Ландшафт стартапов нельзя описать знаменитой фразой из фильма «Поле мечты» — «Если вы его построите, они придут». Как бы хорошо это ни было, но создание процветающей компании с успешным продуктом требует гораздо больше работы, значительную часть которой составляет управление проектами.
Правильное управление проектами может помочь стартапам добиться успеха, обеспечивая соблюдение бюджета и сроков реализации проектов. Кроме того, оно позволяет поддерживать согласованность действий команды, определять, кто и за что отвечает, а также более эффективно сотрудничать, не отвлекаясь на достижение целей проекта и продукта.
Основателям стартапов не обязательно быть экспертами в области управления проектами, но знание этапов, принципов и ключевых навыков управления проектами поможет им более эффективно работать со своими командами и повысит их шансы на успех.
Что такое управление проектами?
Управление проектом — это процесс, который используется для руководства командой в целях успешного завершения проекта, включая руководство всеми видами деятельности, такими как поиск путей достижения успеха, несмотря на ограничения, определение понятия «успех», распределение обязанностей, информирование о прогрессе и неудачах.
Одним из ключевых аспектов управления проектами является то, что проекты носят временный характер с определенными датами начала и окончания. Управление проектами может использоваться как для коротких и простых, так и для крупных и сложных проектов, но оно неприменимо для решения текущих оперативных и повседневных задач, таких как ежемесячная отчетность.
Существует множество подходов к управлению проектами, таких как критический путь, бережливый и продуктовый, но все они имеют три общие точки фокуса, которые помогают определить успех проекта — время, стоимость и качество. Управление проектами позволяет командам достигать поставленных целей в этих трех областях при максимально эффективном использовании имеющихся ресурсов.
Начните с документирования общей картины
Возможно, у вас есть идея продукта, который вы хотите использовать для запуска компании, но важно сначала определить, чего именно вы хотите добиться. Без этого невозможно определить конечный результат.
Определение продукта закладывает основу для жизненного цикла управления проектом. Оно помогает документировать свое видение, установить цели, определить целевую аудиторию, установить ограничения и продумать, какие ресурсы потребуются.
На этом этапе с самого начала определяется контекст, в котором заинтересованные стороны, которым нужна поддержка, и команда, которая будет работать над проектом. Он также служит «северной звездой» и помогает сосредоточиться на поставленных целях, чтобы предотвратить изменение масштаба проекта и не сбиться с пути.
Методы определения продукта
Существует множество способов определения продукта, прежде чем приступить к процессу управления проектом. Вот несколько из них, которые мы предпочитаем использовать.
- Доска видения продукта. Доска видения продукта — это документ планирования, в котором вы излагаете свое видение продукта, целевых потребителей продукта, потребности или проблемы пользователей, которые решает продукт, основные характеристики продукта и бизнес-цели, которые он помогает вам достичь.
- Документ требований к продукту. Документ с требованиями к продукту предоставляет заинтересованным сторонам и членам команды информацию о том, что представляет собой продукт, какие цели вы пытаетесь достичь, ключевые показатели эффективности, а также ограничения и зависимости.
- Устав проекта. Устав проекта включает в себя цели проекта, описание проблемы, которую вы пытаетесь решить, основные требования и результаты, факторы успеха, этапы, допущения и ограничения, список команды, работающей над проектом, и подпись утверждающего.
Цель всех этих методов — создать краткий, высокоуровневый обзор продукта или проекта, чтобы человек, не знакомый с ним, мог прочитать его и получить контекст, необходимый для понимания того, чего вы добиваетесь. Это TL;DR-версия управления проектами.
Эти документы планирования могут быть созданы на листе бумаги, доске или в электронной таблице, но мы считаем, что лучше всего использовать настраиваемое, универсальное рабочее пространство, доступное всем членам команды, где бы они ни работали.
Теперь, когда ваш продукт определен, вы готовы приступить к процессу управления проектом.
5 фаз управления проектами
Существует множество различных типов управления проектами, характерных только для конкретных областей, но на базовом уровне жизненный цикл управления проектами включает пять основных этапов: инициирование, планирование, выполнение, мониторинг и контроль, завершение. Некоторые компании предпочитают переименовывать фазы, чтобы они лучше соответствовали их отрасли или проектам, а также добавлять или удалять фазы по мере необходимости.
