Знания — ваше конкурентное преимущество. Независимо от того, осознаете вы это на данном этапе или нет, информация — это главный актив вашего стартапа (а не ваши продукты или услуги!), и то, как с ней обращаться, может значительно ускорить рост вашей компании. А может и замедлить его — а это гибель для стартапа.
Управление знаниями может сделать или сломать ваш стартап. Половина всех респондентов, принявших участие в недавнем исследовании, проведенном компанией Deloitte, назвали обмен знаниями ключевым фактором успеха команды. Кроме того, доступность этих знаний повышает воспринимаемую ценность информации:
Кроме того, по данным Deloitte, компании, уделяющие первостепенное внимание передаче знаний через управление знаниями, воспринимаются своими сотрудниками как более конкурентоспособные с точки зрения роста доходов и удовлетворенности клиентов.
Чтобы получить конкурентное преимущество перед другими стартапами, заложите этот элемент обмена знаниями как можно раньше в жизненном цикле стартапа. От этого зависит долгосрочное здоровье и успех стартапа.
Что такое управление знаниями?
Управление знаниями объединяет всю информацию в компании или стартапе в один центральный ресурс, обычно представляющий собой технологическое решение. Это решение должно быть легкодоступным для каждого сотрудника, стратегически продуманным и постоянно поддерживаемым как живая, дышащая документация, отражающая накопленный опыт и историю компании.
Почему важно управление знаниями?
По мнению Эмиля Хайрика из Startup Stash, средний стартап с десятью сотрудниками теряет около 50 тыс. долл. в год — и все эти потери он связывает с неэффективным обменом знаниями.
Фарис Беме и Сэнди Беккер из Deloitte добавляют: «Чтобы помочь сотрудникам обмениваться знаниями и информацией, недостаточно только внедрения технологий. Необходимы стратегии, позволяющие стимулировать и мотивировать сотрудников к такому обмену».
Если у вас нет хорошей системы управления знаниями в компании или развития культуры обучения внутри компании, у вас могут возникнуть следующие проблемы:
- Сотрудники и менеджеры тратят время на поиск информации и ответы на одни и те же вопросы снова и снова, соответственно.
- Процессы не стандартизированы в организации или вообще не документированы.
- Ввод/обучение новых сотрудников происходит беспорядочно и непоследовательно — неудачный опыт ввода в должность может привести к повышению текучести кадров.
- Информацию трудно найти, и она теряется. Если что-то задокументировано, а команды не могут это найти — действительно ли это задокументировано?
- Когда ключевой член команды уходит в отпуск (или, что еще хуже, покидает компанию), и никто не знает, как его заменить, возникает хаос.
Если вы пренебрегаете управлением знаниями, то в конкурентной борьбе вы окажетесь в одном ряду с другими стартапами. Именно те стартапы, которые уделяют управлению знаниями первостепенное внимание и стремятся к постоянному совершенствованию своего подхода, успешно отделяют себя от посредственности.
Преимущества эффективного управления знаниями
Для создания системы управления знаниями нужна целая деревня, или, в буквальном смысле, весь стартап, поэтому важно рассказать команде о преимуществах эффективного управления знаниями, чтобы добиться ее поддержки, прежде чем обращаться за помощью в создании такого ресурса. К счастью, трудно возразить против управления знаниями, если принять во внимание такие мощные преимущества, как экспоненциальное распространение знаний и рост вашего стартапа.
1. Целенаправленное сотрудничество в команде
Исследование, проведенное в журнале Harvard Business Review, показало, что 75% межфункциональных команд являются дисфункциональными. Похоже, что компании любого размера могли бы подходить к совместной работе более целенаправленно. В частности, стартапам, где каждый член команды носит множество шляп и жонглирует работой, необходимо создать систему и процесс командного взаимодействия, чтобы целенаправленно повышать прочность, прозрачность и, в конечном счете, общий успех компании.
Когда межфункциональное взаимодействие работает как надо, а стратегия взаимодействия в команде служит своей цели, продуктивное сотрудничество в команде будет обеспечено:
- В основе сотрудничества лежат общие и четко сформулированные ценности компании, и все стороны объединяются вокруг них.
- На раннем этапе устанавливаются ожидания, основанные на результатах, и определяются модели поведения и тактики сотрудничества.
- Положительное подкрепление для членов команды, соблюдающих общие цели и правила, тем самым моделируя их для других членов команды — действия говорят громче слов, особенно со стороны руководства.
- Установление психологической безопасности для всех.
В идеале команда должна выбрать такой инструмент, как Ноушен, который вдохновит людей на его использование и позволит укрепить знания команды, прежде чем погрузиться в создание документации и корпоративной вики. Приняв такое решение, легче поддерживать ожидания, ценности команды, правила и другую документацию в открытом виде, доступной и изменяемой членами команды.
Без такого подхода команды не имеют ясности в своей работе и могут срывать проекты. Среднестатистический сотрудник теряет до 5,3 часа в неделю, ожидая помощи или понимания от коллег, а это, как нам кажется, не самое лучшее оправдание для командного взаимодействия.
Узнайте больше: Чего не хватает в стратегии совместной работы вашей команды
2. Единый источник истины для унаследованных знаний стартапа
Очень распространенной проблемой для начинающих компаний является потеря информации при уходе сотрудника. Без конкретного централизованного хранилища информации, в котором бы она хранилась по мере ухода сотрудников, возникает информационный разрыв, который другие сотрудники не могут преодолеть. Достаточное количество таких переходов и информационных вакуумов губительно сказывается на развитии стартапа.
