Notion для креативных агентств: управление внутренней и клиентской работой

Notion может стать центром вашего агентства, как для внутреннего управления проектами, так и для всей работы с клиентами. Вы можете использовать эту систему для обеспечения доступности информации и соблюдения сроков реализации проектов.

Работая в агентстве, можно чувствовать себя так, будто крутишь множество тарелок одновременно. Конечно, есть повседневная работа, например, встречи и прием новых сотрудников. Но есть также клиенты и их многочисленные проекты, каждый из которых имеет свои цели, рабочие процессы и требования.

Ваша команда должна уметь работать слаженно, чтобы уложиться в конкурирующие сроки и выполнить отличную работу. Без четкой организационной системы члены команды тратят время на поиск информации – вместо того, чтобы сосредоточиться на творческой работе, которую они делают лучше всего.

Notion предоставляет вашей команде центральный узел для организации всей внутренней и клиентской работы, от процессов в команде до проектных спецификаций для клиентов. А когда все это находится в одном месте, сотрудничество становится беспрепятственным как для членов команды, выполняющих проекты, так и для клиентов, рассматривающих работу.

Мы покажем вам, как создать рабочее пространство, которое объединит всех в вашем агентстве и позволит клиентам быть в курсе хода реализации проектов.

Страницы верхнего уровня позволяют быстро найти то, что вам нужно

Боковая панель Notion поможет вам составить схему вашего рабочего пространства. Страницы верхнего уровня отображаются на боковой панели, и вы можете нажать на выпадающий список рядом со страницей, чтобы увидеть вложенные страницы и быстро перейти к ним. Вы можете создать новую страницу верхнего уровня, нажав на значок +.

Вы захотите создать одну страницу верхнего уровня для всей информации вашего агентства, чтобы каждый мог получить доступ к таким вещам, как каталог сотрудников, информация о том, кто на каких счетах работает, и информация о льготах. Каждая из этих страниц может быть подстраницей в вики вашего агентства, что упростит навигацию для вашей команды.

В дополнение к вики на уровне компании, каждая команда или отдел в вашем агентстве может создать свою собственную вики. Здесь будет храниться вся их специфическая работа – у отдела продаж может быть CRM, у инженерной команды – процесс QA, у маркетинга – рекомендации по бренду. Страницы настраиваются, поэтому их можно приспособить к потребностям каждой команды.

Аналогично, вы можете создать страницы верхнего уровня для каждого клиента, которые действуют как вики клиента.

Все, что связано с клиентом, будет вложено в эту страницу, и у вас есть свобода структурировать ее любым способом, который имеет смысл. Будь то ежедневные контакты, протоколы общения или цели – считайте, что это домашняя страница между агентством и клиентом. Здесь должно быть все, что нужно обеим командам для совместного успеха.

Предоставьте своим клиентам доступ к вики

Вы можете приглашать клиентов в свою зону рабочего пространства, предоставляя им доступ к домашней странице клиента и всем ее подстраницам.

Важно убедиться, что люди имеют доступ к нужным страницам. Например, все сотрудники вашего агентства должны иметь доступ к вики вашего агентства, но клиенты должны иметь возможность видеть только свои страницы.

Совместное использование страниц в Notion позволяет собрать всех в одном месте, чтобы и клиенты, и члены команды могли быть в курсе происходящего.

• Чтобы поделиться страницами со своим клиентом, перейдите в меню Share и введите его адрес электронной почты в текстовое поле, затем нажмите Add people. Существуют различные уровни разрешений. Скорее всего, вы захотите дать своим клиентам разрешение просматривать и оставлять комментарии, но не вносить изменения в содержание страницы.
• Другой способ пригласить клиента – скопировать ссылку на страницу и поделиться ею с клиентом по электронной почте или в Slack. Если вы хотите узнать больше об обмене информацией, у нас есть руководство, объясняющее множество способов обмена страницами в Notion.

Управление всеми проектами с помощью пользовательских баз данных, ориентированных на конкретного клиента

Теперь, когда у вас есть специальное место для каждого клиента, вы можете начать планировать и отслеживать свои проекты. Внутри вики вашего клиента создайте базу данных проекта, чтобы управлять всей работой, которую вы будете выполнять вместе.

