Ноушен по-разному используется сотрудниками, работающими на местах, и руководителями, которые имеют представление обо всей организации. Компания SOMPO Light Vortex, занимающаяся проектированием продуктов и услуг с использованием цифровых технологий, интегрировала в Ноушен движение своих объектов разработки. Это позволяет ускорить разработку и управление.
Ноушен, которое может быть использовано в области разработок, выходящих за рамки должностной категории.
Компания SOMPO Light Vortex была создана SOMPO Holdings в июле 2021 года для развития своего цифрового бизнеса. Одновременно с началом развития компании в качестве внутренней системы была внедрена система Ноушен. Когда мы спросили г-на Саваду, который занимается созданием внутренней инфраструктуры, почему он выбрал именно Ноушен, он ответил: «Нас привлек ее WYSIWYG-подобный пользовательский интерфейс, который прост в использовании для всех, но при этом обладает функциями, удобными для инженеров. Другими словами, его можно писать в стиле markdown, в котором привыкли писать инженеры, а также в стиле общего формата». Затем мы объединили нашу внутреннюю вики в Ноушен. Если что-то непонятно, производится поиск по ключевым словам, и каждый решает проблему самостоятельно. Количество обращений к г-ну Саваде уменьшилось, и он может уделять больше времени своей работе.
Если инструмент доступен только людям определенных профессий, то информация является закрытой; Ноушен может использоваться всеми, поэтому информация является открытой.
Формирование системы, в которой сотрудники могут следить друг за другом
Управление задачами также осуществляется в Ноушен. Управление задачами осуществляется с помощью системы «канбан», а переключение представлений настроено таким образом, чтобы можно было отслеживать прогресс сотрудников, назначенных на каждую задачу. Это позволяет сразу видеть ход выполнения, следить за сотрудниками, у которых много задач, и сотрудничать друг с другом. Этот «дух взаимопомощи» проявляется и на страницах, где обобщаются производственные знания. Команда инженеров создала страницу, на которой обобщены методы работы. Если кто-то из сотрудников отсутствует, проект останавливается. Однако, поскольку работа составляется заранее, другие сотрудники подменяют отсутствующего сотрудника. Таким образом, в компании Ноушен сформировалась система, в которой мы можем следить за работой друг друга.
Знания о работе, накопленные в Ноушен, привели к определенным изменениям на объекте разработки СОМПО «Световой вихрь». На обычном объекте разработки принято делить команду разработчиков на группу разработки и группу эксплуатации, и группа разработки запрашивает задания у группы эксплуатации. Однако операционная группа SOMPO Light Vortex спросила: «Не лучше ли будет, если команда разработчиков возьмет эту задачу на себя?». Предложение было принято. Когда за дело взялась лучшая команда, скорость разработки возросла.
Ноушен способен защитить информацию. И идеально подходит для гибридной работы.
Одной из причин, побуждающих руководство использовать Ноушен, является безопасность. Для защиты информации можно сделать подробные настройки, чтобы только определенные сотрудники компании могли или не могли просматривать информацию. Другой причиной использования Ноушен является то, что с появлением удаленной работы изменился подход к работе. С развитием гибридных технологий стало сложно собираться всем вместе в одно и то же время и в одном и том же месте для обмена информацией. Вот тут-то и приходит на помощь Ноушен. Как говорит г-н Уехара, исполнительный вице-президент, исполнительный директор компании, «Ноушен стал для нас идеальным инструментом для создания комфортной рабочей среды для наших сотрудников, поскольку в нем легко хранить информацию, и они могут получать ее в удобное для них время».
Времена, когда нужно было выкраивать время, чтобы собраться и обсудить все вместе, прошли. Ноушен — это инструмент, соответствующий новому поколению стилей работы, где внутренняя информация может быть просмотрена в любое время.
Использование Ноушен для понимания того, что на самом деле делают сотрудники
Руководству необходимо знать, чем занимаются сотрудники на местах, и принимать решения задним числом, поэтому при обновлении страницы SOMPO Light Vortex Ноушен в чат по ссылке отправляется список тех, кто внес изменения. Г-н Уехара открывает чат раз в день и проверяет содержимое, чтобы понять, что происходит на местах. Использование Ноушен для управления изменило подход к обсуждению вопросов. Раньше нам приходилось готовить материалы для отчетов о состоянии дел, а теперь мы можем видеть, что происходит, заглянув в Ноушен. Мы можем не тратить время на отчет о состоянии дел и теперь обсуждаем ответ на месте с самого начала».
Г-н Уехара считает, что информация должна быть открытой для того, чтобы совершенствовать организацию. По ее словам, «возможность видеть, что делают другие команды с помощью Ноушен, способствовала сотрудничеству между командами и созданию более инициативных сотрудников». Открытость информации помогла изменить отношение к работе. Как рядовые сотрудники, так и руководители, которые ими управляют, могут использовать Ноушен для изменения методов работы.