Пока компании не достигнут определенной стадии роста, в командах стартапов часто отсутствуют руководители проектов (РМ), поэтому межфункциональное взаимодействие крайне важно. Однако для того, чтобы развить эти мышцы в своей команде, необходимо потрудиться. Исследование, проведенное в журнале Harvard Business Review, показало, что 75% кросс-функциональных команд являются дисфункциональными.
Для того чтобы настроить кросс-функциональные команды на успех, необходима система и процесс, подобно тренировкам в тренажерном зале для развития кросс-функциональных мышц. Без такого подхода у команд не будет ясности в работе, что приведет к срыву проектов.
Здесь мы объясним, что такое кросс-функциональное взаимодействие, почему оно важно и как его реализовать — независимо от того, является ли ваш стартап командой из 10 человек или командой из 100 человек.
Что такое межфункциональное взаимодействие?
Межфункциональное взаимодействие позволяет членам разных команд совместно работать над общим проектом или достижением общей цели.
Почему межфункциональное взаимодействие важно для стартапов
Самое большое преимущество стартапа — его способность быстро развиваться. Его главный недостаток? Ограниченность ресурсов. Межфункциональное взаимодействие позволяет командам стартапов эффективно сотрудничать и реализовывать проекты без особых затрат.
Команды, не внедрившие эффективное межфункциональное взаимодействие, могут столкнуться с многочисленными проблемами, такими как:
- Неясные цели и сроки — если они не определены на начальном этапе проекта, межфункциональные команды могут потерять представление о том, куда они движутся и когда они должны этого достичь.
- Отсутствие коммуникации между командами — если команды не могут эффективно информировать друг друга о том, что происходит внутри компании, включая более приоритетные инициативы или перестановки в коллективе, то возникают «силосы» и двусмысленность между командами, работающими над кросс-функциональным проектом.
- Постоянный замкнутый круг — команды, имевшие неудачный опыт реализации предыдущих кросс-функциональных проектов, с меньшей вероятностью придут в следующий проект с необходимыми знаниями и опытом.
С другой стороны, межфункциональное взаимодействие помогает стартапам:
- Разрушение силосов — разрушение силосов приводит к повышению синергетического эффекта для команд, что позволяет им быстрее продвигаться вперед.
- Обмен знаниями между командами — при совместной работе происходит обмен передовым опытом в каждой команде. В результате каждая команда повышает свой уровень.
- Сплочение вокруг общей миссии — совместные проекты сплачивают членов команды и повышают их активность в достижении целей стартапа.
- Создание повторяющегося добродетельного цикла — успешные межфункциональные проекты объединяют и позволяют командам стартапов быть более амбициозными в будущем по мере их масштабирования.
Примеры межфункционального взаимодействия в действии
Будучи членом команды стартапа, вы часто участвуете в межфункциональном сотрудничестве с несколькими командами.
Если вы работаете над созданием новой функции для программного обеспечения вашего стартапа, подумайте о командах, которые сотрудничают для ее реализации. UX проводит исследования с участием клиентов. Дизайнеры берут эти исследования и используют их для создания макетов функции. Затем нужно, чтобы инженеры создали ее, маркетинг продвигал ее, а продукт проводил ретро-тестирование всего процесса.
Этот тип проекта требует от команд совместной работы, чтобы уложиться в сроки, правильно запустить процесс и предоставить ценность пользователям. А как же без руководителя? Вся работа по управлению проектом ложится на плечи отдельных команд — в дополнение к работе по собственно созданию и отправке функции. Обычно требуется несколько циклов, чтобы наладить коммуникацию и управление.
Платформа для совместной работы инженеров CoScreen — это компания, которая нашла правильное сочетание коммуникации и управления в своих межфункциональных проектах. Еженедельная контрольная точка UX является примером того, как команды разработчиков, дизайнеров и инженеров взаимодействуют при разработке новых функций и спецификаций платформы.
«Команда разработчиков представляет последние требования и спецификации функций на Ноушен и Clubhouse, а параллельно с помощью CoScreen дизайнеры демонстрируют свою работу, чтобы убедиться, что все находятся на одной волне», — говорит генеральный директор CoScreen Тилл Пипер. И, наконец, фронтенд-разработчик делится последним прототипом и корректирует его «на лету», основываясь на мнениях и пожеланиях членов кросс-функциональной команды.
«То, на что у нас ушли бы часы, если бы мы разбирались асинхронно с тремя различными функциями, делается за, возможно, самый продуктивный час в неделю благодаря межфункциональному взаимодействию».
Благодаря недавно запущенному API Ноушен разработчики могут подключать Ноушен к другим инструментам, которые используют их команды. «С самого начала проекта запуск API Ноушен был попыткой межфункционального сотрудничества», — говорит Кристина Кордова, руководитель отдела платформ и партнерств. «Очевидно, что команда разработчиков совместно работала над созданием API. Но нам также пришлось привлекать команду по работе с клиентами, чтобы отвечать на вопросы о нем, и команду по маркетингу, чтобы рассказать о его преимуществах». В основе проекта лежали люди, которые вместе работали над его реализацией».