Чтобы создать базу данных, нажмите команду / и выберите Board - Full page. На этой доске Канбан проекты будут отображаться в виде карточек, которые вы можете упорядочить по статусу. Это станет одной из подстраниц в вики вашего клиента.

Далее вы захотите добавить некоторые свойства в базу данных, чтобы можно было приступить к организации работы. Чтобы добавить свойство, выберите Property в верхней части базы данных и нажмите Add a property. Вот некоторые свойства, которые вы можете добавить в базу данных проекта вашего клиента, чтобы общение проходило гладко, а работа шла по плану:

• Статус – свойство статуса поможет вам увидеть, на какой стадии находится каждый проект. Используйте свойство Select и создайте такие опции, как “На очереди”, “В процессе”, “Готов к рассмотрению” и “Сдан”. Вы можете перетаскивать страницы в зависимости от того, на каком этапе находится работа, что облегчит задачу внутренним командам и клиентам.
• Сроки – добавьте свойство Date, чтобы можно было установить крайний срок сдачи проекта. При желании вы можете включить конечную дату, чтобы установить временные рамки для работы, охватывающие дни, недели или месяцы.
• Владелец проекта – свойство Person означает, что вы можете отметить члена команды, чтобы назначить ему проект. Вы можете переименовать его в “Владелец проекта”. Таким образом, вы можете отметить того, кто отвечает за завершение проекта, а все остальные будут знать, к кому они могут обращаться с вопросами. Добавьте еще одно свойство “Человек”, чтобы отметить других участников проекта, например, рецензентов или клиента.
• Тип проекта – используйте свойство Select и создайте несколько тегов, чтобы можно было определить различные типы проектов. Это поможет вам расставить приоритеты и провести различие между более короткими задачами, например, доработкой логотипа, и более длительными и трудоемкими проектами, такими как полный брендинг или редизайн сайта.

В Notion вы можете выбирать из множества типов баз данных – таблицы, списки, календари, временные шкалы и галереи – все они имеют свои преимущества. Одна и та же база данных может иметь несколько представлений, что позволяет сортировать информацию различными способами.

Это означает, что вы можете просматривать все свои проекты на доске и переключаться на просмотр календаря, чтобы узнать, когда эти проекты будут запущены. Вы можете мгновенно получить необходимую информацию в зависимости от того, что вам нужно увидеть, что особенно полезно в быстро меняющемся мире жизни агентства.

Шаблоны помогут вам сразу приступить к работе

Как агентство, вы, скорее всего, разработали процессы, как лучше работать с клиентами. Будь то великолепный креативный бриф или новое предложение для клиента, в котором учитываются все возможные варианты, шаблоны баз данных помогут вам закрепить ваши процессы, чтобы все выполнялось по плану, даже когда ваша команда растет.

Чтобы добавить шаблон базы данных, перейдите в выпадающий список рядом с пунктом New в базе данных. Нажмите + New template (Новый шаблон). Откроется пустая страница, которую можно отредактировать, добавив подсказки или заголовки, которые помогут вам быстро перейти к новому проекту.

У нас есть шаблон для творческих брифов, который вы можете найти здесь.

Вы можете создать несколько шаблонов баз данных в зависимости от повторяющейся работы с клиентом. Шаблоны помогут вам подходить к проектам с уже установленным набором критериев – членам команды не придется каждый раз начинать с нуля.

А когда вы узнаете что-то новое о процессе или лучшем способе ведения дел? Просто обновите шаблон, и эти знания пойдут с вами дальше.

Управление проектами идет параллельно с вашей работой

База данных проекта помогает вам управлять работой, но она также может быть местом, где вы фактически выполняете работу.

Поскольку Notion объединяет все в одном месте, ваша команда будет тратить меньше времени на контекстное переключение, поиск документов или попытки найти файлы в цепочках электронной почты. Это очень важно для агентств и клиентов. Время, которым вы делитесь, стоит дорого, и оплачиваемые часы должны быть потрачены на выполнение проектов, а не на продирание через административную работу.

Каждая запись в базе данных проекта открывается как отдельная, полностью настраиваемая страница, что означает, что ваши команды могут сосредоточить всю работу по проекту в одном месте.

