Написание стандартных операционных процедур (СОП) вполне может стать той стратегией, которая необходима вашему стартапу, чтобы наконец-то преодолеть этот постоянный потолок роста и перейти на более высокую передачу.
Однако большинство стартапов полностью избегают их написания. Вполне логично, что СОПы часто упускаются из виду в стартапах, которые печально известны тем, что быстро вводят в штат новых сотрудников и внедряют новые процессы. С точки зрения эффективных способов развития стартапа, СОПы не вызывают такого ажиотажа, как видеоролики о бренде, которые вы размещаете на социальных каналах. Конечно, СОПы необходимы для бесперебойного функционирования бизнеса, но их трудно придерживаться, если у вас растущая компания, вы придумываете процессы на ходу и часто меняете направление деятельности.
Но СОПы не обязательно должны быть болезненными для поддержания или систематизации.
Наличие шаблона СОП обеспечит вашему стартапу успех. Имея шаблон СОП для начала, стандартные рекомендации и строгую таксономию, СОПы могут стать ресурсом, которым они должны быть, а не мучением.
Вот как (и где) следует создавать СОПы для своего стартапа.
Что такое стандартная операционная процедура (СОП)?
Стандартная операционная процедура (сокращенно СОП) — это централизованный ресурс, в котором четко прописаны пошаговые действия сотрудников компании по выполнению того или иного процесса или задачи, например, действия дизайнера при обновлении визуального ряда на сайте компании. В SOP подробно описываются все тонкости процесса от начала до конца, что выходит далеко за рамки документа, представляющего собой некий простой обзор.
5 основных элементов первоклассного СОПа
Документация никогда не стоит на первом месте для стартапов. Это вдвойне касается виртуальных команд. Без централизованной системы документирования, позволяющей согласовывать работу команды на (потенциально) глобальном уровне, будут возникать вопросы, а рост замедлится.
Эта проблема до сих пор остается нерешенной, но не из-за отсутствия попыток. Быстрый поиск в Google по запросу «шаблон sop» дает более 50 млн. результатов — это очень много шума, который необходимо отсортировать, когда вы заняты тушением пожаров, с которыми ежедневно сталкивается каждый стартап.
Изучив лучшие из лучших, мы пришли к выводу, что у лучших шаблонов SOP есть несколько общих черт:
- Их формат соответствует поставленной задаче. Лучшие СОПы включают как письменные инструкции, так и видео, иллюстрирующие выполнение задачи. Не позволяйте письменному формату ограничивать вас — скриншоты и видеообзоры (например, в Ноушен есть возможность встраивания Loom) помогают упростить передачу знаний/управление ими между членами команды и ускорить масштабирование.
- Они не жалеют деталей. Как правило, вы должны иметь возможность передать сотруднику документ SOP и рассчитывать на то, что в нем без дополнительного инструктажа будет представлен весь контекст для читателя.
- Они требуют действий от команды. Это зависит от того, какой инструмент или программное обеспечение выберет ваш стартап для создания своей базы знаний. В Ноушен работа живет вместе со знаниями, поэтому командам не нужно переходить от одного инструмента к другому, чтобы сделать СОПы применимыми. Инструмент должен быть ориентирован на совместную работу и легко поддаваться редактированию или обновлению, если со временем в процесс вносятся изменения.
- Они имеют общий формат. Повторяющийся формат и соглашение об именовании файлов/папок облегчают создание и усвоение новых СОПов. Формула шаблона СОП компании Ноушен является надежной: цель, контекст, определения/терминологии, связанные инструменты, роли/обязанности и процедура.
- Они объединяют все команды. СОПы должны выступать в качестве единого источника истины для всех процедур и необходимой документации по запуску.
