Создание временной шкалы проекта для визуализации хода работ

Для руководителей проектов время бесценно.

Эффективное управление всеми движущимися частями проекта и соблюдение графика — вот что необходимо для успешного соблюдения сроков, укладывания в бюджет и обеспечения удовлетворенности заинтересованных сторон. Однако удержать всех в рамках задачи непросто, а недопонимание может привести к пропуску шагов.

Один из способов избежать недопонимания и сохранить концентрацию внимания — отслеживать каждый аспект проекта с помощью четких временных рамок. Создание временной шкалы проекта позволяет всем участникам понять, на каком этапе находятся важные задачи и какова их ответственность на данном этапе.

Давайте поговорим о том, что такое график проекта и как создать эффективный график для любого проекта, которым вы руководите.

Что такое временная шкала проекта?

График проекта представляет собой разбивку задач, этапов, результатов и сроков выполнения. Большинство графиков проекта включают в себя подробную информацию о необходимых обязанностях, а также графики, распределение ресурсов и назначение членов команды. Эта информация позволяет руководителям проектов быстро выявлять потенциальные проблемы или узкие места и принимать меры по их устранению.

Вместо того чтобы отслеживать только отдельные задачи, графики проектов позволяют увидеть каждый шаг, который должна выполнить команда для достижения общих целей. Это помогает всей команде не сбиться с пути и планомерно двигаться к общей цели.

Вот три примера того, как временная шкала проекта может упорядочить рабочий процесс:

• Планирование мероприятий — крупные мероприятия, такие как свадьбы или корпоративные конференции, являются громоздкими в управлении. Временная шкала проекта позволяет отслеживать все связанные с ними задачи и сроки их выполнения. С его помощью можно запланировать встречи с поставщиками, разработать макет и составить бюджет.
• Отслеживание проектов по разработке программного обеспечения — разработка программного обеспечения предполагает совместную работу нескольких команд и множество раундов редактирования. Графики проекта позволяют отслеживать задачи каждого сотрудника и показывать, как каждый элемент влияет на другие. Это позволяет всем быть в курсе задержек. Если ваша задача зависит от чьей-то другой и вы заметили, что они на день опоздали с передачей прав собственности вам, вы можете проверить состояние этого элемента или скорректировать рабочие процессы с учетом замедления.
• Создание контента — один социальный пост перед публикацией проходит несколько этапов. Временные шкалы проектов дают четкое представление о жизненном цикле элемента и позволяют каждому сотруднику видеть историю задачи и ее траекторию. Например, для статьи в блоге автор может увидеть, что у него есть два дня на подготовку материала. После этого он может отправить документ непосредственно графическому дизайнеру для добавления изображений с минимальным общением.

4 элемента, которыми должен обладать график проекта

Не существует «единого способа» научиться составлять временную шкалу проекта — учитывайте следующие четыре элемента при составлении временной шкалы в соответствии с вашими потребностями.

• Задачи, которые необходимо выполнить, — это основа графика проекта. Включите в него конкретные, выполнимые пункты, которые должны быть выполнены командой для достижения целей проекта. Например, если вы планируете маркетинговую кампанию, то в нее могут входить такие этапы, как составление бюджета, разработка рекламных материалов и планирование постов в социальных сетях.
• Сроки выполнения — каждая задача на временной шкале должна иметь дату выполнения. Следует также указать сроки выполнения всего проекта, чтобы помочь всем участникам не упустить общую картину. Руководители проектов могут отслеживать состояние каждой задачи и находить решения в случае замедления или срыва сроков.

• Взаимосвязи между задачами — детализируйте взаимосвязи между задачами, чтобы выявить зависимости. Например, завершение одного пункта может зависеть от завершения другого, или вы можете приступить к выполнению одной задачи, когда другая уже находится в процессе. Выявление таких взаимосвязей облегчает работу над пунктами в хронологическом порядке и позволяет корректировать сроки выполнения или прогнозы по смежным задачам, если кто-то пропустил срок или столкнулся с препятствиями.
• Ресурсы — график выполнения проекта должен также включать информацию о ресурсах, необходимых каждой задаче, например, о людях, оборудовании или программном обеспечении, необходимых для перехода к следующему этапу. Например, вы можете понять, что для создания рекламных материалов для первой половины маркетинговой кампании вам нужен графический дизайнер и программное обеспечение для дизайна.

