, техническому и денежному ресурсу, необходимому вашей команде, гарантирует, что вы настроите ее на успех.
Что такое ресурсный план?
Ресурсный план — это документ, определяющий потребности проекта в ресурсах, включая следующие:
- Человек
- Время
- Бюджетные средства
- Оборудование
- Программное обеспечение
Для планирования ресурсов в этот документ часто включают «дорожную карту» проекта с указанием задач, сроков их выполнения и ответственных членов команды. Чем больше информации, связанной с проектом, будет включено в документ, тем более тщательным будет планирование ресурсов.
Важность планирования ресурсов
Планы ресурсов помогают руководителям лучше понять потребности проекта и обеспечить их выполнение. Например, в плане ресурсов может быть отражен факт недостаточного финансирования, и руководитель проекта может запросить у руководства дополнительные средства или скорректировать план. Такие возможности и гибкость являются двумя основными преимуществами наличия плана ресурсов, а также позволяют избежать потенциальных препятствий, связанных с нехваткой или задержкой ресурсов.
Планирование ресурсов также поможет вам:
- Максимально эффективное использование ресурсов — когда вы видите перед собой все активы, вы можете распределить их более эффективно, чтобы сэкономить время и деньги.
- Улучшение сроков выполнения работ — сдерживание хаоса позволяет вашей команде постоянно выполнять работы в срок. Хотя ни один график не может быть идеальным, планирование ресурсов позволяет соблюдать график, постоянно меняя его в соответствии с потребностями бизнеса.
- Сделать графики предсказуемыми — при планировании ресурсов учет времени становится более предсказуемым. Вы можете видеть время, отведенное на выполнение каждой проектной задачи, и ресурсы, которые потребуются сотрудникам для ее выполнения. Когда вы планируете ресурсы, вы уже имеете четкое представление о том, когда и в течение какого времени они вам понадобятся.
- Улучшение потока проектов — проекты по разработке программного обеспечения являются отличным примером того, как поток влияет на достижение целей. Проект может застопориться, если разработчик не успеет создать один блок кода до того, как другой разработчик создаст зависимый блок. Планирование ресурсов разбивает каждый раздел проекта на конкретные необходимые элементы ресурсов, благодаря чему проекты быстро продвигаются от начала до конца. Вы будете знать, кто и что требуется для каждой задачи и когда она должна быть выполнена, прежде чем начнется выполнение всех зависимых элементов.
5 этапов ресурсного планирования
Планирование управления ресурсами включает пять основных этапов, следуя которым можно создать живой, текущий документ, отвечающий потребностям вашей команды или проекта.
1. Определить
Совместно с менеджерами, ответственными за проект, определите необходимые ресурсы. Учитывайте время, деньги, сотрудников и инструменты.
Время предсказать сложно, но можно использовать предыдущие проекты и задачи, чтобы оценить, сколько времени может занять та или иная работа. Не стоит забывать и о времени, которое, казалось бы, не связано напрямую с проектом, например, о рассмотрении документов заинтересованными сторонами, над которыми сотрудник не может продолжать работать до тех пор, пока они не будут одобрены.
Отличным способом оценки необходимых ресурсов является создание блок-схемы проекта, позволяющей заметить зависимости и определить, когда задача может застопориться в ожидании другого ресурса.
2. Приобрести
Настало время проверить наличие ресурсов и распределить их по проекту. На этом этапе планирования приветствуется гибкость. Со временем может измениться все — от приоритетов бизнеса до расписания ресурсов, что приведет к перераспределению имеющихся ресурсов. Хитрость заключается в том, чтобы разбить крупные и важные проекты на управляемые фрагменты и планировать поставки в зависимости от загруженности команды. При необходимости всегда можно перенести на более мелкие, менее срочные задачи, требующие меньшего количества ресурсов.
3. Визуализируйте
После того как вы определили и разместили свои ресурсы, организуйте и визуализируйте все в шаблоне или электронной таблице планирования ресурсов. Сделайте этот документ доступным для каждого менеджера проекта, чтобы все были на одной волне и могли вносить коррективы в случае необходимости.
Также используйте это время для того, чтобы заметить несоответствия или проблемы при вводе информации. Это может сэкономить время и деньги команды, работающей над задачами, которые впоследствии будут отменены из-за проблем, которые можно было предвидеть.
4. Управление
Задача управления ресурсами начинается с момента начала проекта и не прекращается на протяжении всего его жизненного цикла. Вам придется отслеживать и корректировать свой план по мере изменения сроков, рабочих процессов и интересов заинтересованных сторон.
Большинство программ для управления ресурсами позволяют легко корректировать планы, но если вы используете стандартный инструмент, такой как Excel или Google Sheets, то вам следует разработать его с учетом гибкости.
5. Оценить
После завершения проекта используйте информацию, полученную в ходе управления планом ресурсов, для обоснования будущих проектов. Пообщайтесь со своей командой, чтобы получить обратную связь: чувствовали ли они себя хорошо подготовленными, не разочаровало ли их перераспределение ресурсов. Оцените, насколько хорошо работали процессы идентификации, визуализации и управления ресурсами и какие из них можно было бы улучшить.
3 лучшие практики планирования ресурсов
Планирование ресурсов — это не просто задача, которую нужно решить и забыть. По мере реализации проекта учитывайте эти три лучшие практики для управления нагрузкой и обеспечения бесперебойной работы:
- Управление расписанием — не обязательно утверждать табели учета рабочего времени, но внимание к запланированным дням отпуска или часовым поясам может помочь в планировании ресурсов. Учитывайте и нечеловеческие графики, например, время работы сервера. С какими бы ресурсами вы ни работали, внимательно следите за временем.
- Следите за ходом работ с помощью диаграмм Ганта и информационных панелей — ключевые показатели эффективности (KPI), представленные на диаграммах Ганта и информационных панелях, отлично подходят для визуального контроля проектов. Эти визуализации можно добавить в подключенное рабочее пространство Ноушен, чтобы их могли видеть все члены команды. Конечно, для создания таких панелей необходимо отслеживать активы, поэтому следует рассмотреть возможность добавления ресурса анализа данных. Просматривайте эти отчеты часто, чтобы выявить препятствия на пути к повышению производительности, но не настолько часто, чтобы вам понадобился план проекта только для того, чтобы запланировать время для его мониторинга.
- Пересмотр заданий — спросите любого разработчика, как выглядит его рабочая нагрузка, и он ответит вам взглядом в тысячу ярдов. Выравнивание ресурсов позволяет не перегружать одного члена команды, в то время как другие сидят без дела, ожидая, когда что-то произойдет. Постоянно пересматривайте распределение рабочей нагрузки, чтобы убедиться в равномерном распределении задач между ресурсами. Это может означать добавление дополнительных ресурсов, чтобы справиться с нагрузкой.
Дополните планирование ресурсов шаблонами Ноушен
Для успешного проекта требуется гораздо больше, чем просто распределение активов. В Ноушен есть настраиваемые шаблоны, которые дополняют все этапы планирования ресурсов предприятия — от дорожных карт проектов до бюджетного планирования и сеток управления задачами. Что бы вы ни выбрали, вы сможете включить это в свою стратегию планирования ресурсов.