Вы не замечаете силоса, пока не окажетесь внутри него.
Руководители крупных компаний остро чувствуют это, поскольку вокруг команд, инструментов и проектов быстро образуются силосы. Люди не могут найти нужные им документы. У них нет контекста для принятия ключевых решений. Они не знают, кого спросить, чтобы получить ответы.
В основе этой проблемы лежит недостаток информации — когда она скрыта в разрозненных инструментах и документах, невозможно построить компанию, в которой люди, проекты и цели понятны, видны и доступны для всех.
Работая с лидерами различных отраслей, я заметил одну закономерность. Они проактивно создают доступ к знаниям новыми способами. И в процессе этого они формируют новый тип компании, которая становится победителем независимо от категории — «подключенная компания».
Он определяется:
- Информация централизованно доступна и прозрачна для всех.
- Согласование, позволяющее каждому ощутить прямую связь с руководством и целью организации.
- Системы, предназначенные для объединения команд и обеспечения бесперебойной совместной работы.
В совокупности эти атрибуты открывают новый уровень согласованности, скорости и инноваций.
Это большой скачок вперед, обеспеченный другим набором инструментов. Как человек, работавший как в маленьких, так и в крупных компаниях, я вижу, насколько сильно все меняется. Я начинал свою карьеру как основатель компании, которая выросла до 20 компаний, а затем мы присоединились к LinkedIn, где я стал вице-президентом по продуктам, помогая тысячам людей идти к общим целям. Сейчас я являюсь главным операционным директором компании Ноушен и впервые вижу, как новые системы, объединяющие людей, обеспечивают скорость, действия и ускоренный рост.
Я пишу, чтобы рассказать о том, как я увидел, что делает эта новая порода «подключенных компаний», как вы можете создать такую компанию и как сделать ее своим конкурентным преимуществом.
Проблемы, требующие внимания прямо сейчас — гибридная работа, риск оттока кадров и многое другое
На переполненных рынках конкуренция не ждет. Побеждает та компания, которая быстрее всех внедряет инновации. Поэтому от вас, как от руководителя, зависит, как вы соедините людей, системы и технологии, которые позволят вашей команде быстро двигаться и решать проблемы.
Сейчас это как никогда сложно.
- Великий процесс увольнения продолжается, и темпы его не снижаются. На момент публикации данного отчета с апреля 2021 года работу покинули более 19 млн. американских работников. Компаниям необходимо дать топ-персоналу причину остаться.
- Почему так много людей увольняется? Отчасти это связано с ожиданиями гибридной и удаленной работы. Более половины сотрудников по всему миру заявляют, что они уволились бы, если бы им не предоставили гибкость рабочего места. А 59% готовы рассматривать новую работу только в том случае, если она предлагает гибкость рабочего места — это влияет на ваши возможности как по привлечению талантов, так и по удержанию сотрудников.
- Разрозненные команды нуждаются в новых системах обмена знаниями — Workfront обнаружил, что95% опрошенных сотрудников заявили, что поиск информации на работе должен быть таким же простым, как поиск информации в Google.
- Однако сотрудники не имеют доступа к необходимому им уровню знаний — по данным того же исследования, 71% сотрудников хотят иметь единый центр для понимания и управления работой. Однако у 69% его нет.
- Вероятно, вы тоже не видите проблемы — по данным McKinsey, 85% руководителей и менеджеров высшего звена заявили, что они чувствуют себя целеустремленными на работе. С этим согласны лишь 15% руководителей и сотрудников среднего звена.
Связные компании делают доступ к знаниям своей «Северной звездой».
Когда информация доступна и прозрачна, цели и пути их достижения ясны. Команды и отдельные сотрудники работают в полном контексте работы и ожиданий. Люди становятся настоящими хозяевами своей работы, двигаясь вперед и прокладывая новые пути, если это необходимо. А когда люди являются хозяевами своей работы, они остаются, потому что чувствуют себя полноценными и эффективными.
Создание взаимосвязанной компании позволяет сотрудникам добиться успеха и помогает им построить карьеру, которую они хотят получить в процессе работы.
3 практических шага для начала построения «подключенной» компании
Системы, объединяющие команды и знания, — лучший способ разрушить «силовую оболочку», помогая сотрудникам, процессам и инструментам начать работать слаженно.
Вот как мы видели, как это делают руководители «подключенных» компаний.
Обеспечение прозрачности с помощью центральной и контекстной документации
Возможно, вы считаете, что ваша компания уже ориентирована на работу с документами, но путаница документов Google Docs не считается. Эти документы живут изолированно — невозможно понять, как они связаны друг с другом, или получить соответствующий контекст, чтобы понять, к какой команде или проекту они относятся.
