Каждый день приходится идти на компромиссы. Может быть, Вы тратите время на помощь коллеге, а не на работу над проектом, потому что он чувствует себя перегруженным, или выбираете работу с более низкой зарплатой, потому что она предлагает гибкий график.
Но вы достигнете относительного успеха независимо от того, как вы будете менять приоритеты, если сделаете разумный выбор. То же самое можно сказать и об управлении проектами, которое опирается на треугольник управления проектами, позволяющий сбалансировать ограничения для достижения цели.
У каждого проекта есть три стороны, которые образуют железный треугольник управления проектами. Каждое из ограничений в то или иное время было бельмом на глазу у многих руководителей проектов. Чтобы управлять этими ограничениями, требуется пристальное внимание и баланс, но при наличии знаний и практики это можно сравнить с ездой на трехколесном велосипеде.
Что такое треугольник управления проектами?
Тройное ограничение в управлении проектом состоит из трех переменных:
- Объем проекта охватывает все задачи и результаты проекта. Объем проекта изменяется в зависимости от потребностей клиента, заинтересованных сторон и руководства.
- Стоимость (или бюджет) — это общая стоимость проекта. Сюда можно отнести заработную плату, ресурсы, такие как серверы или офисные принадлежности, и даже обеды команды.
- Время — общий график проекта и продолжительность выполнения каждой задачи.
Эти компоненты управления проектами влияют на каждый проект, независимо от того, помнит о них руководитель или нет. От ограничения стоимости никуда не деться, ведь с каждым новым разработчиком в проекте появляются знаки доллара. Ограничение по объему присутствует в дорожной карте проекта, а ограничение по времени неизбежно — клиент или работодатель не позволит вам забыть об этом.
Вот почему эти ограничения образуют «железный треугольник». Требуется определенная стойкость, чтобы сбалансировать все три ограничения, поскольку изменение одного из них напрямую влияет на остальные. Если добавить в проект еще одного разработчика, то это, возможно, сократит временные ограничения, но заставит изменить рамки проекта, переложив на него ответственность за выполнение задач, и сократит ограничения по затратам, увеличив заработную плату.
Задача состоит в том, чтобы скорректировать «железный треугольник» без ущерба для общего качества проекта. Качество — это не ограничение, а скорее общая цель. Если треугольник начинает растягиваться в одном направлении, это означает, что пришло время восстановить равновесие, пересмотрев бюджет, сроки и объем проекта.
Как работает треугольник управления проектами?
Балансировка «железного треугольника» означает управление компромиссами: объем проекта определяет его стоимость и время, а если объем расширяется, то расширяются и другие ограничения. Это требует глубокого понимания всех переменных, входящих в каждое ограничение.
Чем больше информации, относящейся к проекту, вы имеете на начальном этапе, тем легче предсказать, какие стороны треугольника вы можете корректировать и как они влияют на ограничения. Вот некоторые аспекты, влияющие на треугольник:
- Ресурсы
- Графики работы сотрудников
- Бюджеты
- Графики
- Зависимости между задачами
- Деливери
Начните с того, что вам известно, например, что и к какому сроку хочет получить заказчик или ваш работодатель. Затем оцените затраты и объем проекта. Если клиент расширяет проект, пересчитайте стоимость и объем и представьте новый график. А если заказчик хочет выполнить проект в кратчайшие сроки, пожертвуйте менее важными функциями продукта, чтобы сократить объем работ. Если вы определили, что бюджет недостаточен для выполнения запроса в установленные клиентом сроки, расширьте временные ограничения в соответствии с расширением бюджетных ограничений. Вы можете перетасовать все три пункта, чтобы соответствовать изменяющимся требованиям.
Альтернативой такому балансированию является дрейф проекта в сторону увеличения объема: проект кажется бесконечным, потому что вы постоянно расширяете его объем, бюджет и сроки, не сбалансировав все.
Почему важен треугольник управления проектами?
