Запуск нового проекта предполагает множество движущихся частей и участие различных людей на всех уровнях компании — от получения согласия руководства до утверждения бюджета и выделения ресурсов. И все это должно произойти еще до того, как вы начнете реализацию проекта.
Одно из решений? Использование устава проекта.
Устав проекта — это отличный инструмент для того, чтобы люди из разных команд были согласны с целями проекта еще до его начала, а также для того, чтобы совместными усилиями не сворачивать с намеченного пути до самого финиша.
Что такое устав проекта?
В уставе проекта определяются цели, результаты, бюджет, сроки и люди, участвующие в проекте. Он служит отправной точкой для согласования действий команды и выработки единого мнения о том, что должно быть достигнуто в рамках проекта.
Устав проекта обычно включает такие пункты, как:
- Как проект вписывается в цели организации
- Цели и задачи проекта
- Временные рамки
- Бюджет и имеющиеся ресурсы
- Члены команды и заинтересованные стороны
- Возможные препятствия
Самое главное, что устав проекта дает руководителю проекта полномочия для начала реализации проекта: после утверждения бюджета в уставе проекта руководитель проекта знает, какими ресурсами он располагает для реализации проекта, и может приступить к их использованию.
В уставе проекта также четко сформулированы ожидания руководства в отношении результатов, что позволяет с самого начала обеспечить согласованность действий и избежать неожиданностей и недоразумений в дальнейшем.
Эффективный шаблон устава проекта для организации работы команды
Готовы создать свой первый устав проекта? Для начала можно воспользоваться нашим шаблоном устава проекта.
Шаблон охватывает все спецификации проекта. Представим, что проект — это кампания по генерации лидов Q3.
Оглавление
Оглавление шаблона устава проекта дает общее представление о документе и позволяет быстро переходить к различным разделам. Такая структура позволяет всем членам команды легко и четко сосредоточиться на деталях, которые их интересуют на любом этапе проекта.
Цель
Цель более высокого уровня — это то, чего пытается достичь ваш проект. Постарайтесь сформулировать ее так, чтобы она соответствовала общим целям компании. Постановка цели позволяет всем членам команды понять общую цель проекта и его влияние на компанию.
Пример: Генерировать 700 новых лидов.
Описание
Опишите стоящую перед вами проблему и то, как проект будет ее решать. В зависимости от проекта убедитесь, что ваше описание сфокусировано на конкретной, а не на общей проблеме.
Пример: В первом квартале количество потенциальных клиентов сократилось, поэтому мы проводим комплексную кампанию по привлечению потенциальных клиентов, чтобы достичь целей на конец года.
Основные требования и результаты
В этот раздел включаются требования заинтересованных сторон и результаты проекта. По мере реализации проекта он неизбежно будет затрагивать больше рук, чем в начале. Заблаговременное уточнение требований позволяет всем согласовать результаты, которые должен дать проект. С помощью Ноушен можно даже использовать символ @ для добавления динамических дат к результатам.
Пример: Email-маркетинг (5 писем), социальные сети (дизайн и копирование), PPC и ретаргетинговая кампания.
Бюджет
Включите общий бюджет или детализируйте его в зависимости от того, как он будет распределен. Особенно важна разбивка по командам или отделам, чтобы каждый из них мог планировать и прогнозировать свои расходы на протяжении всего проекта.
Пример: Общий бюджет $300 тыс. = $50 тыс. на маркетинг по электронной почте, $50 тыс. на социальные сети, $100 тыс. на PPC и $100 тыс. на ретаргетинг.
Факторы успеха
Определите и перечислите ключевые факторы, которые необходимо соблюсти, чтобы проект был успешным. Важно заранее определить, как и что вы будете измерять. Это позволит всем командам получить конкретное представление о задачах или функциях, которые необходимо выполнить/добавить для достижения максимального значения ключевых показателей.
Пример: Добиться X вовлечений в каждой кампании, при этом не менее Y вовлечений в каждом платном объявлении.
Этапы и график
Для хронологического отслеживания этапов можно использовать представление временной шкалы. Создавайте более мелкие этапы для отслеживания продолжительности проекта, назначайте их различным членам команды и устанавливайте сроки. Используя наш шаблон устава проекта, отдельные сотрудники и команды могут также обновлять информацию о ходе выполнения каждого этапа.
Пример: Этап №1 Запуск кампании по электронной почте, 5 июля.
Допущения и ограничения
Включите сюда известные и неизвестные переменные, которые могут повлиять на ваш проект.
Пример: Допущение 1: бюджет PPC в размере $100 тыс. является конкурентоспособным по сравнению с тем, что тратят наши конкуренты.