Информационную архитектуру можно построить по-разному:
- Создайте единое место для документации и обеспечьте доступ к ней всем сотрудникам компании. Знание того, где находится информация и как ее быстро получить, обеспечивает наглядность работы всех команд.
- Обеспечьте удобство навигации по документации, упростив ее поиск. Будь то команда, владелец или проект, возможность найти необходимую информацию делает ее удобной для использования.
- Вкладывайте документы в документы, чтобы между ними была четкая взаимосвязь. Например, если у вас есть страница проекта, то на ней можно разместить все спецификации, исследования, черновики и многое другое, чтобы каждый мог найти то, что ему нужно.
Центральный доступ и контекст делают документацию полезной как для вашей команды, так и для других команд, с которыми вы работаете.
Стандартизация межфункциональных процессов для повышения скорости работы
Конечно, у отдельных команд есть свои способы выполнения задач. Но работа, выполняемая между командами, должна иметь повторяющийся, ожидаемый процесс, направленный на достижение цели.
- Используйте шаблон выхода на рынок (GTM) для каждого запуска. Это поможет тому, кто руководит запуском, знать, что необходимо, видеть углы, применять опыт прошлых запусков и привлекать нужные команды.
- Создавайте общие спецификации, которыми могут пользоваться дизайнеры, инженеры и команды разработчиков. Это поможет им одинаково подходить к решению задач, способствуя методичному выполнению межфункциональной работы.
- Создайте систему запросов, в которой любой сотрудник компании может сообщить об ошибке, попросить о функции или получить поддержку по дизайну. Эти запросы должны быть шаблонными, чтобы избежать переписки (например, «всегда прикладывайте скриншот!») и помочь упорядочить множество запросов, которые, вероятно, циркулируют по компании.
- Использовать систему принятия решений. Будь то WRAP, RACI или MAP, все команды должны принимать решения на основе одного и того же подхода. Включите их в используемые командами шаблоны, чтобы они были на первом месте.
Создание стандартизированных процессов между командами позволяет сократить время на согласование правильных действий. Все уже отлажено, поэтому команды могут быстро двигаться вперед.
Не попадайте в ловушку «агностика по инструментам»
В среднем компании используют 88 различных инструментов для выполнения повседневной работы. Для больших команд ситуация еще хуже: они используют 175. Кроме того, с 2019 года на 44% увеличилось использование инструментов для совместной работы. Информация, необходимая командам для выполнения работы, разбросана как никогда.
Вы хотите дать командам возможность использовать необходимые им инструменты, но как быть с межфункциональной работой? Где это происходит?
Платформенный слой, объединяющий все инструменты, позволяет оптимизировать рабочие процессы и поддерживать здоровое общение. Если у команд есть центральный инструмент для совместной работы, то все время, потраченное на поиск знаний, можно использовать для выполнения текущей работы.
В качестве примера можно привести:
- Дизайнеры могут встраивать прототипы в страницу, что облегчает маркетингу или инженерам немедленное предоставление отзывов (вместо необходимости обращаться к другому инструменту). Таким образом, обратная связь сохраняется в одном месте и в ней может участвовать большее количество людей.
- Встраивайте формы для сбора информации — от опроса команды до обратной связи в масштабах всей организации. Поскольку работа происходит на этом уровне платформы, людям не нужно выходить за его пределы, чтобы заполнить форму.
- Создайте способы взаимодействия инструментов друг с другом, чтобы знания передавались между ними. Например, можно использовать API для получения обновлений от различных инструментов (например, интеграция со Slack) или создать систему, в которой соответствующие данные будут собираться в одном общем инструменте.
Преимущество заключается в том, что контекст и действия сосуществуют. Когда эти две составляющие живут бок о бок, члены команды могут немедленно действовать, имея полное представление о проблеме, ее целях и дальнейших действиях, вместо того чтобы переходить от одного инструмента к другому для получения информации.
Уроки гиперроста: знание — сила
До пандемии компания Ноушен полагалась на очную работу. Новичкам в области удаленной работы пришлось создавать системы, позволяющие командам получать доступ к информации и действовать в соответствии с ней.
За последние два года мы значительно выросли — втрое увеличили численность персонала, провели два раунда финансирования, приобрели две компании, ускорили рост нашего продукта, — но мы все еще учимся адаптироваться к этим реалиям.
Я работал по обе стороны медали роста: в качестве главного операционного директора компании Ноушен в процессе быстрого масштабирования и в качестве вице-президента по продукту в такой публичной компании, как LinkedIn. Каждая из них сопряжена с уникальными трудностями, будь то поддержание связи во время спринтерского бега или постановка четких целей для тысяч сотрудников, которые соответствуют миссии компании.
