Определение границ проекта устанавливает границы проекта, не огораживая его.
Представьте, что вы руководите разработкой нового мобильного приложения. Вам нужно уложиться в срок и уложиться в бюджет. Но у вас так много идей, команда увлеченных разработчиков и заинтересованные стороны с большими ожиданиями.
Чтобы не сбиться с пути, необходимо определить рамки проекта.
Давайте разберемся, что такое объем проекта, чем он отличается от объема продукта, и что должно входить в описание объема проекта.
Не существует проекта без проектных рамок
Объем проекта определяет, что будет и что не будет включать в себя проект. Она дает представление о важнейших целях и ресурсах, необходимых для их достижения.
Подход к проекту без предварительного планирования обычно приводит к возникновению новых проблем. Четкое формулирование целей, результатов и ограничений проекта обеспечивает команде успех и должно стать первым шагом при работе над новым проектом.
Вот пример объема проекта. Вы прошли через весь процесс разработки защитных чехлов для телефонов — материалы, производство, дизайн и маркетинг — и теперь настало время проверить их защитные свойства. Согласно объему проекта, у вас есть два месяца и $20 000 на тестирование, что включает в себя стоимость тестовых телефонов и новых прототипов, созданных на основе полученных результатов. Объем проекта помог вам спланировать все наперед и убедиться, что у вас есть необходимые ресурсы.
Масштаб проекта в сравнении с масштабом продукта
Разработка продукта сама по себе является проектом, но при определении масштабов продукта и проекта основное внимание уделяется разным элементам.
Под объемом продукта понимаются характеристики и функции конечного продукта. Объем проекта — это этапы и границы выполнения любого проекта, включая разработку нового продукта. Сфера применения продукта — это небольшая часть сферы применения проекта. Она определяет время и деньги, необходимые для того, чтобы сделать продукт максимально качественным, определяя один из этапов всего проекта.
Рассмотрим такой пример: Вы разрабатываете новое фитнес-приложение. Объем проекта включает все задачи и ресурсы, необходимые для его выполнения, такие как разработка пользовательского интерфейса (UI), кодирование приложения и тестирование его на наличие ошибок. А в объем продукта входят возможности и функции конечного приложения, такие как добавление друзей, составление календаря тренировок и отслеживание фитнес-целей.
Выполнение всего, что указано в области применения продукта, является частью области применения проекта, но проект включает в себя не только область применения продукта. В рамки проекта входят этапы до и после разработки, например, проведение маркетинговых исследований и планирование запуска продукта.
Как определить объем проекта?
Масштаб проекта — это общая картина, поэтому, прежде чем приступить к деталям, следует продумать все важные этапы. Оценка деталей — задача не из легких, но она того стоит, чтобы понять, что необходимо сделать и сколько времени, сил и ресурсов потребуется для этого.
Вот четыре шага, которые помогут вам начать работу:
1. Определите специфику
На каждом этапе проекта особое внимание уделяется конкретным деталям и показателям, позволяющим добиться значимого прогресса в достижении конечной цели. Для каждого этапа определите потенциальные задачи и ограничения, а также желаемые результаты и цели.
Чтобы достичь поставленных целей, необходимо их знать. Определение специфики позволит определить, что можно и чего нельзя делать, что поможет установить реалистичные и эффективные цели на протяжении всего жизненного цикла проекта.
Если вы разрабатываете новое программное обеспечение, начните с рассмотрения вопроса о том, какие ресурсы у вас есть (или нужны), например, команда дизайнеров и разработчиков, специальный менеджер проекта, бюджет на проектирование, разработку и тестирование. Заблаговременное определение этих параметров поможет вам организовать все необходимые действия — например, нанять разработчика или собрать дополнительные средства на краудфандинге — до того, как вы приступите к реализации проекта.
2. Установить сроки выполнения работ
Деливерибл — это элементы или результаты, которые команды производят в ходе проекта. Сроки помогают им выполнять проект в срок.
Например, если вы запускаете веб-сайт, вам необходимо установить сроки для каждого этапа разработки, такого как проектирование макета, создание прототипа и отчета после тестирования пользователей. Конечный продукт каждого из этих этапов, например макет и отчет пользователя, — это те результаты, которые должны быть выполнены командой в срок, чтобы обеспечить бесперебойную работу.
3. Составить бюджет
Бюджет является важным фактором при определении масштабов проекта. Определите, что вы можете себе позволить или сколько заинтересованные стороны заплатят за проект, а затем оцените, сколько будет стоить каждый этап. Наличие свободы действий не помешает, если ваши прогнозы окажутся неверными или возникнут непредвиденные расходы.
Например, при разработке фитнес-приложения вы можете обнаружить, что ваш первоначальный пользовательский интерфейс не включает в себя FAQ, о необходимости которого пользователи сообщали в ходе первоначальных тестов. Добавление этого элемента для улучшения дизайна может потребовать от дизайнера дополнительных доработок, что увеличит стоимость проекта. Но это необходимые затраты для того, чтобы продукт понравился покупателям. Хорошо, что в вашем бюджете предусмотрены дополнительные средства для подобных ситуаций.
4. Написать заявление о масштабах проекта
В чем смысл объема проекта, если вы не можете им поделиться? Создание (и распространение) формулировки объема проекта имеет решающее значение для обеспечения единства взглядов членов команды и определения пути к успеху. В этом тексте должны быть кратко описаны цель, требования, результаты, ограничения и сроки выполнения.
Что должно включать в себя заявление о масштабах проекта?
Давайте разберемся, что же на самом деле представляет собой формулировка объема проекта. Это должно быть организованное, от начала до конца описание целей и ограничений проекта, обычно на 1-2 страницах. Вы можете начать с нуля или следовать шаблону объема проекта, чтобы создать надлежащую документацию до начала работы. Добавление этих документов в общие рабочие пространства, например в командный блок Ноушен, гарантирует, что все будут иметь доступ к информации о масштабе проекта, когда она им понадобится.
Независимо от того, как вы напишете свое заявление, вот некоторые ключевые элементы, которые необходимо включить в него:
- Цель — четко сформулируйте цель или цели проекта. Точное изложение того, чего вы хотите достичь, помогает определить, что нужно сделать для этого.
- Результаты — укажите конкретные элементы, результаты, которые будут получены командой в рамках проекта. Сюда должны входить документы, прототипы и конечные продукты.
- Объем работ — объем работ в проекте — это конкретные задачи и действия, которые вы будете выполнять. Сюда входят ваши результаты и работа, которая потребуется для их выполнения.
- Исключения — в описании объема проекта также должно быть указано, что в нем не будет сделано, например, функции или возможности, которые не могут быть реализованы с учетом ограничений. Определение этих аспектов до начала работы предотвращает «сползание» объема проекта, когда команда постепенно включает в конечный проект все больше элементов, выходящих за рамки объема.
- Ограничения — укажите ограничения, которые могут повлиять на проект, например, бюджет, сроки проекта, персонал или ресурсы.
Найдите лучшие инструменты, которые помогут вам в управлении проектами
Правильно подобранные инструменты и процессы управления проектами значительно улучшают рабочий процесс и планирование проектов. Универсальное программное обеспечение для управления проектами Ноушен позволяет легко планировать, делиться и выполнять проекты.
У нас есть шаблоны, которые помогут вам разработать и запустить приложение, составить календарь контента и спланировать проект.