Встречи один на один — важнейшая часть экосистемы вашего стартапа. Они могут быть еженедельными, ежемесячными или какими-то промежуточными, но независимо от того, когда вы их проводите, регулярные встречи «один на один» помогут вам повысить уровень управления командой и улучшить рабочий процесс.
Будь то встреча руководителя с непосредственным подчиненным, двух членов команды над проектом или встреча генерального директора с потенциальным инвестором, встречи один на один укрепят уверенность и доверие, необходимые для бесперебойной работы стартапа. Ниже вы узнаете, почему встречи «один на один» так важны для вашего успеха, а также как проводить их эффективно.
Будь то совещание 1:1, совещание всех сотрудников или командное совещание — вот 5 шаблонов, которые можно использовать для создания, обмена и лучшей организации заметок на совещаниях.
Почему встречи «один на один» являются ключевыми для успеха стартапа
Встречи «один на один» создают пространство для приватных обсуждений, которые улучшают рабочие отношения и одновременно повышают вовлеченность и мотивацию сотрудников. Такой уровень конфиденциальности способствует развитию диалога и открытого общения. В ходе встреч «один на один» члены команды могут свободно задавать вопросы и обсуждать цели компании, а также выяснять, как их идеи могут быть увязаны с общей стратегией стартапа.
Групповые встречи, в отличие от встреч «один на один», обычно вызывают у людей страх публичных выступлений. Глоссофобией — боязнью публичных выступлений — страдает до 75% населения. Чем больше группа, тем сильнее страх, и тем более формальным должно быть выступление. Это может заставить человека еще больше нервничать, чтобы высказаться.
Встречи один на один также позволяют более целенаправленно работать и устанавливать более эмпатичные отношения. На больших собраниях коллектива, где общение происходит устно, а не письменно, «мозговой штурм» может нанести вред производительности. При меньшем количестве участников совещания высказывается меньше мнений и, следовательно, быстрее разрешаются возможные разногласия. Чем быстрее вы сможете найти решение или предложить инновационные идеи, тем быстрее вы сможете развить свой стартап до полного потенциала.
Кроме того, регулярные встречи один на один способствуют улучшению рабочих отношений и повышению удовлетворенности трудом. Частые встречи ведут к постоянному открытому диалогу, что уменьшает количество проблем, которые сотрудник может «выплеснуть». По данным Harvard Business Review, сотрудники, которые получают больше индивидуальных встреч с руководителями, чем их коллеги, на 67% реже отказываются от работы. Такие сотрудники чувствуют свою значимость и мотивированы на дальнейшее участие в работе.
Как проводить эффективные встречи один на один
Эффективные встречи один на один происходят регулярно и должны быть более глубокими, чем электронные письма высокого уровня. Важно не использовать эти встречи для получения обновленной информации о состоянии дел, что можно сделать асинхронно.
Успешная «модель обратной связи» использует постоянную периодичность, чтобы обе стороны были подотчетны и находились в курсе событий. Частая обратная связь особенно важна для сотрудников, принадлежащих к поколению миллениалов. По данным Gallup, «миллениалы, которые регулярно встречаются со своим руководителем, более чем в два раза чаще, чем их коллеги по поколению, вовлечены в работу«.
Выбор каденции совещаний
Выбор частоты проведения встреч зависит от нескольких факторов. Планируете ли вы проводить встречи ежедневно? Еженедельно? Раз в две недели? От того, какой вариант подходит Вам и Вашему партнеру, будет зависеть продолжительность встречи.
Например, если вы решили проводить встречи еженедельно, то рекомендуемая продолжительность встречи составляет 30 минут. Если вы решили встречаться раз в две недели, то продолжительность встречи должна составлять 1 час глубокой работы. Если вы встречаетесь ежедневно, то встречи должны быть короче. Если встречи проводятся ежемесячно или ежеквартально, то они должны быть более продолжительными. Возможно, вам придется опробовать несколько вариантов, пока вы не поймете, что лучше всего подходит вам и вашему партнеру.
Несколько лет назад компания Adobe решила отказаться от проведения ежегодных аттестаций. Вместо этого они стали проводить более частые проверки и встречи один на один. Это привело к более равноправным отношениям между руководителями и их непосредственными подчиненными. Открытость руководителей к обратной связи значительно возросла по сравнению с предыдущими годами, что привело к созданию более сплоченной атмосферы и повышению удовлетворенности работой.
Подготовка к встрече
Перед встречей уделите время подготовке себя и своего партнера: составьте повестку дня и поделитесь ею с партнером. Вы можете использовать последовательный шаблон встречи один на один, который включает динамические пользовательские повестки дня для каждой встречи. Выбор таких областей, как достижения, предложения, уроки, препятствия/решения и запросы на обратную связь, поможет вам и вашему партнеру по встрече оставаться организованными. Это также даст вашему партнеру достаточно времени, чтобы при необходимости подготовить что-либо к встрече.