Существуют три основных способа, с помощью которых баланс между временем, объемом и стоимостью помогает достичь качества:
- Привлекает внимание к ограничениям — осознанное определение треугольника управления проектом позволяет постоянно следить за масштабами, сроками и бюджетом. Это означает, что вы сможете быстро адаптироваться к изменениям.
- Помогает снижать риски — каждый проект имеет риски, но если вы обращаете внимание на тройные углы треугольника управления проектом, то получаете большее представление о потенциальных угрозах. Например, если клиент решит существенно сдвинуть сроки, то у вас уже есть оценка затрат на добавление дополнительных ресурсов.
- Обеспечивает прозрачность для команды — определение объема, стоимости и сроков для команды устанавливает ожидания. Кроме того, сотрудники могут почувствовать себя более уверенными и подготовленными, зная, что вы тщательно продумали все эти три аспекта.
6 этапов управления проектами
Каждый жизненный цикл проекта состоит из шести этапов, понимание которых помогает сбалансировать «железный треугольник», предоставляя возможность корректировать ограничения на каждом этапе:
- Определение — определите цели и первоначальные сроки проекта.
- Инициация — наметьте ресурсы и составьте предварительный план проекта, в котором будут определены все три ограничения.
- Планирование — доработайте план проекта и внимательно изучите треугольник управления проектом.
- Исполнение — приступить к выполнению задач и достижению результатов всеми членами команды.
- Мониторинг — по мере выполнения проекта постоянно контролируйте «железный треугольник», чтобы определить, сбалансированы ли все его стороны.
- Завершение — после того как клиент или работодатель примет результаты проекта, проведите анализ, чтобы определить, как первоначальный прогноз треугольника соотносится с окончательным объемом, стоимостью и сроками.
4 совета по управлению «железным треугольником
Проект, результаты и ресурсы в конечном счете определяют здоровье вашего треугольника. Вот несколько лучших практик, которые помогут вам не упустить все три ограничения:
1. Выберите одно гибкое ограничение
На начальном этапе проекта обсудите с заказчиком или руководителем наиболее важные ограничения. Ответ на этот вопрос позволит определить, где у вас есть пространство для маневра. Например, если заказчик устанавливает жесткие сроки, то, чтобы уложиться в эти сроки, можно растянуть сторону треугольника затрат, чтобы закупить больше ресурсов.
2. Избегайте появления новых возможностей
Перечислите все необходимые функции продукта и определите их приоритетность с помощью вашего менеджера или клиента. Такая расстановка приоритетов поможет вам понять, от каких функций можно отказаться, если необходимо сократить сроки или снизить стоимость.
3. Реализация плана управления рисками
Даже если на начальном этапе проекта вы установили четкие ожидания, все равно все может пойти не так. При определении объема проекта следует включить план управления рисками, учитывающий все переменные, которые могут привести к задержке или препятствиям при составлении бюджета.
4. Использовать методологию управления проектами
Как только вы узнали о наиболее важном ограничении, примените к нему ту или иную методологию управления. Каждый метод дополняет различные наиболее важные ограничения:
- Аgile — лучше всего подходит для проектов, требующих оперативности, так как позволяет быстро перестраиваться и гибко изменять параметры.
- Waterfall — линейная методология, которая лучше всего подходит для проектов с заданным объемом и временными ограничениями.
- Lean — лучше всего работает в тех случаях, когда стоимость является наиболее значимым фактором, так как в ней основное внимание уделяется сокращению проектов до основных задач и исключению ненужных ресурсов.
Управление проектами стало проще с помощью Ноушен
Понимание и внедрение треугольника управления проектами позволяет держать руку на пульсе всего, что важно для успеха проекта. Качество — это главное, а сбалансированность «железного треугольника» — это способ победить.
Чтобы эффективно управлять проектом сразу же, начните с настраиваемых шаблонов в подключенном рабочем пространстве. Попробуйте использовать концентратор целей проекта Ноушен, списки дел и инженерные дорожные карты и храните их в центральном рабочем пространстве команды для всеобщего обозрения.