Именно эта точка зрения помогает мне понять, что значит построить действительно взаимосвязанную компанию — методы, которые мы реализуем в компании Ноушен прямо сейчас, в процессе гиперроста. Приведенные ниже тактики позволяют нашим командам быть согласованными, быстро двигаться и внедрять инновации.
Единая, универсально доступная страница с самой важной информацией о нас
Неудивительно, что практически всю свою работу мы выполняем в Ноушен. Это единое рабочее пространство, объединяющее заметки, документы, управление проектами и вики-сайты с бесконечным количеством настраиваемых параметров. Команды любого размера могут использовать Ноушен и расти вместе с ним, что очень важно для гипермасштабируемой компании.
В верхней части боковой панели Ноушен находится страница OS (operating system). На ней размещена наиболее важная информация о компании, которую могут использовать как старые, так и новые сотрудники. Она также является частью нашего процесса введения в должность. Прозрачность с первого дня работы.
Это не просто описание целей компании. В нем вы найдете нашу миссию, стратегию, ценности и многое другое — те макродокументы, которые определяют наше поведение и решения, принимаемые командой. У нас даже есть архив миссии и стратегии за прошлые годы, что позволяет нам видеть перспективу развития и понимать причины многих принятых нами решений.
Это помогает нам, как команде, согласовывать свои действия на самом высоком уровне. А когда команда согласована, мы можем быстрее принимать решения. Поддерживает ли это наши цели на 2022 год? Как это вписывается в нашу миссию? Подобная согласованность является руководством для команд и отдельных сотрудников, способствующим развитию всего, что мы делаем.
Система обратной связи в масштабах организации
Мы храним в единой базе данных Ноушен все документы по процессам, политикам и предложениям, доступные всей команде, — от спецификаций продукции до журналов аудита. В ней насчитывается более 2 000 записей.
Основой этой системы является RFC (request for comment) — формат, позволяющий людям из разных подразделений компании представлять свои идеи и получать обратную связь от всех сотрудников компании. Мы переключим статус на «RFC», и любой желающий сможет прокомментировать эту страницу. Отдел продаж может прокомментировать инженерный проект. Отдел продаж может прокомментировать HR-процесс. Команды внедряют инновации вместе, когда отличные идеи приходят отовсюду.
Ускоренное перемещение с домами для кросс-функциональной работы
Маркетинг, продукт, инженерия, HR — все команды в Ноушен имеют свои собственные вики. И каждая из них видна как страница верхнего уровня с вложенной документацией в боковой панели. На этих страницах можно найти все: от инструментария для конкретной команды до специализированных процессов для отдельных ролей и обязанностей.
В верхней части вики-сайта находится база данных, содержащая информацию о состоянии проектов данной команды. Команды могут легко заходить в вики друг друга, чтобы узнать, над чем они работают, и, что более важно, как влиться в эти инициативы. Таким образом, информация, которой в противном случае пришлось бы делиться в Slack или на совещаниях, становится доступной для самостоятельного использования и экономит время.
Аналогичным образом, если речь идет о крупной межфункциональной инициативе, у нее есть свой дом. Одна страница со всей необходимой информацией — от сообщений до сроков и команд, участвующих в реализации. Здесь все подключаются, получают контекст и приступают к выполнению. Без такого уровня кастомизации не может существовать специализированное межфункциональное управление проектами.
Совместная работа нескольких команд происходит как на уровне компании/команды, так и в рамках отдельных проектов. Команды могут работать быстро, так как они точно знают, где получить необходимую информацию, которая важна для их работы.
Подключенное руководство создает подключенные компании
Информация, системы, инструменты. Используйте их вместе с умыслом, и люди в вашей компании будут знать, что им нужно делать, чтобы добиться успеха, быстро двигаться и внедрять инновации. Лидерство задает тон.
Подключенная компания — это компания, которая работает с дальновидностью, проактивно устанавливая эффективные каналы связи. Чтобы достичь этого, руководители демонстрируют уникальное доверие и инвестиции в своих сотрудников, обеспечивая им более широкий доступ к информации, в частности, быстрый доступ к тому, что им необходимо для выполнения своей работы и достижения успеха в ней.
Создание взаимосвязанной компании — это процесс, который никогда не закончится. Но если заняться этим уже сейчас, то это будет одна из самых эффективных и долговременных работ, которую можно проделать для обеспечения конкурентоспособности и создания условий, позволяющих удерживать лучшие кадры в мире.