Инициировать
На этапе инициации проекта менеджер проекта определяет характер, объем, целесообразность и параметры создания продукта. Здесь же создается доска видения продукта, документ с требованиями к продукту или устав проекта.
Этот этап включает в себя подготовку документации по инициированию проекта, в том числе предложения по проекту, целей проекта, объема проекта, графика и бюджета проекта, структуры разбивки продуктов и работ, матрицы распределения ответственности, финансового анализа и т.д.
Эта документация должна быть тщательно проработана, поскольку именно здесь руководитель проекта пытается получить первоначальное одобрение проекта со стороны заинтересованных сторон, устранить возможные препятствия и убедиться в успешности проекта. Кроме того, многие документы, созданные на этом этапе, будут использоваться на протяжении всего проекта.
План
На этом этапе руководитель проекта определяет, сколько времени, средств и ресурсов необходимо для реализации проекта, а также уровень работы каждого члена команды и способы управления рисками.
Руководитель проекта выбирает методологию управления проектом, которую лучше всего использовать для данного проекта, например водопадную или гибкую, разрабатывает бюджет и график. Он разбивает проект на конкретные задачи, решает, кто будет выполнять каждую задачу и сколько времени уйдет на ее выполнение.
Помимо бюджета и графика проекта, документация на этом этапе, скорее всего, будет включать диаграмму Ганта или другой способ создания визуального графика, план коммуникаций и план управления рисками. На этапе планирования также важно определить, как будет измеряться эффективность проекта в течение его жизненного цикла, чтобы руководитель проекта мог определить, идет ли проект по плану.
Выполнить
Фаза выполнения проекта — это этап, на котором завершается работа по созданию конечных результатов проекта. Начните ее со стартового совещания проектной группы, на котором будут определены задачи и обязанности каждого, а также предоставлена документация, необходимая для выполнения поставленных задач.
На этом этапе менеджер проекта координирует рабочий процесс и управляет ресурсами, включая команду, выполняющую работы, и бюджет. Он будет сообщать заинтересованным сторонам и команде обновленную информацию о проекте, например, о неудачах и основных этапах, а также вести учет и хранение проектной документации.
Ведение проектной документации — это ключевая часть управления проектом, обеспечивающая возможность обращения к документам и позволяющая выявить успехи и неудачи. Руководитель проекта будет использовать эту информацию для проведения совещаний с командой и заинтересованными сторонами, чтобы держать их в курсе событий и обеспечивать согласованность действий на протяжении всего этапа реализации проекта.
Мониторинг и контроль
Этап мониторинга и контроля осуществляется одновременно с этапом выполнения. Она включает в себя отслеживание ключевых показателей эффективности, целей SMART, бюджета, графика и объема работ. Менеджер проекта определяет, отвечает ли проект целям заинтересованных сторон и соответствует ли поставляемая продукция стандартам качества.
На этом этапе руководитель проекта по мере необходимости вносит изменения и дополнения в график, бюджет и планы проекта. Он будет следить за проблемами и вопросами, как, например, в плане управления рисками, и работать над их решением, чтобы вернуться на прежний уровень и максимально сократить задержки и превышение бюджета.
Закрыть
На завершающем этапе управления проектом менеджер проекта подводит итоги работы по завершению проекта и его сдаче. Руководитель проекта официально утверждает конечный продукт и результаты, завершает подготовку обзорной документации или отчетов по проекту, завершает все еще не завершенные контракты, архивирует файлы и документы.
Руководитель проекта может провести заключительное совещание с командой для анализа успехов и неудач, чтобы определить, какие уроки были извлечены и могут быть использованы в будущих проектах. Также можно отметить ключевых членов команды, оказавших значительное влияние на работу.
Основные принципы управления проектами
Имея представление о фазах управления проектами и о том, что происходит на каждой из них, остается еще ряд основополагающих принципов, которые помогут вам понять важность фаз.
Тщательная подготовка
Первая часть процесса управления проектом — инициация и планирование — имеет решающее значение. Не экономьте на этих этапах и не пытайтесь поторопить менеджера проекта, поскольку цели проекта служат для вас путеводной звездой.