Как стартапы ранних стадий обеспечивают межфункциональное взаимодействие
Когда ваш стартап небольшой, над проектами работает меньшее количество людей, что облегчает межфункциональное взаимодействие. Однако важно уже на ранних этапах создать правильные системы, чтобы эти проекты не срывались.
Установление четких целей и сроков выполнения межфункциональных проектов
Когда члены команды знают, что и когда должно быть сделано, у них появляется возможность разработать план действий по достижению цели.
«Четко определите результаты и цели, а также ответственность за проекты», — говорит Робин Николс, управляющий редактор 360Learning. Не оставляйте никого в неведении относительно того, кто за что отвечает или кто может стать «узким местом» для продвижения проекта».
Представление Timeline в Ноушен позволяет визуально отобразить каждую фазу проекта, чтобы каждая команда имела четкое представление о том, какая работа от нее требуется и сколько времени у нее есть на ее выполнение.
С помощью перетаскивания можно удлинять или сокращать проекты, а также полностью перемещать их.
Заранее определите роли и обязанности членов команды
Сотрудники стартапов носят множество головных уборов, и их часто тянут в разные стороны в зависимости от необходимости. Четкое распределение ролей и обязанностей на ранних этапах работы не позволяет одному члену команды брать на себя слишком много и обеспечивает ответственность каждого с самого начала.
Для распределения ролей и обязанностей можно использовать систему RACI (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). Она обеспечивает прозрачность межфункциональных проектов на начальном этапе их реализации, что позволяет всем четко понимать, кто и над чем работает на каждом этапе.
Вот статья, в которой приводится пошаговый процесс построения собственной матрицы RACI в системе Ноушен.
Поощрять членов команды к установлению прочных взаимоотношений
Крепкие отношения — основа прочного сотрудничества, они помогают членам команды понять, что нужно их коллегам для эффективной работы.
Тина Чен, менеджер по дизайну продуктов в компании Slack, составила список вопросов, которые она задает инженерам, с которыми работает над проектом, чтобы установить прочные межфункциональные отношения на ранней стадии:
- Когда и как мы будем обмениваться проектными работами?
- Какие проектные решения должны быть приняты в первую очередь?
- Какие решения трудно изменить впоследствии?
- Как мы можем дать обратную связь по ремеслу и полировке?
- Когда будут доступны ранние сборки?
- Как мы можем регистрировать и отслеживать ошибки в конструкции?
Задавая эти вопросы о рабочих процессах, Тина может оптимизировать свою работу над межфункциональным проектом, чтобы учесть требования инженеров. Вопросы предназначены для того, чтобы вывести на первый план потребности каждого и обеспечить прозрачность работы команды, которая будет заниматься этими проектами. Когда все на виду, команды работают лучше.
Когда вы находитесь в гуще планирования проекта, планируете встречи и расставляете приоритеты для других работ, чтобы освободить место для кросс-функциональных проектов, легко забыть о необходимости задавать метавопросы о рабочем процессе и сосредоточиться только на текущей работе. Избежать этой ошибки можно, создав многократно используемый шаблон стартового совещания по проекту, который охватывает все основные задачи, необходимые для успешного старта проекта.
Шаблоны баз данных обеспечивают одинаковые критерии для каждого типа проектов.
Записывать заметки и обновления, чтобы все были в курсе происходящего
В условиях, когда несколько команд обмениваются информацией о ходе выполнения проекта на межфункциональных совещаниях, надежные протоколы совещаний необходимы для того, чтобы ничего не упустить и завершить проект в срок.
Это особенно важно в ситуациях, когда команды распределены. Заметки позволяют асинхронно вводить членов команды в курс дела, экономя время каждого в условиях удаленной и личной работы.
Один из способов ничего не упустить во всех проектах, над которыми вы работаете, — подключить домашнюю страницу проекта ко всем заметкам о совещаниях по этому проекту. Это вносит ясность в обсуждения, решения и все остальное, что происходит на совещании и может повлиять на проект.
В Ноушен это можно сделать, связав дорожную карту с записями совещаний с помощью отношений. Вы можете добавить свойство Relation в документ «Заметки о совещаниях», связать его с базой данных проектов и установить связь с соответствующим проектом. Таким образом, каждый раз, когда вы открываете страницы проекта, все соответствующие заметки о совещаниях будут мгновенно доступны для вас.
Вот короткий пятиминутный видеоролик, в котором показано, как это можно сделать:
Когда вы создаете правильные системы для своих кросс-функциональных проектов, они могут масштабироваться вместе с вами по мере роста вашего размера.
Как растущие стартапы обеспечивают межфункциональное взаимодействие
По мере роста вашего стартапа межфункциональное взаимодействие становится все более важным с точки зрения управления людьми, а также с точки зрения управления информацией и проектами. Вот как можно настроить сотрудников на успех в межфункциональных проектах.