На протяжении всего жизненного цикла стартапа различные команды часто используют разные инструменты для сбора данных и обмена информацией. Это приводит к фрагментации данных и дублированию работы вместо совместной работы. Однако при наличии единого источника истины (SSOT) весь стартап обходит эти проблемы стороной и создает условия для прозрачного обмена знаниями, позволяющие сохранить накопленный опыт и институциональные знания команды.
При наличии системы SSOT ваш стартап сможет:
- Избавьтесь от дублирующих друг друга источников знаний в компании — согласно исследованию Deloitte, половина всех работников, обладающих знаниями, испытывают трудности с поиском нужных им документов. Подумайте, сколько времени тратится на поиск документов в бесконечном, бессистемном Google Drive или на осознание того, что вы обновили совершенно не тот документ.
- Сведите все знания в единый центр для обеспечения максимальной полезности — унифицируйте систему учета во всех отделах и создайте единое рабочее место или инструмент для объединения всех данных. Если существует намеренный центр для совместной работы, то нет никаких сомнений в том, где должна храниться эта информация.
- Перекрестное обучение сотрудников различным функциям бизнеса — практика обучения не менее двух человек по определенной роли или задаче углубляет опыт команды, повышает эффективность обучения для всех и, что особенно важно, предотвращает возникновение информационного вакуума.
Узнайте больше: Вот почему вашему стартапу необходим единый источник правды
3. Налаженная система передачи знаний
Управление знаниями позволяет обеспечить эффективную передачу знаний, которая заключается в активном сборе и распространении важной информации в компании.
Однако в сфере стартапов обмен накопленным опытом или документацией часто не учитывается при решении более насущных задач, таких как подбор персонала или определение соответствия продукта рынку. Но для того чтобы оставаться адаптивными и обеспечивать устойчивый рост, стартапы должны уделять первостепенное внимание созданию системы передачи знаний и внедрению ее в повседневную работу.
Систематизация передачи знаний — ключевой момент для стартапов. Существует примерный перечень рекомендаций, которым необходимо следовать.
Во-первых, определите, какие знания вам необходимо собрать — какие процессы, документация и т.д. отсутствуют? Далее следует сплотить команду вокруг целей и обратиться за помощью ко всем членам команды. Важно постоянно расставлять приоритеты, чтобы это был живой, дышащий документ, который может развиваться вместе со стартапом.
И наконец, проведите стресс-тестирование документации, когда команда разработает прототип, и попросите высказать свое мнение о ее полезности (особенно в следующем разделе, посвященном введению в должность).
Узнать больше: Как обеспечить бесперебойную передачу знаний в стартапах
4. Повторяющийся, итеративный процесс введения в должность
К сожалению, быстрый процесс адаптации сотрудников и более высокий уровень текучести кадров в стартапах — это часть работы. Недавно LinkedIn выяснил, что 25%-ный уровень отсева в стартапах почти вдвое превышает средний уровень отсева в компаниях, составляющий 13%.
В связи с этим внедрение масштабируемой системы адаптации сотрудников, обеспечивающей рост коллектива и предоставляющей возможности для постоянного обучения, является необходимым условием поддержки новых сотрудников. Последовательная работа по достижению этой достойной цели позволит добиться прогресса в снижении текучести кадров.
Противоядием от неэффективной работы с сотрудниками является использование документации. Правильно организованная передача знаний в виде процесса введения в должность должна поддерживать рост стартапа, а также настраивать будущих сотрудников на успех.
Ключевыми моментами в процессе внедрения для управления знаниями являются:
- Все сотрудники, особенно основатели, находят время для того, чтобы выписать племенные знания или методы, которые они пробовали в прошлом, и сделать их частью процесса введения в должность.
- Различные подразделения берут на себя ответственность за свои собственные процессы введения в должность и документируют их в соответствии с принятыми в компании способами.
- Все итерируют предыдущие версии, регулярно ищут обратную связь и стремятся совершенствовать процесс внедрения на благо стартапа.
- Принятие постоянно развивающегося и совершенствующегося подхода к процессу обучения.
Мы рекомендуем начать с общего контрольного перечня действий при приеме сотрудника на работу и применять его различные варианты для разных ролей, отделов и функций.
Подробнее: Важнейший контрольный список по вводу сотрудников в должность для команд стартапов
Управление знаниями и повышение эффективности стартапов с помощью Ноушен
По мере того как все большее число сотрудников рассредотачивается и сотрудничает на удаленных рабочих местах, управление знаниями становится еще более важным для асинхронного обмена опытом с членами команды, имеющими нетипичный график работы или работающими в разных часовых поясах. Стартапы, внедряющие стратегии и системы управления знаниями, могут значительно опередить конкурентов — быстрее принимать решения и тем самым быстрее продвигать стартап вперед.
После всех усилий по созданию документации, фиксирующей неявные и явные знания, стартапам необходимо эффективно передавать и распространять эту информацию. Эффективное управление знаниями, по своей сути, аккумулирует информацию, чтобы ее можно было использовать повторно. Определение внутренних процессов на его основе позволяет добиться реальных и долгосрочных изменений.
По этим причинам правильное решение для запуска управления знаниями в вашем стартапе должно обеспечивать баланс между функциональностью, интуитивностью и приятностью.
Мы в компании Ноушен стремимся привнести легкость и простоту в то, что может оказаться слишком сложной задачей для вашего стартапа. (Зачем усложнять?)
Ноушен — это унифицированный инструмент управления знаниями, обеспечивающий последовательность и прозрачность работы стартап-команд, к тому же мы предлагаем Ноушен бесплатно для стартапов. Когда вы широко делитесь информацией, вы можете быстрее принимать решения и развивать стартап. Скорость — главное преимущество стартапа. Начните работу с бесплатными шаблонами Ноушен, чтобы начать управление знаниями.