Аналогичным образом, тщательная настройка ключевых показателей эффективности, определение ролей и обязанностей команды, выбор правильной методологии, составление бюджета и графика помогут обеспечить бесперебойную работу на этапе выполнения проекта и управления ресурсами. Пропуск части фазы инициации или отсутствие адекватного планирования может привести к превышению бюджета, срыву сроков или возникновению непредвиденных рисков, которые могут привести к серьезным сбоям.
Будьте реалистичны в отношении времени
Когда вы воодушевлены проектом, легко сосредоточиться исключительно на финишной прямой и попытаться сделать все быстро, но это может увеличить риск проекта. Предоставление команде необходимого количества времени — это инвестиция в успех конечного продукта и снижение вероятности неудачи.
Если членам команды не будет предоставлено достаточно времени для выполнения задач на этапе реализации, то, скорее всего, вы не уложитесь в намеченный срок сдачи проекта. Вместо того чтобы произвольно оценивать, сколько времени займет выполнение каждой задачи, предоставьте руководителю проекта время, чтобы обратиться к членам команды и получить их мнение о том, сколько времени им необходимо для выполнения работы, особенно если она выполняется в дополнение к другим их обычным обязанностям.
Найдите подходящую команду
Убедитесь в том, что у вас есть необходимая команда для успешного выполнения проекта, и четко определите, что ожидается от нее. Подберите членов команды, обладающих наилучшими навыками, соответствующими потребностям проекта, и распределяйте задания, исходя из того, кто лучше всего подходит для выполнения каждой задачи, а также из того, кто обладает достаточными возможностями для ее выполнения. Если для участия в проекте выбраны менее опытные сотрудники, убедитесь, что более опытный руководитель сможет направлять их.
Правильно подобранная команда — это гарантия того, что каждый член команды знает, за что он отвечает, и где он может найти всю документацию по проекту, необходимую ему для отслеживания своей работы и обязанностей. Они также должны знать, кто еще входит в состав команды, к кому следует обращаться с вопросами по тем или иным аспектам проекта, кого необходимо постоянно информировать и кто должен утверждать те или иные элементы, прежде чем двигаться дальше.
Создание чувства сопричастности
Формирование чувства сопричастности в коллективе имеет свои преимущества, которые полезны не только в процессе управления проектами, но могут быть особенно важны для успеха ваших проектов. Когда члены команды чувствуют ответственность за свою работу, это помогает им ощутить свою причастность к успеху проектов и компании.
Для этого руководителю проекта, а также другим лицам, занимающим руководящие должности, важно продемонстрировать свою ответственность. Они могут продемонстрировать это, демонстрируя ответственность и подотчетность в своей работе, например, открыто рассказывая о своих ошибках и обсуждая, как они будут их решать в дальнейшем. Вы также можете поощрять членов команды, которые демонстрируют ответственность и подотчетность, чтобы помочь им мотивироваться, что послужит дополнительным примером для остальных членов команды.
Управление рисками в управлении проектами
Любой проект сопряжен с рисками, и пренебрежение подготовкой к ним делает проект уязвимым для неудач, которые могут привести к провалу. Управление рисками при управлении проектами начинается с оценки рисков на этапе планирования.
После того как команда подобрана, привлеките к работе ключевых членов с разными взглядами и опытом, чтобы помочь определить как можно больше рисков на начальном этапе. Если это возможно, пригласите к участию всю команду. Попросите участников отметить, где и когда в процессе работы наиболее вероятно возникновение рисков, которые они обсуждали в ходе «мозгового штурма», и какие сценарии развития событий могут быть наилучшими и наихудшими для этих рисков.
Для каждого риска придумайте систему оценки вероятности его возникновения и степени влияния, например, по шкале 1-5 или по шкале низкого, среднего или высокого уровня. Например, представьте, что ваш продукт — это приложение, включающее сторонние интеграции, например карту, а расчетная стоимость интеграции оказалась значительно ниже фактической. Вы можете отметить затраты на интеграцию как риск со средней вероятностью и высоким уровнем воздействия.
Описав и оценив риски, можно приступить к разработке планов действий по снижению рисков в случае их возникновения. Для некоторых из них, возможно, удастся найти превентивное решение, в то время как для других потребуется разработать стратегии по снижению воздействия на график или бюджет.
Также необходимо выяснить, какие ресурсы доступны для снижения рисков, и распределить их в зависимости от тех, которые имеют наибольшую вероятность и влияние. В примере с затратами на интеграцию можно выделить дополнительное время на проведение тщательных исследований, включая поиск альтернативных сторонних поставщиков, но при этом придерживаться консервативной оценки стоимости.