Включение этих важнейших элементов в график проекта дает четкое и полное представление о любом проекте, что позволяет команде не сбиться с пути.

4 типа сроков выполнения проекта

Сроки управления проектами зависят от характера и сложности проекта, а также от того, какое программное обеспечение вы используете для описания задач и отслеживания хода их выполнения. Создание временной шкалы в Microsoft Excel дает иной результат, чем использование такого инструмента управления проектами, как Ноушен.

Ниже приведены четыре наиболее распространенных типа временной шкалы проекта, из которых вам придется выбирать:

• Диаграмма Ганта — диаграмма Ганта представляет собой тип гистограммы, на которой отображаются даты начала и окончания выполнения задач в проекте. Они часто используются в программном обеспечении для составления графика проекта и хорошо демонстрируют зависимости, визуализируя пересекающиеся обязанности.
• Диаграмма PERT — диаграмма Program Evaluation Review Technique (PERT) использует стрелки для представления потоков задач, причем длина стрелки обозначает продолжительность выполнения элемента. Они отлично подходят для планирования сложных проектов с большим количеством этапов, зависимостей и подвижных частей.

• Линейная шкала времени — этот тип шкалы времени проекта показывает ход выполнения проекта в виде прямой линии. Он используется для визуализации хода реализации прямолинейного проекта, его прогресса и возможных проблем.
• Доска Канбан — первоначально доска Канбан представляла собой физическую доску с разделами «Выполнить», «В работе» и «Завершено». Люди писали задачи на листочках и перемещали их между статусами. Сейчас многие программы для работы с графиком проектов, такие как Trello, Asana и Ноушен с видом «Доска», позволяют создать виртуальную доску и настроить ее категории.

Как создать временную шкалу проекта

Независимо от того, какой инструмент вы используете, следующие шаги помогут вам создать эффективную временную шкалу проекта:

1. Понять масштаб проекта

Прежде чем составлять график проекта, необходимо понять его рамки. Это включает в себя определение его целей, задач и результатов. Это также означает определение ресурсов и заинтересованных сторон, задействованных на каждом этапе. Например, если вы планируете маркетинговую кампанию, вам необходимо определить целевую аудиторию, бюджет и тактику маркетинга.

2. Рассчитать количество времени на выполнение каждой задачи

Оцените, сколько времени займет каждая задача, чтобы составить реалистичный график и заложить в бюджет возможные узкие места или проблемы. Распределите членов команды стратегически, исходя из того, сколько времени займут те или иные задачи. Это должны быть не оценки, а обоснованные решения о том, что команда может выполнить за определенный промежуток времени.

3. Определение зависимостей между задачами и подзадачами

Определение взаимосвязей между задачами помогает графику проекта работать на вас, а не против вас. Создание таких зависимостей означает определение того, какие пункты зависят от выполнения других и в каком порядке они должны быть выполнены. Например, ваши возможности по разработке рекламных материалов могут зависеть от того, что вы сначала определите бюджет на программное обеспечение, а затем выберете оптимальную программу.

4. Выбор оптимальной схемы

Изучите несколько методов построения временной шкалы, чтобы определить наиболее подходящий для вашего проекта. Диаграмма Ганта или PERT может быть идеальным вариантом для крупных, сложных проектов с большим количеством зависимостей. Доска Канбан может быть более подходящей, если вы работаете над небольшим, более гибким проектом.

Найдите лучшие шаблоны для временных графиков

Графики сглаживают возможные неровности в рабочем процессе любого проекта. Они помогают членам команды придерживаться намеченного курса и сохранять мотивацию, четко определяя ожидания и демонстрируя общую картину.

Независимо от того, является ли ваш проект небольшим и динамичным или крупным и сложным, Ноушен предлагает эффективные и подробные представления временных шкал. Вы можете легко переключать представления для визуализации плана проекта различными способами, например, в виде доски или таблицы, а также сортировать по приоритетам, например, по срокам выполнения или срочности.

Ознакомьтесь с примерами графиков проекта для дорожных карт и расписаний, а также попробуйте шаблон устава проекта или доски видения для этапа мозгового штурма.