Свойство status для баз данных позволяет получить конкретное представление о ходе выполнения задачи — с достаточной степенью настройки для удовлетворения потребностей любого проекта.
В базах данных Ноушен появилось специально разработанное свойство status для присвоения статуса проектам или задачам. Для каждого проекта вы получаете четкое представление о том, что должно быть сделано, что завершено, а что зависит от того, будет ли сначала выполнена другая задача.
Выберите одну из трех категорий: To Do, In Progress или Complete, а также создать необходимое количество подкатегорий. В этом руководстве мы покажем, как менеджеры проектов могут разработать собственный рабочий процесс с ограничениями, достаточными для сохранения ясности, не жертвуя при этом содержательными определениями, которые облегчают жизнь вам и вашей команде.
Когда над проектом работает несколько человек, необходимы стандартные определения статусов, чтобы все были в курсе происходящего. Если у вас слишком много одинаковых категорий, разных категорий в разных проектах и пересечений между этими категориями, то трудно понять, что происходит на самом деле.
Если каждый использует свои собственные определения, то теряется точность. Приходится тратить время на определение разницы между проектом «В работе» и проектом «Начато». А как быть с проектом, помеченным как «Ожидание»? Означает ли это, что проект ожидает своего начала, или он зависит от другого проекта?
Специальное свойство статуса проекта Ноушен поможет устранить эту путаницу и упростить создание стандартизированной системы для вашей команды. Всего за несколько щелчков мыши руководители проектов могут настроить удобный способ просмотра текущей работы. Все проекты будут относиться к одной из трех общих категорий: To Do, In Progress или Complete, а также можно создавать собственные подкатегории для более подробного описания и конкретизации..
Готовый к использованию, настраиваемый рабочий процесс
У вас, как у руководителя проекта, нет времени на обдумывание деталей базы данных проектов. В Ноушен вы можете создать функциональную базу данных проектов с нуля и запустить ее в работу всего за несколько щелчков мыши. Добавляйте свойства для записи наиболее важной информации и настраивайте базу данных по своему усмотрению.
Свойство status поставляется с тремя наиболее важными тегами. В дальнейшем вы можете настраивать его по мере необходимости, добавляя детали, которые помогут вам более эффективно управлять работой вашей команды.
Свойство status помогает менеджерам следить за ходом выполнения проектов
Когда речь идет о статусе проекта, создание стандартного набора опций может сделать истинный статус проекта более понятным.
До этого момента большинство пользователей Ноушен использовали свойство Select для создания различных вариантов статуса проекта. Возможно, они использовали свойство Multi-select для предоставления более конкретной информации, так что можно было пометить проект как «В работе» и «Ожидает обновления».
Проблема здесь заключается в том, что любой человек может просто ввести совершенно новую категорию, не зная, что подобная уже существует. Это быстро приводит к путанице, когда у каждого появляется слишком много свободы, а значит, и возможностей для несогласованности.
Создание категорий без необходимости, снова и снова, отнимает много времени, а пересекающиеся категории могут быть открыты для интерпретации. Кроме того, фильтрация базы данных становится более сложной, поскольку для включения всех определений требуется несколько фильтров. Если пропустить одно из них, то представление о статусе проекта окажется под угрозой.
Свойство status дает больше ограничений и меньше путаницы.
Всего за несколько шагов можно настроить простой рабочий процесс проекта для своей команды. Можно создать несколько тегов для обозначения различных этапов, чтобы перевести проект из состояния «В работе» в состояние «Завершено».
Вы не упустите из виду общую картину, поскольку будете точно знать, сколько проектов находится в работе, какие из них в процессе, а какие уже завершены.
Как использовать свойство status в базе данных проектов
Чтобы добавить свойство status в базу данных проектов, просто выполните следующие действия:
- Перейдите в базу данных проектов.
- Щелкните на … для опций базы данных.
- Перейдите в раздел Properties (Свойства), затем нажмите + New property (Новое свойство).
- В поле Type (Тип) выберите Status (Статус).
- Чтобы добавить свои собственные теги статуса, выберите Add status под To-do, In Progress или Completed и введите свою новую подкатегорию. Три основные категории изменить нельзя.
- Вы можете выбрать, как отображать статус: как свойство выбора или как флажок. Флажок будет отображать все, что находится в списке «To Do», как не отмеченное флажком.
Свойство status поставляется с предустановленными общими категориями, но вы можете счесть полезным добавить свои собственные подкатегории, например:
Сделать
- In the Pipeline — идея или предложение, которое может быть реализовано в будущем, но не является приоритетным.
- Далее — Расстановка приоритетов проектов в бэклоге.
- Заблокирован — проект не может быть реализован до тех пор, пока не будет устранена проблема.
- На рассмотрении — проект ожидает подписания, чтобы его можно было начать.
В работе
- 1-я редакция, 2-я редакция, редактирование — различные этапы создания контента.
- С (членом команды) — показывает, кто в данный момент работает над проектом.
- Ожидание — проект, который не может быть запущен до получения одобрения или дополнительной информации.
Завершить
- Готов к публикации — показывает, что проект готов к завершению.
- Опубликован — для всех проектов, которые были запущены.
Более интуитивно понятный способ фильтрации и группировки базы данных по статусу
Фильтрация баз данных — лучший способ просмотра контекстной информации и предотвращения перегруженности. Свойство status делает фильтрацию базы данных проектов проще и эффективнее, чем когда-либо.
Чтобы создать представление базы данных, показывающее все проекты, находящиеся в работе, выполните следующие действия:
- Перейдите в базу данных и выберите команду Добавить представление.
- Дайте представлению имя, например, In Progress.
- В новом представлении нажмите кнопку Фильтр и выберите свойство Статус.
- Фильтр по статусу In Progress.
Теперь у вас есть представление базы данных, показывающее все текущие проекты.
Можно также создать доску, группирующую все проекты, находящиеся в работе, по их подкатегориям.
- Создайте новое представление базы данных. На этот раз выберите Board.
- Отфильтруйте базу данных по статусу и выберите In Progress, как и раньше.
- Перейдите к опциям, (…) выберите Group, Group by и выберите Status. Затем щелкните Сортировка и выберите Вручную, чтобы иметь возможность перетаскивать категории в нужном порядке.
- Можно включить опцию Скрывать пустые группы, чтобы вид базы данных выглядел аккуратно.
Вот и все — доска, отфильтрованная для отображения всех текущих проектов, сгруппированных по подкатегориям их статуса. Вы можете легко увидеть, сколько проектов близки к завершению, а какие еще предстоит завершить.