Повышайте качество, используя эти системы для отслеживания кандидатов и приема на работу новых сотрудников

Эти две системы построены на одном фундаменте в Notion. Они централизуют всю важную информацию для кандидатов и новых сотрудников, экономя вам – и всем членам вашей команды – драгоценное время в процессе найма и адаптации.

Создание систем для отслеживания кандидатов и приема новых сотрудников – это самое полезное, что могут сделать HR-специалисты для своей компании. Вы находитесь на передовой линии роста и настраиваете новых сотрудников на успех – задачи, которые принесут долгосрочные дивиденды, если вы сможете жонглировать всеми шариками, связанными с этими процессами.

Здесь мы покажем вам шаг за шагом, как построить фундамент для двух систем в Notion, специально предназначенных для отделов кадров и управления персоналом: одна для отслеживания кандидатов, другая для приема на работу. Мы убедились в том, что они оказывают невероятное влияние на команды, которые способны найти нужные таланты и предоставить им инструменты, необходимые для успешной работы.

В этом материале вы узнаете

1. Создать две базы данных – одну для отслеживания кандидатов и одну для onboarding, которые систематизируют ваши процессы для масштабирования.
2. Организовать и настроить эти базы данных в соответствии с потребностями вашей команды.
3. Лучшие практики от команды Notion People Ops для более эффективного найма и приема на работу.

Очень скоро у вас будет две системы, которые выглядят следующим образом:

Каковы ваши текущие системы найма и оформления на работу?

Есть ли они у вас? Могут ли они быть лучше?

Люди – это сердцебиение вашей компании. Но вы – это глаза. Вам нужна система, которая позволит увидеть, откуда приходят кандидаты, и наметить пути развития сотрудников после того, как они станут частью вашей компании. Наладить эти процессы может быть непросто, особенно с учетом уникального набора проблем, с которыми сталкиваются HR-команды, когда речь идет о найме и адаптации:

• Информационная перегрузка при найме – материалы, заметки и данные о кандидатах поступают отовсюду в процессе найма, начиная с телефонных экранов, собеседований на месте и заканчивая образцами работ и резюме. Отсутствие системы означает, что вы можете пропустить жизненно важную информацию, необходимую для принятия важного командного решения.
• Отсутствие процесса адаптации – без системы важные документы и племенные знания не передаются новым сотрудникам. Нет возможности узнать, кто из новых сотрудников что сделал и что им еще предстоит сделать.
• Новые сотрудники не чувствуют себя частью команды – это особенно актуально для удаленных команд. Аватары из онлайн-профилей не имеют большой жизни. Кроме того, нет хорошего способа поделиться культурой компании или передовым опытом с новыми сотрудниками в цифровом формате.

В Notion вы можете создавать индивидуальные процессы найма и оформления, а также хранить всю информацию о кандидатах и документы в одном месте.

• Одна система для всего необходимого – резюме, портфолио, рекомендации, тестовые проекты и все, что связано с кандидатом или сотрудником, собрано в одном месте. Страницы внутри системы отслеживания проектов содержат всю информацию, необходимую вам и вашей команде для принятия решений.
• Каждый аспект полностью настраивается – создайте Notion в соответствии с тем, как вы работаете, например, установите расписание собеседований или этапы приема на работу. А по мере роста вашей компании и изменения процессов все эти аспекты можно легко обновить.
• Прозрачность в масштабах всей компании – централизованная информация о найме и приеме на работу позволяет любому сотруднику компании быстро получить к ней доступ. Проверка статуса реферала или информация о том, на каком этапе подготовки находится новый инженер, делает всю организацию частью процесса.

Путь человека в вашей компании начинается с того момента, когда он задумывается о приеме на работу. С помощью Notion вы можете создать брендированный, последовательный, высококачественный опыт на всем пути от подачи заявки до приема на работу, заложив основу для своего роста путем создания надежного процесса.

Как настроить системы найма и оформления на работу

Система отслеживания кандидатов и система приема новых сотрудников – это две разные базы данных, построенные на одном фундаменте. Система отслеживания кандидатов поможет вам провести потенциальных сотрудников через весь процесс подбора персонала. Аналогичным образом, система onboarding поможет вам организовать процесс, в ходе которого новые сотрудники получат все необходимые материалы.