Вот некоторые элементы, которые можно включить в страницу проекта. Чтобы получить доступ к ним, введите / и либо выполните поиск в меню, либо начните вводить то, что вам нужно.

• Текст – составляйте сообщения для блога или пресс-релизы прямо в Notion. Вы также можете создавать заголовки, маркированные списки и многое другое, чтобы придать тексту дополнительную выразительность. Узнайте больше об основах написания и редактирования текста.
• Ссылки – добавляйте ссылки в виде гипертекста или с помощью веб-закладок. Это отлично подходит для дизайнерских агентств, чтобы клиенты могли делиться примерами или вдохновением. Вы даже можете использовать веб-клиппер Notion, чтобы отправлять ссылки прямо из браузера на страницы Notion, когда увидите что-то ценное в Интернете.
• Медиа – поместите изображение, видео, документ или аудиофайл прямо на страницу. Это позволяет любому человеку увидеть дизайн, логотипы или видео, не выходя из Notion. Полный список опций можно найти, набрав /media.
• Встраивание – вы можете встраивать файлы Figma, проекты Abstract, доски Miro, GitHub Gists и многое другое. Дизайнерам и творческим людям могут понадобиться различные инструменты для завершения своих проектов, но Notion объединяет все на одной странице. Вот полный список встроенных инструментов.

Notion объединяет все ваши инструменты в один, чтобы члены команды всегда могли найти то, что они ищут, и сотрудничать более эффективно.

Асинхронное общение позволяет всем быть на одной волне

Вы можете начать разговор с любым человеком либо в разделе комментариев в верхней части страницы Notion, либо комментируя определенные моменты на странице.

Комментарии позволяют вам сотрудничать с коллегами по команде или клиентами, поддерживая непрерывность обратной связи. Они также экономят время – никто не хочет собирать отзывы из разных частей программного обеспечения, проверяя, все ли учтено. Когда ничего не упущено, вероятность неправильной или дублирующей работы гораздо ниже.

Есть два способа комментирования:

• Комментарии к странице – используйте раздел комментариев в верхней части страницы для общих, высокоуровневых комментариев. Например, подпишите проект комментарием “Я просмотрел последние изменения, и он готов к работе!”.
• Комментарии к блокам – оставляйте комментарии к блокам в любом месте страницы. Это удобно, когда вы предлагаете внести правки в запись в блоге или оставляете отзывы об отдельных проектах. Нажмите ⋮⋮ рядом с блоком и выберите Comment.

Вы можете отмечать людей или страницы в комментариях, набрав @, а затем имя человека или название страницы. Вы также можете ввести @ с последующей датой, чтобы отметить дату в комментарии, что идеально подходит для напоминаний или сроков для сотрудников. Нажмите на эту дату, чтобы настроить ее, добавив время, диапазон дат или часовой пояс.

Узнайте все, что вам нужно знать о комментариях, здесь.

Упростите презентации для клиентов

Многие креативные агентства тратят много времени на разработку элегантных презентаций для демонстрации своей работы клиентам. Помимо того, что эти презентации отнимают много сил, они могут казаться статичными и негибкими.

Почему бы вместо этого не пригласить клиентов в мастерскую? Презентуя прямо из Notion, вы сэкономите время и позволите клиентам увидеть “закулисье”. Если у вас запланирована встреча, пригласите их на страницу, поделившись ссылкой или добавив их в качестве гостя.

Вместе вы сможете просмотреть все незавершенные работы в режиме реального времени, а по мере получения их отзывов и обсуждения изменений или доработок вы сможете делать заметки и комментарии прямо в документе. Это не только экономит время на записи и постановку задач, но и помогает вашим клиентам вовлечься в процесс и почувствовать, что вы прислушиваетесь к их мнению и действуете в соответствии с ним.

Дизайнерское агентство MetaLab начало проводить презентации для клиентов именно таким образом. Ли Джайлс, руководитель отдела дизайна, говорит: “Notion создает для нас прекрасную возможность сделать рабочий процесс двусторонним между нами и клиентом”.

Вы можете прочитать полную историю клиента, чтобы узнать, как они используют Notion в повседневной работе.