Подобно прогулкам по лесу или навигации по новому городу, вам необходимо руководство, чтобы направить проект в нужное русло.
Именно для этого и существует карта процессов. Эта блок-схема позволяет определить, где вы находитесь, куда направляетесь и какие шаги необходимо предпринять вашей команде для завершения проекта. Создание такой схемы перед началом работы позволяет подготовиться к процессу и дает возможность сослаться на нее, если вы заблудились, а если свернули не туда, то знаете, как вернуться на правильный путь.
Что такое картирование процессов?
Карта процесса — это блок-схема, определяющая, какие действия и задачи необходимо выполнить и когда. Этот документ, также известный как карта процессов, диаграмма рабочих процессов или блок-схема процесса, позволяет членам команды визуализировать и планировать ход проекта.
Карты процессов нужны не только для справки. Они дают команде дар предвидения, эффективно передавая перспективы проекта с помощью визуальных образов вместо плотного текста.
Команды обычно используют технологические процессы в ситуациях, требующих пошаговых действий. Карту можно использовать для составления схемы улучшений, проекта или анализа проблемы — любого действия, требующего определенного процесса.
Символы для отображения процессов рабочего процесса
Как визуальные инструменты, карты процессов опираются на символы для обозначения действий и их связей. Вот что обычно означает каждая фигура в карте процессов:
- Прямоугольники — прямоугольники представляют собой действия или шаги. В карте маркетинговых процессов одним из этапов может быть создание текста письма кампании, а следующим — отправка этого письма.
- Стрелки — стрелки показывают направление рабочего процесса. Не каждый поток является прямым; на некоторых этапах могут быть разные пути для поворота, или одна задача может перетекать в несколько. Например, после отправки рекламного письма задача может перетекать как в последующие действия с теми, кто его открыл, так и в различные действия с теми, кто его не открыл.
- Бриллианты — бриллианты обозначают точки принятия решений. В эти моменты ваша команда планирует принять решение, например, провести еще одну маркетинговую кампанию или изменить подход.
- Овал — овалы обозначают начало или конец процесса. В данном примере маркетингового письма конечной точкой может быть завершение рекламной инициативы.
Для чего нужны карты процессов?
Хорошо организованный план помогает любому проекту, а карта процессов визуализирует этот план. Она проще, чем рабочий план, и позволяет получить целостную картину процесса всего в одном документе.
Вот еще несколько способов, которыми карты процессов могут помочь:
- Планирование проектов — когда вы фиксируете идеи проекта в письменном виде, вы представляете себе успехи, препятствия и неудачи до того, как они возникнут. Возможно, вы начнете составлять карту своего процесса и обнаружите недостающий шаг, который не заметили раньше. В этом и заключается преимущество перспективного планирования.
- Упрощение коммуникации — создание четких визуальных образов помогает командам понять проект еще до обсуждения деталей. Предоставление всем желающим доступа к карте позволяет избежать «силового» разделения и поддерживать единую позицию.
- Иллюстрация этапов проекта — карта позволяет разделить проект на отдельные этапы или спринты, что помогает команде своевременно завершить основные работы.
- Ускоряет процессы — размещение каждого шага и контрольной точки перед глазами дает возможность выявить неэффективность, например, ненужную и двойную работу.
Типы карт процессов
В коллективе карты процессов часто называют блок-схемами, поскольку именно в таком виде они обычно представлены. Однако существует несколько типов карт процессов, каждый из которых служит несколько иной цели.
Вот более подробная информация о пяти основных типах:
- Блок-схема — в блок-схеме используются символы, о которых мы говорили выше, для отображения входов и выходов проекта, а также направления рабочего процесса. Обычно она не содержит подробных пояснений, но может содержать ссылки на вики и другие документы для более подробного объяснения различных этапов.
- Подробная карта процесса — подробная карта процесса объясняет каждый шаг и контрольную точку, показывая подпроцессы для каждого из них. Она может быть представлена в виде развернутой блок-схемы или текстового документа, связанного с планом проекта. Благодаря более широкому охвату подробная карта процесса позволяет лучше выявить неэффективность и потенциальные препятствия.