С их помощью вы сможете плавно перемещать людей от соискателя до принятого на работу сотрудника, отслеживая каждый шаг в обоих процессах. Вот как создать их самостоятельно.

1. База данных, которая отслеживает все

В Notion можно создавать множество различных видов баз данных: таблицу, календарь, список, доску и многое другое. Здесь мы будем создавать доску – набор отдельных страниц, которые можно перемещать с одного этапа на другой.

• Введите /, и вы увидите список вещей, которые можно включить в страницу Notion. Это называется “косая черта”. С ее помощью вы можете делать практически все, что угодно в Notion.
• Добавьте новую страницу, а затем выберите "Доска" из списка шаблонов.
• В верхней части доски расположены колонки. Они будут служить этапами вашего процесса, которые вы можете настроить так, как вам удобно. В системе отслеживания кандидатов это будут такие этапы, как “Лид”, “Интервью” и т.д. В процессе приема на работу новых сотрудников они будут варьироваться от “Не начато” до “Завершено”.
• Мы включили в вашу доску несколько пустых карточек. Каждая из них в конечном итоге станет карточкой для ваших кандидатов или новых сотрудников, где будет храниться вся их информация. Внутри каждой карточки находятся свойства – различные атрибуты, которые описывают кандидата или сотрудника. Создайте любое количество различных свойств. Нажмите + Добавить свойство, чтобы создать свое собственное.
  • Нажмите на свойство, и в разделе ТИП СВОЙСТВА вы увидите меню для типов свойств, которые вы можете включить. Используйте свойство Select (Выбор), чтобы назначить источник лидов, например “Входящие” или “Рефералы”. Попробуйте свойство Person, чтобы отметить менеджера по найму. Есть даже свойство Email для контактной информации.
  • Вы можете легко добавлять и удалять свойства, а при изменении свойств вам нужно сделать это только один раз. Изменения будут отражены при создании новой страницы.
  • На основе любого свойства Select, Multi-select или Person вы можете изменить столбцы на вашей доске. Возможно, вы хотите видеть статус приема новых сотрудников. Или вы хотите видеть, сколько рефералов находится в процессе работы. Чтобы изменить столбцы на доске, нажмите кнопку Group by в правом верхнем углу.

Доски в Notion выполняют двойную функцию – они отслеживают процесс, сохраняя всю необходимую информацию аккуратно собранной вместе. Это позволит вам сэкономить время на сбор разрозненных заметок и источников информации как о кандидатах, так и о новых сотрудниках, а также позволит каждому члену вашей команды внести свой вклад в процесс.

2. Организуйте свои системы

Процессы найма и приема на работу в компании уникальны, как отпечатки пальцев. Notion – это как набор строительных блоков, которые можно использовать для создания идеальной системы для ваших нужд.

• Показывайте свойства в представлении доски объявлений – чтобы сразу понять, что происходит с вашими кандидатами и новыми сотрудниками, вы можете отображать их прямо на карточках в вашей доске объявлений. Вместо того чтобы щелкать по карточке, чтобы узнать местоположение кандидата или менеджера по найму, вы можете увидеть всю эту информацию прямо из окна просмотра доски. В правом верхнем углу доски нажмите --- и выберите пункт "Свойства". Переключите те из них, которые вы хотите отображать. Вы можете даже переставить их местами с помощью значка ⋮⋮.
• Меняйте представления для того, что вам нужно видеть – с помощью Notion вы можете обслуживать один и тот же набор данных по-разному. Вы можете получить список всех новых сотрудников, принятых на работу в этом году. В календаре можно указать, когда они приступили к работе. Вы даже можете настроить представления для разных команд, как для найма, так и для приема на работу.
  • Чтобы сделать это, нажмите + Добавить представление рядом с названием вашей доски. Затем выберите нужный тип базы данных, дайте ей имя и нажмите кнопку Создать. Далее вы собираетесь применить различные фильтры, чтобы вывести на поверхность только ту информацию, которую вы хотите видеть в этом конкретном представлении.
  • Нажмите Фильтр, затем + Добавить фильтр. Все они связаны со свойствами ваших карточек. Например, возможно, вы хотите видеть только то, какие менеджеры по найму закрыли роли и когда. Вы можете отфильтровать, чтобы увидеть только их, а затем нажать кнопку Сортировка и + Добавить сортировку, чтобы упорядочить по дате начала.