Получить поддержку руководства, чтобы подчеркнуть важность проекта
Согласие руководства на старте кросс-функционального проекта может помочь членам команды уже на ранней стадии осознать его важность.
Проведенные ранее исследования показывают, что кросс-функциональные проекты с одним высокопоставленным руководителем имеют 76% успеха. Проекты с умеренной поддержкой руководства имели 19% успеха.
Некоторые способы, с помощью которых организации могут сигнализировать о поддержке со стороны руководства, таковы:
- Присутствие на стартовом совеща нии — руководитель может присутствовать на стартовом совещании по проекту, чтобы напрямую обсудить с членами команды общую картину того, как проект связан с целями компании и каковы его основные задачи.
- Утверждение адекватных ресурсов — для успешной реализации каждого проекта необходим идеальный бюджет и ресурсы. Когда руководитель утверждает эти ресурсы, это свидетельствует о его поддержке проекта.
- Контрольные встречи на этапах проекта — руководителям важно демонстрировать свою поддержку в ходе проекта, чтобы члены команды знали, что они по-прежнему заинтересованы в успехе проекта и их приоритеты не изменились. Для этого руководители могут посещать совещания по этапам проекта.
Создание лидера, который будет вести проект от начала до конца
Руководитель проекта, иногда называемый лицом, несущим прямую ответственность за проект, управляет проектом, вносит коррективы в план проекта на основе данных, полученных от каждой команды, и следит за тем, чтобы члены команды выполняли поставленные перед ними задачи. Без DRI нескольким командам трудно оставаться организованными и синхронизированными с потребностями проекта.
Если вы используете Ноушен для управления проектами, вы можете помечать DRI на странице проекта. Таким образом, у DRI и остальных членов команды появляется ясность — они знают, кому задавать вопросы. Можно также использовать символ @ для получения более конкретной обратной связи, например, сообщения для анонса продукта.
Четко определите, кто является владельцем проекта, назначив непосредственного ответственного (DRI).
Согласование стимулов для обеспечения успеха проекта
Если увязать стимулирование — например, вознаграждение и оценку эффективности работы членов команды, занятых в кросс-функциональных проектах, — с успехом проекта, то повышается вероятность того, что он будет завершен в срок.
В условиях, когда в стартапе происходит множество событий, команды часто жонглируют множеством проектов одновременно, поэтому стимулы помогают расставить приоритеты и определить, что важно сделать сейчас и почему.
При разработке системы стимулирования кросс-функциональных команд можно пойти двумя путями:
- Функциональное стимулирование — когда стимулирование связано с функциями члена команды в рамках проекта и уровнем усилий, необходимых для выполнения конкретного проекта.
- Командные стимулы — когда стимулы привязаны к межфункциональной команде в целом.
Выбор пути зависит от кросс-функционального проекта. Ученый Джереми Хатчисон-Крупат объясняет, какие пути лучше работают для тех или иных кросс-функциональных проектов, в своем исследовании «Incentive design for cross-functional teams: Putting the pieces together»:
- Командное стимулирование лучше подходит для проектов с повышенным риском, поскольку команды снижают уровень своих усилий, чтобы учесть повышенный риск. Такой подход также позволяет стартапам делать меньшие ставки на более рискованные проекты.
- Стимулирование по функциям лучше подходит для проектов с большим функциональным разбросом, т.е. для проектов, в которых одной функции приходится выполнять гораздо больше работы, чем другой. Например, редизайн потока приложений с использованием существующих компонентов может потребовать больше работы от команды разработчиков и меньше от команды инженеров.
Внедрение систем межфункционального взаимодействия в рамках стартапа
Каждый кросс-функциональный проект отличается друг от друга — разные требования, цели, участники, стратегии выполнения, рабочие процессы и т.д. Поэтому независимо от размера компании (даже если в прошлом вы уже выполняли множество кросс-функциональных проектов!) бывает трудно определить оптимальный процесс для конкретного проекта.
Эксперты по стратегии Пол Лейнванд, Чезаре Майнарди и Арт Клейнер рекомендуют компаниям создавать постоянные кросс-функциональные команды, чтобы повысить шансы на успех. И хотя такой подход может подойти не всем, системы, обеспечивающие постоянное межфункциональное взаимодействие, представляют собой более доступный путь, который легче реализовать стартапам.
Codecademy именно так и поступает. Она использует Ноушен для внедрения системного межфункционального взаимодействия в своей организации. Одним из примеров является вики-страница Metrics Dictionary, на которой члены команды из каждого отдела определяют свои KPI и метрики, чтобы их могли понять коллеги из разных отделов.
Кип Прайс, директор по проектированию компании Codecademy, говорит: «Мы используем Ноушен как способ сплотиться вокруг того, что мы хотим получить от конкретного проекта, и стимулировать командную работу».
Хотите создать кросс-функциональную систему взаимодействия в своем стартапе? Начните с нашего шаблона дорожной карты здесь.