На протяжении всего жизненного цикла проекта вы будете отслеживать риски и по мере необходимости вносить изменения, включая новые потенциальные риски. По мере прохождения точек риска следует пересматривать распределение ресурсов на те риски, которые еще остаются.
Как повысить вероятность успеха в управлении проектами
Когда вы только начинаете заниматься управлением проектами, может показаться, что количество головоломок, за которыми нужно следить, просто непомерно велико. В процессе работы над проектом можно воспользоваться рядом советов, которые помогут повысить шансы на успех.
Разработка четких, лаконичных целей
Постановка четких и ясных целей помогает поддерживать мотивацию и согласованность действий всей проектной группы на протяжении всего процесса реализации проекта, чтобы каждый мог держать в голове общую картину. Это предотвращает расширение масштабов проекта, повышает эффективность принятия решений и позволяет получить более качественный конечный продукт. При появлении новых предложений или идей по проекту следует сначала определить, соответствуют ли они поставленным целям.
Установить измеримые, значимые KPI
Если ключевые показатели эффективности не поддаются измерению, то практически невозможно извлечь из них какую-либо полезную информацию, которая могла бы быть использована для улучшения проекта. KPI, которые не поддаются измерению, скорее всего, на самом деле являются целью или задачей, которые неправильно обозначены. Если KPI, которые вы решили отслеживать, не являются значимыми для вашего проекта, вы можете тратить время на отслеживание данных, которые вам на самом деле не нужны.
Общаться последовательно и открыто
Определите, как должна происходить коммуникация по проекту с вашей командой. Например, можно поручить им сохранять все повседневные коммуникации по проекту в документации в системе Ноушен, чтобы избежать ситуаций, когда кто-то использует неожиданный канал связи, который может быть упущен. Кроме того, уделяйте приоритетное внимание психологической безопасности сотрудников, обеспечивая им возможность высказать свое мнение, будь то идея или тревожный сигнал.
Ожидайте появления заминок
Даже если вы создадите самый красивый, тщательный и продуманный план, который когда-либо встречался, невозможно предотвратить все возможные задержки и неудачи. Будьте гибкими, при необходимости адаптируйтесь и используйте свой план управления рисками всегда, когда это возможно. И не забывайте документировать, как вы решали каждую проблему, чтобы использовать полученные знания в будущих проектах.
Позитивное взаимодействие с заинтересованными сторонами
Чтобы добиться положительного результата, привлеките заинтересованные стороны к работе на ранних этапах процесса. Узнайте, каковы их приоритеты и проблемы, чтобы можно было их решить, и предоставьте заинтересованным сторонам возможность встретиться вместе, чтобы они могли обсудить все противоречивые мнения. Управляйте их ожиданиями с самого начала, честно и открыто рассказывая о стоимости проекта, сроках и целях.
Общайтесь с заинтересованными сторонами чаще, чем считаете нужным. Например, вы могли сказать им на встрече, что они могут просматривать еженедельные обновления по проекту по четвергам на панели, созданной с помощью Ноушен, но они могли забыть об этом. Вы можете отправить им напоминание по электронной почте или отметить их в Ноушен, чтобы сообщить о готовности обновления.
Выразить признательность
Убедитесь, что и члены команды, и заинтересованные стороны знают, что их вклад ценят и оценивают. Благодарите заинтересованные стороны, когда они находят время для предоставления отзывов, предложений или ответов на запросы. Говорите членам коллектива о том, что они хорошо работают, и благодарите их, когда они выходят за рамки своих обязанностей или проявляют инициативу в решении сложных ситуаций.
Должны ли основатели стартапов получать сертификат по управлению проектами?
В этот момент вы, возможно, задаетесь вопросом, стоит ли обращаться в Project Management Institute для получения сертификата Project Management Professional (PMP). В большинстве своем основателям они не нужны. И вот почему.
Основатели обычно не выступают в роли руководителя проекта в своей компании. Они играют важную роль в качестве члена команды и заинтересованной стороны, что делает понимание процесса, основ и принципов управления проектами, а также основных навыков управления проектами ценным. При этом они не обязаны обладать тем же уровнем знаний, что и руководитель проекта.