Вот 4-минутный видеоролик, который научит вас всему, что нужно знать об использовании расширенных фильтров базы данных.

Благодаря пользовательским представлениям Notion становится как бы еще одним членом вашей команды, предоставляя вам только ту информацию, которая вам нужна, когда она вам нужна. Даже команды или менеджеры по найму могут создавать необходимые им представления. Это помогает упаковать то, что раньше было большим набором данных, в более управляемые (и нужные) части.

Больше свойств и представлений для отслеживания кандидатов

Свойства помогут организовать и расставить приоритеты для всех кандидатов в очереди. Вот несколько свойств, которые могут помочь:

• Роль, на которую они претендуют – свойство Select, где вы можете указать, в какой команде будет работать этот человек, от отдела продукции до службы поддержки клиентов.
• Контактные данные – свойство Email или Phone, чтобы вам не пришлось копаться во входящих сообщениях, чтобы быстро и легко связаться с ними.
• Веб-сайт – свойство Веб-сайт для их личного веб-сайта, чтобы любой член команды мог просмотреть образцы, дизайнерские работы и все остальное.
• Навыки – свойство Multi-select, где вы можете создать любое количество тегов на основе их навыков, например “Front End” или “UX” для инженера.
• Источник заявки – будь то реферал, холодный входящий или теплый ввод, вы можете использовать свойство Select для отслеживания того, где вы получаете больше всего заявок.

При таком океане соискателей пользовательские представления действуют как сетка, так что вы показываете только то, что актуально здесь и сейчас.

Попробуйте эти варианты:

• По команде – табличное представление кандидатов по командам, например, инженерным или маркетинговым.
• По менеджеру по найму – представление в виде доски, где каждый столбец – это отдельный менеджер по найму, а все роли, за которые они отвечают, располагаются на страницах под ним.
• По источнику – при большом количестве кандидатов в трубе полезно видеть, откуда они приходят. В этом поможет представление доски объявлений, где столбцы организованы по источникам.
• Календарь дат начала работы – представление в виде календаря, позволяющее видеть, когда кандидаты приступают к работе.

3. Каждая страница может быть настроена

В Notion настройка похожа на луковицу. Она может быть высокоуровневой, например, изменение столбцов на доске объявлений в соответствии с процессом регистрации. Или же она может быть детальной, когда страницы, вложенные в эти колонки, персонализируются для каждого кандидата.

Например, вы можете создать страницу для инженерного собеседования на месте с информацией о структуре дня. Или вы можете рассказать о конкретных инструментах, используемых командой инженеров, на странице подготовки к работе. Это позволит вам создать полностью индивидуальный опыт для каждого потенциального или существующего сотрудника – такие вещи не остаются незамеченными.

• Заголовки – чтобы придать каждой странице чистый и аккуратный вид, подумайте о добавлении заголовков разного размера для упорядочивания информации. Выберите один из вариантов: H1 (самый большой), H2 или H3. Когда вы готовите менеджера по найму к собеседованию с кандидатом на должность инженера, вы можете включить заголовок H1 “Подготовка”, а под ним заголовки H2 “Справочная информация” и “Критерии квалификации”. Это значительно упростит загрузку информации для тех, кто приходит на собеседование.
• Перетаскивание – с помощью значка ⋮⋮ перемещайте что угодно по страницам. Страницы внутри страниц, текст, изображения, практически все может быть организовано так, как вы захотите. Вы даже можете взять заголовки и перетащить их вправо (синие направляющие помогут), чтобы создать колонки. Таким образом, вы можете расположить “Вопросы интервью” в левой колонке, а “Заметки о звонках” – в правой для удобства.

