Компания Humming Homes быстро росла — показатели были хорошими, команда удваивалась, — но общая база данных задач, в которой команда отслеживала все свои проекты, начала становиться громоздкой. Инженерная команда использовала Clubhouse, операционная команда — Monday.com, а некоторые члены команды — Slack. Когда в Humming Homes пришел начальник отдела кадров Джек, команда перешла на Ноушен.
На этом вебинаре опытные пользователи Ноушен вместе с Мари Пулен и генеральным директором Адилем и начальником отдела кадров Джеком создавали индивидуальную панель задач, которая могла бы отвечать как индивидуальным потребностям, так и потребностям команды руководителей в целом.
Каждый месяц мы встречаемся с основателями и создаем реальные инструменты для реальных команд. Если вам нужна CRM или система управления проектами, скорее всего, мы ее уже создали. Ознакомиться с полным списком вебинаров Hot Seat можно здесь.
Посмотрите запись вебинара ниже или прочитайте полный обзор того, как мы шаг за шагом создавали приборную панель.
Зачем стартапам нужны панели задач?
Панели управления задачами помогают стартапам во многих отношениях. Стартапы, как правило, состоят из быстро меняющихся команд с множеством подвижных элементов. Панели управления задачами — идеальный инструмент, особенно для руководителей компаний, позволяющий оптимизировать работу и в то же время внимательно следить за общим ходом работы.
Вот как панели задач помогают стартапам:
- Отслеживание показателей в реальном времени: Скорость всегда является преимуществом для стартапов, поэтому отслеживание в реальном времени таких показателей, как операционные расходы или статус проекта, поможет вам быстрее принимать решения.
- Возможность планирования рабочих процессов: Используйте панель задач в качестве шаблона для рабочих процессов. Вы можете извлекать задачи и создавать индивидуальные рабочие процессы.
- Наглядная визуализация прогресса команды: Вместо того чтобы полагаться на индивидуальные встречи 1:1 для каждого члена команды, вы можете увидеть, достигает ли ваша команда поставленных целей и выполняет ли она свои KPI, прямо с панели задач. Вы можете отфильтровать KPI по типу задачи.
- Высокая функциональность: В целом панели задач просты в использовании (особенно в Ноушен), их можно легко редактировать, а также получать уведомления о состоянии каждой задачи.
Каковы особенности панели задач?
Ключевой характеристикой панели задач является база данных, и в ходе вебинара она часто упоминается. В Ноушен база данных — это набор страниц. Вот некоторые ресурсы, которые помогут вам начать работу с базами данных.
- База данных задач — база данных всех задач
- Связанные базы данных — используются, когда необходимо сослаться на содержимое базы данных в другом месте рабочей области
- Представления базы данных — различные варианты просмотра, помогающие визуализировать данные
Как другие стартапы используют панели задач с помощью Ноушен?
Давайте рассмотрим несколько примеров использования Ноушен другими успешными стартапами, которые применяют его для создания панелей задач.
Crowdcast, платформа для проведения живых мероприятий, использует панели задач для своей удаленной команды. Каждая приборная панель представляет собой специально созданное рабочее пространство. Задачи, представленные на приборной панели, также дублируют рабочий процесс. Например, если в отделе продаж есть приборная панель, на которой по статусу отображаются сделки, требующие особого внимания. Можно создать рабочий процесс, который будет содержать такие задачи, как «отправить сообщение потенциальному клиенту X» или «отправить документы на окончательную проверку».
Pleo, европейская финтех-компания, упрощающая расходование средств компании, также использует панели задач для своей разнообразной удаленной команды. Благодаря тому, что приборная панель отображается в зависимости от роли, сотрудники имеют возможность видеть только те задачи, проекты и информацию, которые относятся к их роли. Директор по бренду и коммуникациям Люк Ричардсон объясняет: «Ноушен позволяет нам достичь такого уровня нюансов, которого мы не могли достичь раньше. То, что вы видите, зависит от уровня вашей заинтересованности и области внимания».
Genially, интерактивная платформа для создания контента, использует информационные панели для межфункциональной командной работы. Задачи команды хранятся в единой базе данных, и люди могут использовать пользовательские представления для просмотра работы в любом удобном для них виде — будь то доска Kanban, список задач или календарь. Genially использует преимущества рабочего пространства Ноушен «все в одном», встраивая все в задачи. Создатель творческого сообщества Али Олични называет Ноушен «просто невероятным».
Как создать панель задач с помощью Ноушен
Решите, какой тип настройки вам нужен. На вебинаре Адиль и Джек использовали двухуровневую панель задач, состоящую из базы данных задач и приборной панели. Однако Мари рассматривает приборную панель как отдельную страницу, на которую стекаются данные из разных мест.
Определите видимость/назначьте права доступа. Нужен ли различным отделам доступ к панели задач? Например, должна ли команда оперативного отдела видеть задачи из отдела продаж? Хотя, возможно, это и хорошо, если вся команда может видеть операции всей компании, вы можете захотеть ограничить доступ к определенной конфиденциальной информации.
Создайте общую базу данных задач и назначьте задачи конкретным членам команды. Если создать базу данных команды со всеми ее членами, то ее можно связать с общей базой данных задач, чтобы было удобно назначать задания. Общая база данных задач облегчает работу команды. Все знают, кто какую задачу выполняет.
Добавить представления. Как вы хотите просматривать планы проекта? Вы можете выбрать простой вид таблицы или вид временной шкалы (подобный диаграмме Ганта). Вид таблицы может быть полезен для просмотра предстоящих задач в течение короткого периода времени. Представление в виде временной шкалы может быть полезно для просмотра задач в более длительном временном интервале — например, на квартал. Кроме того, представление в виде временной шкалы может быть использовано для того, чтобы оглянуться назад и увидеть развитие и рост компании за определенный период.
Добавьте диапазон дат или срок выполнения. Когда задача должна быть решена? Важно держать сотрудников в курсе того, что они должны делать. Диапазон дат также поможет визуализировать график и цели компании.
Присвоить метку приоритета. Насколько срочной является каждая задача? Вы можете присвоить метку приоритета, используя число (1-5) или метки «Низкий», «Средний» или «Высокий».
Создание панелей задач для вашего стартапа
Чувствуете вдохновение? Посмотрите запись вебинара выше, чтобы следовать инструкциям Мари, как она создает панель задач Humming Home с нуля. Или сразу же приступайте к созданию собственной версии для своего стартапа! Для получения дополнительной информации о создании рабочих процессов для вашей команды ознакомьтесь с полным списком вебинаров Hot Seat здесь.