Как учредитель, вы должны стремиться нанять опытного менеджера проекта, который будет выступать в качестве эксперта и на которого вы сможете положиться в плане глубокого знания процесса. Понимание роли руководителя проекта и того, как он выполняет свою работу, поможет вам работать с ним более эффективно.
Поиск подходящего программного обеспечения для управления проектами
Можно было бы создавать диаграммы Ганта и графики в электронных таблицах, которые приходится пересылать туда-сюда, но есть более эффективные варианты, которые позволят вашей команде работать вместе более эффективно. Использование такого программного обеспечения для управления проектами, как Ноушен, позволяет улучшить коммуникацию, повысить прозрачность, хранить всю документацию в одном месте, работать асинхронно и настраивать ее под свои нужды.
В Ноушен можно создать доску для отслеживания всех проектов, на которой будет отображаться наиболее важная информация по каждому проекту. Внутри каждой карточки проекта можно подключить соответствующие проектные документы, которые также можно создать в Ноушен, например спецификацию проекта, бюджеты, интервью с пользователями и т.д. Можно создавать страницы для отслеживания предыдущих итераций проектной документации, чтобы члены команды и заинтересованные стороны могли в любой момент получить историческую справку.
Благодаря тому, что вся документация по управлению проектом находится в одном месте, никому не придется копаться в общих файлах или ждать, пока кто-то пришлет ему самую свежую версию. Кроме того, возможность оставлять комментарии, просить «поднять голос» и отмечать членов команды помогает оптимизировать общение и обратную связь.
Настройте свой стартап на успех
Управление проектами включает в себя множество подвижных частей, но понимание роли менеджера проекта и предоставление ему необходимых инструментов поможет вам работать с ним более эффективно. Централизация всей документации по управлению проектом поможет заинтересованным сторонам и всей проектной группе работать и общаться более эффективно и повысит шансы на успех.
Готовы ли вы к тому, чтобы ваша команда приступила к работе? Ознакомьтесь с нашим руководством по созданию системы управления проектами в Ноушен, соответствующей вашим потребностям.
Другие шаблоны Ноушен, которые можно использовать для управления проектами:
- Устав проекта
- Документ с требованиями к продукту
- Дорожная карта проекта
- Документация по продукции
- Продуктовая вики
- Исследование пользователей
- Задачи и проблемы
- Записи совещаний по продукции
- Анализ конкурентов
- Анализ рынка характеристик
- Посмертное совещание
SIDEBAR: Подходы/методологии управления проектами
Существуют десятки способов подхода к планированию проектов, когда речь идет об управлении проектами, но знать их все необязательно. Многие компании выбирают наиболее эффективные методы в зависимости от отрасли и типа выполняемого проекта, а затем адаптируют их под свои нужды. Ниже приведены восемь широко используемых методик.
- Водопад. Простой метод, при котором все задачи выполняются в последовательном порядке, и следующая задача не начинается до тех пор, пока не будет завершена предыдущая.
- Agile. Часто используемый при разработке программного обеспечения, метод agile является гибким и позволяет выполнять работу итеративно, с меньшим количеством документации и результатами, которые могут меняться с течением времени.
- Scrum. Как правило, этот метод используется в небольших командах и разбивает работу на более короткие отрезки, которые рассматриваются на предмет внесения необходимых изменений перед переходом к следующему отрезку.
- Канбан. Kanban — это еще один тип agile-метода, в котором задачи сортируются по колонкам, таким как «не начато», «в процессе» и «завершено», что позволяет создать наглядный рабочий процесс.
- Lean. Приоритетом метода Lean является максимальная рационализация проекта, позволяющая устранить отходы и задержки и максимально эффективно использовать ресурсы.
- Критический путь. Метод, при котором основное внимание уделяется наиболее критическим задачам проекта, и они планируются в первую очередь, а также все задачи и требования, от которых они зависят.
- PRINCE2. PRINCE2 означает проекты в контролируемой среде. В этом методе совет директоров устанавливает основные требования к проекту, такие как бюджет, сроки и объем, а менеджер проекта занимается текущей работой.
- PMI PMBOK. Книга знаний по управлению проектами Института управления проектами — это не совсем метод, а руководство по передовому опыту управления проектами, которое может быть использовано для обеспечения соответствия проекта отраслевым стандартам. В ней изложены пять фаз управления проектами, и многие компании используют ее для управления своими проектами.