Вы можете еще больше расширить возможности настройки, используя встраиваемые элементы Notion. Они открывают мир возможностей для того, что можно включить в страницу. Вот что может быть полезно для вашей команды:

Работаете с коллегами в процессе собеседования? Посмотрите это 4-минутное видео, которое научит вас всему, что нужно знать о комментариях и обсуждениях.

Для отслеживания кандидатов

Будь то внутренние страницы, чтобы ваша команда могла просмотреть заявление, или внешняя страница, которой вы делитесь с кандидатом, определенные вставки помогут объединить все необходимые части информации. Чтобы получить доступ к этим вставкам, просто введите / и их название. Например, /image или /map.

• Образцы работ – вместо того, чтобы покидать трекер соискателей для просмотра материалов, Notion объединяет их вместе. Для дизайнеров – встраивание прототипов из Figma, Invision, Miro и других. Инженеры могут работать вместе в блоках кода или встраивать GitHub gists.
• PDF-файлы и другие файлы – резюме для внутренних рецензентов, руководства по стилю, если соискатель работает над проектом, и т.д. Просто наберите /embed и вставьте ссылку на общий доступ, чтобы вставить файл из 500+ приложений.
• Карты – при проведении собеседования на месте вы можете встроить местоположение вашего офиса на картах Google прямо в пользовательскую подготовительную страницу соискателя, которую он получит заранее.

Хотите поделиться публичными страницами с кандидатами? Посмотрите это 4-минутное видео

Для адаптации новых сотрудников

У каждой команды есть свои уникальные потребности при приеме на работу. Когда вы принимаете нового сотрудника, вы можете настроить его работу в зависимости от того, к какой команде он присоединяется. Чтобы включить эти вставки, введите /todo, /link и /web.

• Список дел, чтобы вы знали, что завершено – мало что приносит такое удовлетворение, как вычеркивание чего-то из списка дел. Вы можете включить список в материалы по подготовке новых сотрудников, чтобы они знали, что им нужно сделать (а вы получали прозрачную информацию о том, что они уже сделали).
• Ссылки на внутренние страницы – будь то корпоративная вики, система заказа обедов или любые другие материалы, которые уже есть у вас, и которые понадобятся новому сотруднику, вы можете дать ссылку на них на его странице для быстрого ознакомления.
• Веб-закладки для внешних страниц – такие вещи, как информация о льготах, правилах предоставления отпусков и расходов и т.д., обычно размещаются на многих сайтах. Все это можно включить в страницы регистрации, разместив ссылки на внешние сайты или даже встроив PDF-файлы прямо в страницу.

4. Стандартизируйте свой процесс с помощью шаблонов

С точки зрения отслеживания кандидатов, шаблоны помогут вашей команде работать по единому набору принципов, вопросов и оценок. При приеме на работу шаблоны позволяют ускорить процесс, чтобы не изобретать колесо каждый раз, когда, скажем, к вам присоединяется новый маркетолог или дизайнер.

Установив рамки, вы создадите последовательный опыт. Да, это очень важно для оптимизации процесса роста вашей команды. Но это также важно для обеспечения качества, справедливости и заботы – особенно когда ваш ритм работы становится все более быстрым.

Чтобы создать шаблон в любой из ваших баз данных, нажмите стрелку вниз рядом с синей кнопкой New. Затем выберите + Новый шаблон. Появится чистая страница. Это ваш шаблон, который вы можете отформатировать и затем использовать в любое время.

