Компания “Юмеми”, предоставляющая ряд интернет-услуг, известна своими уникальными внутренними системами, такими как система “все – генеральному директору” и система “самоопределения” заработной платы. Одной из таких уникальных инициатив стало открытие для широкой общественности сайта портала компании в режиме онлайн. Обнародование сайта вызвало огромный резонанс и эффект как внутри компании, так и за ее пределами.
С появлением универсальных приложений количество используемых инструментов сократилось.
Компания Yumemi, в которой работает около 300 сотрудников (по состоянию на июнь 2022 года), централизовала всю внутреннюю информацию в системе Notion, и решение об использовании Notion было основано на идее “единого источника правды”. Одной из причин, по которой Notion может воплотить в себе понятие “единый источник истины”, является возможность его беспрепятственного использования. Поскольку система может использоваться в любой ситуации, как в личной, так и в деловой, в Notion можно хранить информацию как в режиме реального времени, так и вне его. Еще одним решающим фактором стал универсальный характер системы: один Notion может использоваться для организации вики-сайтов, документооборота и управления расписанием в масштабах всей компании. С появлением системы Notion, которая может решать все задачи, количество инструментов было сокращено. Неизбежно Notion стал источником информации для Yumemi, а Notion – “единым источником правды”.
Использование сквозных приложений “все в одном”, похоже, является тенденцией сегодняшнего дня.
Ориентация на единый источник информации повышает доступность и доверие.
Почему компания Yumemi приняла идею “единого источника правды”? Г-н Катаока сказал. “Когда существует несколько источников информации, возникает путаница в том, какая из них правильная. Унификация источников информации повышает ее доступность и надежность. Для организации важно быть уверенной в том, что информация здесь верна”. В компании Yumemi протоколы хранятся в единой базе данных. Здесь также прослеживается философия “единого источника истины”. Когда принимается решение о проведении заседания, в базе данных создается новая страница. URL-адрес страницы протокола затем вносится в Google Calendar. Участники, у которых в календаре запланировано совещание, должны заранее указать повестку дня для обсуждения. Краткое изложение информации на странице до начала совещания позволяет им сосредоточиться на обсуждении в день совещания. Все совещания записываются. Видеозаписи загружаются на YouTube, доступ к ним ограничен, а URL-адрес видеозаписи размещается на странице протокола. Консолидировав все записи заседаний в Notion, теперь их легче просматривать.
Дизайн страниц, позволяющий сократить время поиска информации.
Компания Yumemi’s Notion стремится создавать страницы, обеспечивающие минимальное перемещение. Например, чтобы сократить время на поиск информации, сайт спроектирован таким образом, что информацию можно проследить с верхней страницы. Однако если верхняя страница является отправной точкой, то на ней будет больше текста и ссылок. Поэтому мы используем переключатели, чтобы скрыть текст, и заголовки, чтобы организовать информацию оригинальным образом. Это делает страницу удобной для чтения. Это также устанавливает правила. Установив такие правила, как “не более семи рабочих мест на боковой панели” и “не более трех иерархий”, мы сократили количество переходов и щелчков мышью. Часто просматриваемые страницы добавляются в “Избранное”. Это позволяет быстро получить доступ к нужным страницам.
Ключевым моментом при проектировании информации является централизация. Есть отделы, есть проекты, есть участники. Вы связываете их вместе и управляете ими централизованно.
Публикация информационных порталов улучшает корпоративный брендинг.
При поиске ‘Открытого справочника’ появляется страница Yumemi Notion. Этот “Открытый справочник” – информационный портал для внутреннего пользования, содержащий информацию о кадровых системах, льготах и системах обучения. Почему информация, предназначенная для внутреннего пользования, выкладывается на всеобщее обозрение? Есть три основные причины: первая – это вклад в развитие общества. Мы хотим поделиться с обществом своими знаниями и сделать их полезными. Затем – набор персонала. Третья – повышение эффективности управления информацией. Двойное управление информацией для внутреннего и внешнего использования – это большая нагрузка, но, унифицировав внутреннюю и внешнюю информацию, мы смогли снизить затраты на управление. Открытое руководство оказалось эффективным, и Yumemi вошла в десятку лучших среди известных компаний по результатам исследования Tech Brand Strength, проведенного Японской ассоциацией CTO. Именно в этот момент деятельность Yumemi по открытому распространению информации принесла свои плоды. Notion сделал это раскрытие информации возможным: по сравнению с обычной CMS добавлять и изменять информацию проще, а редактировать ее могут одновременно несколько пользователей. Публикация также осуществляется в несколько кликов. Поскольку это инструмент, который может быстро редактировать каждый, мы можем загружать очень свежую информацию. А предоставление актуальной информации ведет к завоеванию доверия как внутри компании, так и за ее пределами.