Руководители проектов и члены команд
В базе данных этого раздела можно отметить всех членов команды проекта и четко перечислить их обязанности.
Пример: @Ada Lovelace — отвечает за копирайт для цифровых маркетинговых активов.
Утверждение
Наконец, эта база данных позволяет перечислить и пометить все заинтересованные стороны, которым необходимо утвердить устав проекта до начала его реализации.
Пример: @Ted Nelson — дата подписания, 2 мая — статус: Одобрено.
Преимущества и недостатки хартий проектов для стартапов
Создание устава дает руководителям проектов возможность четко сформулировать, что должно быть сделано в рамках проекта, и позволяет воспользоваться преимуществами четкой коммуникации в рамках организации. Однако при неправильном подходе хартии проектов создают проблемы для сотрудников стартапа, которые и без того напряжены ожиданиями.
Преимущества
Уставы проектов могут дать межфункциональным командам единую отправную точку для начала нового проекта — если руководители правильно их используют.
Внутренний маркетинг проекта
Хороший устав проекта может помочь вам продвинуть проект на рынке и получить одобрение со стороны руководства компании, практически как единый лист проекта. Он позволяет позиционировать проект в рамках общих приоритетов компании и увязать его с ее целями. Грамотно составленный устав проекта поможет обосновать необходимые ресурсы и убедить заинтересованные стороны в необходимости его утверждения.
Подтверждение полномочий
Использование устава проекта — это также хороший способ подтвердить наличие ресурсов в распоряжении руководителя проекта. Все спецификации проекта четко изложены в одном месте, поэтому после утверждения устава руководитель получает разрешение на привлечение ресурсов для реализации проекта. В некотором смысле устав проекта похож на юридический устав: в нем четко прописаны ожидания всех участников проекта.
Обеспечение согласованности
Уставы проектов также помогают убедиться в том, что команда, заинтересованные стороны и руководство с самого начала находятся на одной волне. При наличии четко сформулированных целей, результатов и задач гораздо проще наладить сотрудничество и успешно реализовать проект.
Предотвращение расширения области применения
Наличие устава проекта определяет ожидания с самого начала, что позволяет предотвратить страшное расширение масштабов. Если проект начинает выходить за рамки ожиданий, обращение к первоначальному уставу позволяет вернуть проект в нужное русло.
Перед началом проекта в уставе проекта устанавливаются ожидания всех команд. Если впоследствии заинтересованные стороны передумают, устав проекта напомнит им о первоначальном объеме работ. Если же они захотят изменить его, то им необходимо снова получить согласие всех команд.
Гарантия непрерывности
Уставы проектов также полезны для обеспечения преемственности, если кто-то из членов команды или даже руководитель покидает компанию в середине проекта. Наличие устава позволяет вникнуть в суть проекта и понять все его движущиеся части, не теряя при этом из виду первоначальную цель. По сути, устав служит единым источником истины (SSOT) для проекта.
Недостатки
Если устав проекта составлен неправильно, это может привести к проблемам в дальнейшем. Существует несколько ошибок, которых следует избегать:
Жесткие ожидания
Если вы составите слишком жесткий устав, который не сможет адаптироваться к изменениям, вносимым по ходу проекта, он может скорее помешать, чем помочь. Иногда проекты должны развиваться: главное — найти баланс между гибкостью и следованием первоначальному уставу проекта.
С другой стороны, наличие устава проекта помогает гораздо раньше заметить отклонения от «плана» и решить, будут ли они способствовать достижению первоначальных целей проекта, а в противном случае — скорректировать его.
Недостаточно раннее распространение уставов проектов
Наличие всех спецификаций проекта в одном месте и получение подписей от заинтересованных сторон до его начала — это прекрасно, если только вы не столкнетесь с проблемой, когда один занятой руководитель не успеет прочитать и подписать устав проекта. Наличие таких «узких мест» на начальном этапе может нарушить весь график и заставить вас впоследствии пытаться наверстать упущенное. Одним из возможных решений является заблаговременное ознакомление с уставом проекта и заблаговременное информирование о сроках.
Шаблон устава проекта, который вы можете начать использовать уже сейчас (и многие другие шаблоны для вашего стартапа)
Ноушен предлагает ряд шаблонов для стартапов, которые помогут вам начать работу. Наличие шаблона под рукой позволяет дублировать и настраивать его для каждого нового проекта, хранить активы и задачи в одном месте и легко сотрудничать с другими членами команды.
- Шаблон задания на проектирование
- Шаблон ежедневной работы и задач инженерной команды Mixpanel
- Шаблон для задач командного проекта
- Шаблон для личных задач