Вы только что закончили стартовое совещание по проекту, все воодушевлены и готовы приступить к работе. Но по прошествии времени вы замечаете, что не только вы чувствуете себя в замешательстве относительно дальнейших шагов. Вы помните, как в голове крутились отличные идеи, как руководитель проекта устно делегировал критически важные задачи, но темп проекта застопорился.
Если бы хоть один из вас составил список действий.
Что такое элемент действия?
Пункт действий определяет конкретную задачу, способствующую реализации проекта или цели, ответственных за нее и сроки выполнения. Руководители проектов и члены команд часто приходят на совещание или «мозговой штурм» с перечнем всех упомянутых задач. Такие списки сразу же дают толчок к достижению целей проекта, поскольку все понимают, что и когда они должны сделать.
Преимущества использования элементов действий
В пунктах действий четко сформулированы ожидания и даны значимые детали, чтобы сотрудники знали, что им делать. Вот несколько преимуществ определения пунктов действий:
- Заметки о совещаниях с возможностью выполнения действий — если в протоколе совещания указать пункты действий, то все сразу поймут, что нужно сделать, чтобы продвинуть обсуждаемый проект.
- Организованные проекты — вы можете использовать списки пунктов действий для создания графиков проектов, отслеживания прогресса и дорожных карт, чтобы каждый чувствовал себя хорошо информированным и готовым к успеху.
- Установленные приоритеты и ожидания — поскольку пункты действий четко определены и включают в себя сроки, они четко устанавливают ожидания для вашей команды. А как руководитель проекта, вы можете использовать эту информацию для создания списков приоритетов задач для всех участников проекта.
- Упрощенный мониторинг и отслеживание хода работ — начало проекта со списка пунктов действий и сроков облегчает менеджерам проекта контроль за ходом работ. Трекер элементов действий также может отслеживать элементы и предоставлять мгновенный снимок состояния проекта.
- Повышение ответственности — создание пунктов действий сразу после совещания или «мозгового штурма» позволяет сотрудникам сразу же взять на себя ответственность за свои идеи и задачи. Кроме того, благодаря таким четко определенным спискам у сотрудников появляется человек, непосредственно связанный с каждой задачей, которому они могут адресовать свои вопросы.
Три «W» пунктов действий
Когда вы выходите на старт проекта с записями совещания, у вас, скорее всего, есть несколько пунктов действий, которые необходимо определить и назначить. Создание и назначение каждого пункта действий начинается с ответа на три важных вопроса W:
- Какова задача — в каждом пункте действий должна быть сформулирована задача, желательно с использованием сильного и краткого глагола. В таком подробном задании, как «Создать резервную копию всех баз данных SQL на сервере Marketing_DB», используется глагол «создать резервную копию», четко определяющий действия, которые необходимо предпринять для выполнения задачи.
- Кто должен ее выполнить — всегда указывайте ответственного за выполнение пунктов действий, чтобы сделать их доступными для немедленного выполнения. Это человек или команда, ответственные за выполнение задачи. Они также являются непосредственными исполнителями задачи, чтобы люди знали, к кому обращаться с вопросами или соответствующей информацией по данному пункту.
- Когда он должен быть готов — укажите, когда назначенный сотрудник должен выполнить этот пункт, чтобы он сразу знал, как организовать свое время и ресурсы, чтобы не отстать от графика. При необходимости укажите все зависимости, например, другие задачи, которые команда должна завершить до начала работы над этой.
Как создать качественный список пунктов действий
Качественные пункты действий включают в себя всю информацию, необходимую для своевременного выполнения задания. Для создания эффективного списка пунктов действий выполните следующие пять шагов.
1. Дайте название своему пункту действий (какое)
Заголовок — это краткое описание задачи, включающее сильный, лаконичный глагол, передающий ощущение действия — кто-то должен что-то сделать. После глагола/действия опишите предмет. Это объект действия, который вы только что установили. «Создать резервную копию всех баз данных SQL на сервере Marketing_DB» — это замечательно, поскольку соответствует этим рекомендациям.
2. Добавьте дату начала и окончания (когда)
Укажите дату начала и завершения работы, чтобы назначаемые лица понимали свои ожидания и могли начать организовывать свое время для выполнения этого задания. Эти даты должны быть конкретными, чтобы избежать путаницы или недоразумений, например, «К EOD 23 сентября». При необходимости можно также включить краткую временную шкалу, чтобы показать зависимости.
3. Назначить владельцев задачи (кто)
Отметьте, кто отвечает за каждый пункт действий, будь то отдельный человек или команда. Если вы назначаете несколько человек, определите, кто отвечает за тот или иной аспект задачи, чтобы другие коллеги знали, куда обращаться со своими вопросами.
4. Установить приоритеты
После того как вы определили все пункты действий, относящиеся к конкретному проекту или команде, составьте список приоритетов, чтобы сотрудники понимали общую картину и могли соответствующим образом управлять своей нагрузкой. При составлении списка учитывайте важность каждого пункта (насколько он важен для проекта или других целей команды) и срочность (как скоро он должен быть выполнен).
5. Добавьте соответствующие детали
Качественные элементы действий содержат всю информацию, необходимую владельцу задачи для ее выполнения. Вы можете легко подключить соответствующие и полезные документы к элементам действий в подключенном рабочем пространстве, например в Ноушен, или отправить эту информацию назначенцу через платформу управления проектами или коммуникационную платформу на рабочем месте. Только не добавляйте эти объемные сведения непосредственно к пункту действия, поскольку такие списки должны быть краткими и понятными с первого взгляда.
Примеры пунктов действий
Чтобы помочь вам начать, приведем несколько примеров качественных действий.
Пример №1
Название задачи: Выполнить резервное копирование всех баз данных SQL на сервере Marketing_DB
Срок выполнения: до 23 сентября
Владелец задачи: Alan B.
Уровень приоритета: Средний
Подробности: Пожалуйста, синхронизируйте дополнительные резервные копии с учетной записью хранилища cloudstor245656.
Пример №2
Название задачи: Подтверждение даты встречи на следующий квартал
Срок выполнения: конец месяца
Владелец задачи: Vi Y.
Уровень приоритета: Низкий
Детали: Нет
Пример № 3
Название задачи: Отправить полный список членов команды Али в отдел кадров
Срок выполнения: завтра
Владелец задачи: Preet S.
Уровень приоритета: высокий
Детали: Отправить список в формате электронной таблицы Excel, используя столбцы, указанные в следующем [связанном документе].
Создайте список пунктов действий в Ноушен
Качественные пункты действий порождают качественный результат, поскольку сотрудники четко понимают, что от них требуется. Создавайте списки пунктов действий после совещаний, мозговых штурмов и при начале нового проекта, чтобы не упустить ни одной хорошей идеи или срочной задачи.
Чтобы начать работу, используйте шаблон заметок для совещаний, шаблон управления проектами или Ноушен AI для создания резюме совещаний, включающих списки пунктов действий.