Перегрузка задачами — это перегрузка мозга.
Когда мы видим перед собой гору задач, это перегружает наш мозг, и мы замираем. Сделать первый шаг — и решить, каким он должен быть, — кажется невозможным.
Но мы можем научиться управлять своими задачами, чтобы они не казались нам непосильными. Стратегии управления задачами помогают командам и отдельным людям справляться с большими объемами работы и сложными проектами. Вы можете научиться организовывать свою работу так, чтобы не отвлекаться от нее, независимо от того, насколько загружен ваш день.
Навык (навыки), необходимый для каждой работы, включает в себя управление задачами
Управление задачами означает организацию и определение приоритетности обязанностей, чтобы не чувствовать себя перегруженным и не упустить важные дела или сроки их выполнения. Все, что необходимо сделать в течение дня, начиная от ответа на электронную почту и заканчивая внесением существенного вклада в проект, считается задачей, а эффективное управление своим временем означает выполнение большего количества задач, что, в свою очередь, означает более частое и легкое достижение индивидуальных и командных целей. Кроме того, члены команды зависят друг от друга в плане своевременного выполнения своей работы, а значит, неэффективное управление задачами одного человека сказывается на всей команде.
И наконец: любая работа требует определенного уровня управления задачами. Ни одна отрасль не обходится без этого. Независимо от того, чем вы занимаетесь, вы можете и должны практиковать эти связанные с управлением задачами навыки:
- Делегирование — необходимо знать, когда следует принять помощь и кого попросить.
- Коммуникация — очень важно держать всех на одной волне, сообщая о том, что вы ожидаете сделать, а что выходит за рамки ваших возможностей.
- Многозадачность — иногда для выполнения списка дел приходится жонглировать несколькими задачами одновременно. Хотя истинная многозадачность невозможна, знание того, какие задачи действительно являются приоритетными, а какие можно отложить, облегчает баланс между несколькими из них одновременно.
- Постановка целей — управление задачами предполагает понимание своих широких целей и создание небольших, достижимых задач для их достижения. Определение ежедневных шагов, которые необходимо предпринять для того, чтобы уложиться в срок до конца месяца, поможет вам двигаться вперед планомерно и без сбоев.
Распространенные типы задач и способы управления ими
Вот шесть распространенных типов задач, с которыми вы, скорее всего, столкнетесь на работе:
- Случайные задачи — это небольшие, неожиданные дела, не связанные с вашими основными обязанностями, например, начальник просит вас забронировать конференц-зал или отправить электронное письмо. Занимайтесь этими, как правило, легко решаемыми задачами по мере их возникновения и до того, как они выйдут из головы.
- Скоординированные задачи — требуют участия или действий со стороны других людей. Несколько человек могут работать над согласованным заданием вместе, или выполнение задания одним человеком может зависеть от выполнения задания другим. Следите за выполнением скоординированных задач, чтобы быть готовым к тому, что члены команды будут нуждаться в Вас, и чтобы Вы заметили, когда наступит Ваша очередь внести свой вклад.
- Разовые задачи — это наиболее распространенный тип задач — запланированные дела, которые не повторяются. В качестве примера можно привести участие в стартовом совещании или создание маркетингового плана для запуска нового продукта. Используйте ежедневный или еженедельный календарь, чтобы отмечать разовые задачи и выделять время для их выполнения.
- Повторяющиеся задачи — здесь нет ничего удивительного: повторяющиеся задачи возникают регулярно, как, например, еженедельные совещания или квартальные отчеты. Вы их ожидаете и, следовательно, можете планировать свое время соответствующим образом. Автоматизируйте их в выбранном календаре, добавив при необходимости уведомления. Например, если у вас всегда есть еженедельная синхронизация на час по пятницам, помните об этом, когда выделяете время на другие задачи или говорите «да» случайному пункту.
- Экстренные задачи — SOS! Что-то сломалось. Экстренные задачи возникают неожиданно и требуют немедленного решения, например, ответ на жалобу клиента или исправление критической ошибки развертывания. Решайте их как можно быстрее, чтобы не допустить перерастания в более серьезные проблемы.
- Задачи на производительность — задачи на производительность используются менеджерами для проверки возможностей. Менеджер или руководитель группы обычно назначает их, чтобы проверить или оценить ваши навыки. Например, руководитель может попросить вас решить задачу по программированию, чтобы оценить уровень владения языком кодирования.
Что делать, если у вас слишком много задач
Если жонглирование несколькими проектами и обязанностями перегружает вас, умение расставлять приоритеты поможет снять стресс:
- Создание списка дел — используйте ежедневные и еженедельные списки дел, чтобы упорядочить свои задачи и получить удовольствие от проставления галочек. Такая практика также позволяет отмечать сроки выполнения и расставлять приоритеты от наиболее до наименее срочных дел.
- Определите срочные и важные дела — срочные дела являются самыми важными, а важные задачи следуют сразу за ними. Организуйте свой день с учетом тех и других, а для заполнения пробелов используйте повторяющиеся и случайные задачи.
- Используйте технологии — нет необходимости делать все самому, такие инструменты, как диаграммы Ганта, «умные» календари и матрица принятия решений Эйзенхауэра, помогают наглядно отобразить задачи и события, чтобы знать, чему и когда отдать предпочтение.
- Попросите поддержки — если инструменты и списки не помогают, обратитесь к своему руководителю. Сообщите, как вы относитесь к своей рабочей нагрузке, чтобы он мог порекомендовать, чему отдать предпочтение, или дополнительные ресурсы, которые помогут вам принять решение.
- Сообщайте членам своей команды, когда список дел переполняет вас. Вполне возможно, что кто-то из сотрудников с меньшей нагрузкой сможет помочь, а Вы сможете сделать то же самое для них, когда Ваша нагрузка уменьшится.
Как шаблоны могут помочь вам освоить управление задачами
Шаблон управления задачами — это структурированная отправная точка, позволяющая исключить «создание документа со списком задач» из списка дел. Настройте свой шаблон, включив в него такую полезную информацию, как сроки выполнения, временные рамки (например, сколько времени займет выполнение задачи) и необходимые ресурсы.
Вот несколько настраиваемых документов по организации задач из галереи шаблонов Ноушен, которые помогут вам начать работу:
Лучшие шаблоны для руководителей проектов
Лучшие шаблоны для команд
- Шаблон списка задач поддержки
- Динамический трекер «проект-задача-навык
- Шаблон ежедневного стендапа и задач Mixpanel
Лучшие шаблоны для составления личных списков дел
Приступить к работе
Организовав задачи в виде списка или шаблона, не пытайтесь взобраться на всю гору. Вместо этого сосредоточьтесь на одной задаче за раз. В конце концов, вы достигнете вершины и будете чувствовать себя менее измотанным, когда доберетесь до нее.
Шаблоны для управления задачами — не единственный способ, которым Ноушен может помочь оптимизировать ваш рабочий процесс. У нас есть целая галерея материалов для повышения эффективности управления проектами. Ознакомьтесь с нашими руководствами и учебниками, чтобы узнать, как создать любой необходимый документ.