- Карта высокого уровня — карта высокого уровня дает возможность увидеть процесс с высоты птичьего полета. Такие карты не вдаются в детали, но, подобно блок-схемам, помогают командам определить планы и отслеживать прогресс.
- SIPOC-диаграмма — SIPOC-диаграмма содержит пять категорий информации: поставщики, входы, процесс, выходы и клиенты. С их помощью можно классифицировать различные процессы перед планированием проекта, например, шаги по выбору поставщиков и определению конечных результатов.
- Межфункциональная блок-схема — также известная как карта «дорожек плавания», эта блок-схема распределяет задачи между ответственными членами команды. Они способствуют повышению ответственности и показывают, кто над чем работает и кто сотрудничает на определенных этапах.
Как создать карту процессов
Если можно спланировать, то можно и составить карту. Даже если создание карты процесса не является регулярным шагом в вашем рабочем процессе, его стоит попробовать — особенно если вы испытываете трудности с отслеживанием дел и определением того, что будет следующим после их выполнения.
Вот как вписать свой проект в карту процессов:
1. Определите процесс — первым шагом в любом процессе картирования рабочих или бизнес-процессов является определение «зачем». Опишите свою конечную цель, будь то улучшение текущего операционного процесса, создание нового продукта или услуги или устранение неполадок.
2. Определите основные этапы — прежде чем приступить к картированию, разбейте конечную цель на результаты, которые потребуются для ее достижения. Это также хорошая возможность решить, кто будет отвечать за тот или иной результат.
3. Определите шаги — определите каждый шаг, который потребуется для того, чтобы вычеркнуть основные этапы и выполнить задачи. Если вы планируете создать подробную карту, соберите документы, необходимые для представления всей необходимой информации.
4. Выбор типа карты — выберите подходящий тип карты, соответствующий вашему проекту и направленности. Если вы хотите стимулировать подотчетность членов команды, создайте карту «плавающих дорожек», на которой работа будет распределена между отдельными сотрудниками. Если вам нужен простой обзор, который можно предоставить конечным пользователям, чтобы они могли представить себе ход проекта, используйте карту высокого уровня. Можно также объединить несколько вариантов.
5. Нарисуйте свою блок-схему, используя символы для обозначения входов, точек принятия решений и направления рабочего процесса. Рассмотрите возможность использования шаблона для построения схемы. По мере того как вы будете совершенствовать стили диаграмм, которые хорошо подходят для вашей организации, сохраняйте их, чтобы при необходимости можно было сделать дубликаты.
6. Распространите свою схему — поделитесь ею с ключевыми заинтересованными сторонами и соберите отзывы. Этот документ предназначен для всей вашей команды, поэтому все члены команды должны высказать свое мнение. Это позволит вам внести возможные изменения до начала работы. Это шанс убрать лишнее, скорректировать временные рамки и определить неясные роли.
7. Подписание — после завершения работы над картой процессов попросите всех вычитать и подписать ее. Это простой, но очень важный шаг, позволяющий обеспечить согласованность действий всех участников еще до начала проекта.
Пример отображения процессов
Ни один процесс не является одинаковым, поэтому не существует универсального примера для подражания. Однако эти карты процессов могут дать вам представление о том, что в них следует включить и как разработать процесс, который будет подходить как для вашего проекта, так и для вашей команды.
Пример 1
Пример 2
Улучшение рабочего процесса с помощью Ноушен
Когда речь идет о запуске нового проекта или процесса, карта — это только первый шаг. Используйте Ноушен для создания единого рабочего пространства для вашей команды и размещения всех документов и заметок, необходимых для выполнения работы.
С помощью шаблона дорожной карты можно наметить путь пользователя, определить цели проекта и наглядно представить дальнейшие действия. Расписать проект по временной шкале и уложиться во все сроки. Все это происходит в Ноушен.