Шаблоны для отслеживания кандидатов

• Собеседование с новым кандидатом – под заголовком H2 “Примечания” вы можете включить несколько переключателей для отзывов от разных интервьюеров. На любой пустой строке напишите >, и появится переключатель. Назовите каждый из них в соответствии с вашей системой отзывов, а внутри интервьюеры могут оставлять свои заметки. Таким образом, все заметки кандидатов будут доступны для ссылок, но при этом не будут перегружены и не будут видны сразу. Под ними вы даже можете разместить заголовки H2 для “Рекомендаций” и “Следующих шагов”.
• Рубрикатор собеседований – на страницах собеседований вы также можете разместить рубрикатор, чтобы все члены вашей команды оценивали каждого кандидата одинаково. Введите /table и выберите Table – Inline. Здесь вы можете сделать первый столбец с различными параметрами, по которым вы будете оценивать кандидата, от “Оценки навыков” до “Соответствия культуре”. Сделайте второй столбец свойством типа “Число”, где вы можете присвоить от 1 до 5 баллов по каждому критерию. Затем превратите третий столбец в свойство “Текст”, где вы можете оставить примечания, чтобы расширить свои оценки.
• Назначение проектов для конкретной команды – по мере роста вашей команды вы, вероятно, будете назначать кандидатам множество проектов. Вы можете создать несколько шаблонов для конкретной команды, например, упражнение по кодированию для инженеров или письменное задание для копирайтеров. Затем предоставьте нанимающей команде несколько подсказок для анализа этих заданий. В заголовке H2 “Примечания” отметьте рецензентов с помощью символа @ и добавьте несколько слов о том, на что им следует обратить внимание при просмотре тестовой работы.

Шаблоны для организации приема на работу новых сотрудников

• Материалы для конкретной команды – наряду с индивидуальной приветственной запиской вы можете включить все материалы, которые понадобятся новым сотрудникам, чтобы начать свой путь в вашей компании. Создайте по одному шаблону для каждой из ваших команд. Заголовки H2 могут включать “Основы”, “HR и льготы” и “Инструменты” (которые должны соответствовать специфике команды). Также хорошо включить флажки под каждым из них, чтобы вы знали, когда они были установлены. Чтобы сделать их, введите [] на любой пустой строке.
• 30-дневная проверка – важно поддерживать связь с новыми сотрудниками, отвечать на вопросы и следить за тем, чтобы они получали раннюю обратную связь от своих менеджеров. В документе о приеме на работу вы можете создать новую страницу под названием “30-дневная проверка”. Внутри этой страницы используйте символ @ и введите @remind aug25. Это напомнит вам о необходимости установить регистрацию (вы получите уведомление). Также на странице можно создать разделы H2, в которых менеджеры, члены команды и сам сотрудник смогут оставлять отзывы для полной прозрачности.

5. Передовой опыт команды по найму персонала Notion

Наши внутренние системы отслеживания кандидатов и оформления на работу закладывают основу для опыта, который потенциальные и существующие сотрудники получают в нашей компании. Эти инструменты являются неотъемлемой частью нашей способности к масштабированию – они помогают нам общаться с людьми и помогают людям в Notion общаться друг с другом.

Для эффективного найма и приема на работу требуется так много деталей. Эти системы помогают нам собрать этот пазл воедино.

Вот наши любимые:

• Создайте каталог компании – каталог всех сотрудников помогает нам лучше узнать друг друга, что особенно важно в эпоху удаленной работы. Это база данных с таблицей и галереей (см. изображение выше), которая включает наши иллюстрированные портреты в Notion, личные веб-сайты и электронную почту, команды, в которых мы работаем, и даже такие вещи, как офисные питомцы. Используя свойство Formula, мы даже показываем стаж работы каждого сотрудника в месяцах и годах. Таблица отсортирована от самого молодого сотрудника к самому старому.
  • Внутри этих страниц сотрудников есть то, что мы называем “историями жизни”. Каждую неделю кто-то из новых сотрудников делает презентацию о своей жизни – это один из наших самых ценных культурных ориентиров, поддерживающих связь между всеми нами. Все эти истории сохраняются, чтобы новые сотрудники могли просматривать их и узнавать больше о своих коллегах (и попутно увидеть несколько детских фотографий 😉).
• Информационный бюллетень для новых сотрудников – как и в любой быстро растущей команде, бывает трудно быть в курсе всех новых лиц. Чтобы помочь в этом, наши рекрутеры выпускают рассылку о новых сотрудниках, в которой сообщают о том, кто к нам присоединился, какие роли открыты, и любую другую важную HR-информацию. Мы используем базу данных галереи (которую можно создать, набрав /gallery), чтобы показать фотографии сотрудников всем членам команды. В меню Share в правом верхнем углу страницы мы используем ссылку Copy для рассылки этой новости через Slack всей компании.