Откладывание СОПов пугает, если подумать об альтернативе. Наличие СОПов помогает стартапам избежать выгорания (от многократного обучения одному и тому же из-за отсутствия СОПов или от длительного введения в должность из-за отсутствия СОПов) и позволяет вашей команде со временем легко масштабироваться. В отчете CB Insights выгорание сотрудников названо одной из 12 основных причин неудач стартапов. Внедряйте СОПы как можно раньше, чтобы создать повторяющиеся процессы и продолжать обучение с первого дня работы каждого сотрудника.
Ускорьте организацию работы своей команды с помощью шаблона стандартной операционной процедуры Ноушен
Работа с шаблоном SOP для организации команды не обязательно должна быть утомительной. Начать можно с проверенного шаблона, даже если он является базовым, что может подтолкнуть к итерациям и улучшениям, которые будут способствовать продвижению вперед.
(Кроме того, СОПы открывают путь к созданию руководства по эксплуатации, что, кстати, является обязательным условием при последующей продаже бизнеса ).
Чтобы создать свой собственный СОП, начните с шаблона СОП компании Ноушен и развивайте его, добавляя приложения, которые помогут новым членам команды добиться успеха, например, часто задаваемые вопросы, дополнительное чтение или ресурсы, владельцы определенных инициатив и т.д.
Это единственный шаблон SOP, который вам понадобится для успешного начала работы вашей команды:
Основные моменты данного шаблона SOP включают:
- В качестве наглядных пособий используйте записи с экрана (Loom — отличный ресурс), изображения и доски рабочего процесса.
- Добавьте дополнительный контент путем размещения ссылок на другие соответствующие страницы Ноушен.
- Обеспечение подотчетности за счет динамической маркировки членов команды и установления сроков с помощью оповещений.
Интересно, где Вы можете применить этот шаблон СОП? Вот некоторые идеи трудоемких и высокоприоритетных процессов, для которых можно написать СОПы:
- План запуска продукта — Многие стартапы начинаются только с продукта и видения. План запуска продукта (SOP) — это отличное место для начала внутренней (или даже внешней) коммуникации по целям, этапам и результатам создания новых продуктов.
- SEO-оптимизация статьи в блоге — Что бы представляли собой стартапы без контента (или контент-менеджера с сильным чек-листом)? В SEO SOP должно быть описано, как именно писать и оптимизировать статью в блоге, даже начиная с такого основополагающего шага, как определение того, кто будет ее писать.
- Ввод в должность новых сотрудников — Одним из наиболее полезных мест, с которых следует начать внедрение СОП в стартапе, является процесс ввода в должность. Многие организации теряют темп при принятии новых сотрудников, и этот процесс особенно актуален для стартапов, поскольку за год они теряют каждого четвертого сотрудника. Если сделать процесс введения в должность максимально повторяемым и плавным, это поможет вашему стартапу обеспечить соответствие потребностей растущего персонала и растущей компании.
Согласование центральных СОПов с командой с помощью такого инструмента, как Ноушен
Чем раньше вы внедрите систему СОПов в своем стартапе, тем быстрее вы решите такие проблемы, как накопление знаний, неэффективный ввод сотрудников в должность и т.д. Документация в виде вики-сайтов компании, размещенных в виде централизованной «базы данных», является эффективным решением для преодоления этих общих проблем и сплочения команды.
Благодаря четкому соблюдению стандартов, централизованной информации и частому обновлению СОПы могут стать не головной болью, а ресурсом. Гибкое использование шаблона СОП может сплотить коллектив и ускорить передачу знаний. Ваша нынешняя (и будущая) команда будет вам благодарна.
Мы хотим убедиться, что в Ноушен вам не придется изобретать (и переделывать) колесо для подобных инициатив. Мы предлагаем множество шаблонов, с помощью которых можно приступить к решению любых задач и процессов. Шаблон для начала позволяет размножить и адаптировать его к новым проектам компании, разместить его в централизованном месте и создать рабочее пространство для совместной работы.
Ознакомьтесь с нашим шаблоном SOP, чтобы начать «мозговой штурм» по его применению в вашем стартапе.