Компания Loom использует Ноушен для подготовки документов и шаблонов встреч «один на один», чтобы все были на одной волне. Зак Харгетт, бывший руководитель отдела продуктов Loom, говорит: «Ноушен создает фокус таким образом, каким я никогда не видел, чтобы другой продукт мог создать фокус. Одно из немногих мест, где я нахожу утешение на рабочем месте, — это сидеть перед чистым документом Ноушен и писать».
Начните с победы
Один из лучших способов начать встречу — с личного, командного или клиентского достижения.
Ваш шаблон встречи один на один должен начинаться с правильной ноги, способствуя формированию позитивного настроя, необходимого для продуктивной встречи. По данным научного центра Great Good Science Center, выражение общей благодарности на работе связано с «более позитивными эмоциями, меньшим стрессом и меньшим количеством жалоб на здоровье, большим ощущением того, что мы можем достичь своих целей, меньшим количеством дней болезни и большей удовлетворенностью своей работой и своими коллегами».
Стив Форан, основатель программы Gratitude at Work, считает, что для того, чтобы сделать свой стартап более прибыльным, необходимо искренне разделять благодарность. Выражая благодарность своим сотрудникам, вы повышаете их эффективность и вовлеченность в работу. А, как известно, более эффективный и вовлеченный персонал ведет к более успешному стартапу.
Используйте гибкие пункты обсуждения и открытые вопросы
Следование повестке дня важно, но не стоит слишком жестко подходить к ее составлению. Если вы погрузились в полезную тему, которую не планировали, все равно продолжайте ее. Активное слушание и гибкость могут привести к неожиданным и полезным результатам встреч «один на один». Используйте широкие, открытые вопросы, которые предполагают развернутые ответы, а не ограничивающие вопросы, которые приводят к ответам типа «да или нет». Например, отличным открытым вопросом может быть следующий: «Что вы думаете о том, как мы выполнили этот проект?». Ограничивающий вопрос, которого следует избегать, звучит следующим образом: «Довольны ли Вы этим проектом?».
В повестку дня совещания может быть включено время, отведенное на обсуждение обратной связи. Это время должно быть посвящено тому, как давать и просить обратную связь.
Лучше всего об этом говорит Дебора Петерсон из Стэнфордской высшей школы бизнеса: «Цель обратной связи не в том, чтобы изменить другого человека, а в том, чтобы побудить его или ее к разговору с вами о решении проблем». Когда обе стороны встречи могут предоставлять и получать обратную связь, вы с большей вероятностью решите все проблемы, препятствующие успеху вашего стартапа.
Предоставление последующих шагов и пунктов действий
Прежде чем завершить встречу один на один, свяжите свои заметки с дальнейшими действиями. Результаты и действия обеспечивают ясность и обобщают выводы, сделанные в ходе встречи. Даже на встрече между двумя людьми очень важно убедиться, что обе стороны уходят с одной и той же страницы. В противном случае можно было бы и не проводить встречу. Не теряйте драгоценное время!
Для компании Metalab обмен заметками и идеями с помощью Ноушен снижает риск потери времени и упущенных возможностей. Это касается как внутренних совещаний, так и встреч с клиентами. Мари Госал, директор по дизайну Metalab, заявляет: «Каждый раз, когда мы начинаем проект, мы выясняем потребности и предпочтения клиента. Некоторые хотят больше документации или более подробного изложения, и Ноушен это поддерживает». Четкая и подробная коммуникация может стать разницей между приобретением или потерей клиента. Четкое и подробное изложение последующих шагов и пунктов действий настроит вашу компанию на непрерывный цикл эффективных встреч.
Перспективы встреч один на один
Шаблон заметок для встреч 1:1 от компании Ноушен делит повестку дня встречи на четыре фокусные области: «Прошлая неделя», «Текущая неделя», «Потенциальные блокирующие факторы» и «Пункты действий». Для поддержания подотчетности и ясности каждый может добавлять комментарии к документу, задавать вопросы, давать обратную связь или советы, когда это необходимо. Это позволит вам и вашей команде сэкономить время и силы перед следующей встречей. Кроме того, шаблон позволяет гибко подстраиваться под каждую индивидуальную встречу, сохраняя при этом место для организации встреч.
Неважно, используете ли вы Ноушен или нет, главное — быть последовательным и открытым в общении. Использование шаблона для встреч «один на один» поможет при написании и планировании отразить поток и эффективность встреч.