Риск — неизбежная часть бизнеса. Но одно дело — оценивать риски и компромиссы, чтобы принимать уверенные решения, и совсем другое — метаться в поисках решения проблем, к которым можно было бы подготовиться.
Оценка рисков — это способ оценить свои возможности в рамках разработки стратегии на случай потенциальных проблем, таких как финансовый спад, нехватка ресурсов или персонала. А шаблоны для оценки рисков позволяют структурировать этот процесс, чтобы ничего не упустить.
Виды рисков
Наиболее распространенными угрозами, для которых используются эти оценки, являются:
- Нарушения кибербезопасности — команды специалистов по информационным технологиям (ИТ) часто проводят оценки с целью выявления угроз системам безопасности или конфиденциальной информации.
- Технологические «поломки » — ИТ-команды оценивают риски перед внедрением изменений, которые могут повлиять на сотрудников или клиентов, например, если сломался сервер или новая функция вывела сайт из строя.
- Финансовые потери — компании проводят оценку финансовых угроз, чтобы избежать потерь, связанных с неправильным составлением бюджета, избыточным наймом персонала и необдуманными тратами. Поскольку мы не можем предсказать, когда произойдет экономический спад, рецессия или пандемия, нам следует подготовить резервные планы на случай наихудших сценариев.
- Затруднения в управлении проектами — оценка рисков также может помочь руководителям проектов избежать препятствий, тормозящих реализацию проектов. Например, руководитель может провести оценку рисков, чтобы определить вероятность срыва финансирования проекта по разработке приложений со стороны поставщика.
- Травмы на рабочем месте — если у вас есть физическое рабочее место, то у вашей компании есть ряд обязательств, которые необходимо учитывать. Например, строительная компания может провести оценку техники безопасности на своем рабочем месте, чтобы устранить такие недостатки, как старое оборудование или небезопасные рабочие площадки.
Оценки угроз различаются в зависимости от отрасли и размера компании. Некоторые команды регулярно проводят оценку таких угроз, как нарушение кибербезопасности или изменение экономических тенденций. При этом они плавно переходят к поиску решений, используя стандартные шаблоны.
4 шаблона оценки рисков
Шаблоны оценки рисков представляют собой структурированные документы, используемые для прогнозирования последствий потенциальных угроз. Ниже приведены четыре наиболее распространенных типа оценки рисков:
- Качественная оценка рисков — в этом случае угрозы оцениваются на основе субъективных знаний. Человек, обладающий практическим опытом, определяет, насколько вероятна, по его мнению, угроза и каковы ее последствия. Для качественной оценки рисков можно использовать реестр рисков, чтобы легко понять вероятность и влияние угрозы одним взглядом.
- Количественная оценка рисков — при такой оценке угрозы оцениваются на основе объективных числовых данных. Моделирование Монте-Карло — вычислительные алгоритмы, основанные на многократной случайной выборке для получения числовых данных, — используют статистический анализ для определения степени риска и потенциального воздействия риска. Используйте инструменты количественной оценки рисков, такие как моделирование Монте-Карло, для усиления качественных оценок.
- Общая оценка рисков — этот универсальный шаблон оценки рисков не привязан к конкретному проекту или отрасли и позволяет оценить широкий спектр угроз. Например, можно использовать минималистичную форму оценки рисков, в которой предлагается определить потенциальные угрозы, предположить их вероятность и влияние, а также разработать план по их снижению или устранению. Шаблон такого типа используется для прямолинейного рассмотрения рисков без строгой точности.
- Отраслевая оценка рисков — данный тип шаблона ориентирован на одну конкретную отрасль, например, технологическую, строительную, производственную или медицинскую. Например, технологические компании могут использовать шаблон оценки рисков кибербезопасности для оценки угроз утечки данных.
Что должен включать в себя шаблон оценки рисков?
При написании шаблона оценки рисков необходимо включить следующую информацию:
- Определите, кто и чему подвержен — укажите, на кого могут повлиять потенциальные угрозы и какова степень их возможного воздействия. Например, если вас беспокоят требования к складскому оборудованию, опишите, каковы они сейчас и как определенные недостатки, например, обувь с открытым носком, могут повлиять на конкретных работников.
- Определение существующих мер контроля — выявление существующих протоколов безопасности и составление плана необходимых улучшений для снижения вероятности и влияния угрозы. Специалист по информационным технологиям, оценивающий риски безопасности паролей, может определить текущий защитник паролей и предложить более надежное программное обеспечение.
- Распределение обязанностей и установление сроков — после того как вы и ваша команда определили план по снижению рисков, совместно с соответствующим руководителем проекта распределите обязанности и установите сроки реализации плана, снижения угроз и выполнения профилактических мероприятий. Например, используйте шаблон оценки рисков, чтобы назначить ответственного за безопасность, который будет проводить аудит в установленные сроки.
5 лучших практик оценки рисков
Прежде чем заполнять шаблон оценки рисков, приведем несколько лучших практик, которые помогут обеспечить согласованность и эффективность ваших усилий:
1. Обращайте внимание на детали
Проводите оценку рисков тщательно — мелкие детали могут превратиться в неожиданные угрозы. Например, задержка в работе программного обеспечения может стать серьезным финансовым риском, если она замедлит выпуск нового продукта или услуги.
2. Часто проводить переоценку
Каждый новый проект или новая технология создают уникальные риски, поэтому необходимо регулярно оценивать угрозы на рабочем месте. К угрозам относятся любые нарушения существующего процесса, будь то появление новых команд, увеличение численности персонала и т.д. Включите в шаблоны оценки рисков график проведения аудита и обновляйте эти документы, чтобы быть в курсе событий по мере роста и изменения коллектива.
3. Поддержка непрерывного совершенствования
Формирование культуры непрерывного совершенствования способствует проактивному подходу к управлению рисками. Установите четкие политики и процедуры, обеспечьте членов команды обучением и ресурсами, поощряйте открытое общение и прозрачность. Никто не должен бояться обратиться к начальству с вопросом о потенциальной угрозе.
4. Документируйте каждый шаг процесса
Документируйте процессы оценки рисков и использования шаблонов, чтобы каждый член команды понимал свои ожидания. Используйте эту документацию для оценки прошлых процедур, внесения изменений и стандартизации процессов, чтобы все, от новых сотрудников до генеральных директоров, знали, как снизить риски в своем отделе. Например, все сотрудники должны знать, какие средства защиты паролей следует использовать и как обнаружить вредоносное ПО.
5. Учесть влияние третьих сторон
Будь то технологический стартап, строительная компания или агентство по поиску талантов, вы, вероятно, полагаетесь на сторонних поставщиков и партнеров при предоставлении продуктов и услуг. Оцените риски, связанные с этими отношениями, и разработайте план управления этими угрозами. Например, можно предусмотреть процедуру проведения due diligence в отношении сторонних поставщиков, чтобы выявить и полностью предотвратить потенциальные риски. Для снижения повторяющихся угроз можно также разработать планы действий на случай нарушения цепочки поставок.
Избегайте рисков, используя Ноушен
Оценка рисков позволяет выявить проблемы до их возникновения, чтобы избежать препятствий и сбоев в работе. Шаблон оценки рисков ускоряет и стандартизирует процесс, позволяя сэкономить драгоценное время.
Компания Ноушен предлагает полезные шаблоны документов практически для всех видов оценки. Вы можете попробовать наш бесплатный шаблон предварительного вскрытия для оценки потенциальных рисков и принятия необходимых профилактических мер до начала проекта. Или ознакомьтесь с нашим шаблоном для управления Agile-проектами, чтобы управлять рисками на протяжении всего жизненного цикла проекта.