В бережливом менеджменте и управлении проектами десятки инструментов направлены на оптимизацию создания продукта. И отфильтровать их бывает непросто.
Но что, если бы один инструмент мог визуализировать рабочий процесс и позволить вам более эффективно использовать другие инструменты, при этом концентрируя внимание на истинной ценности вашего продукта? Именно здесь на помощь приходит картирование потоков создания стоимости (VSM).
Когда речь идет о создании продукта, то в процессе работы все внимание уделяется клиенту, и эта цель теряется, если не ставить ее во главу угла. VSM существует для того, чтобы напоминать вам о том, что то, что вы создаете, служит определенной цели, и следить за тем, чтобы ваша процедура сохраняла эту ценность от начала и до конца.
И самое лучшее в VSM – помимо оптимизации ценности продукта для клиентов – то, что это абсолютно наглядный процесс. Все, что вам нужно, – это доска и время.
Что такое картирование потоков создания ценности?
- VSM – это метод бережливого управления, который позволяет физически отобразить рабочий процесс и устранить нерациональные процессы. Составив VSM, вы сможете увидеть, где нужно скорректировать и оптимизировать свои действия, что позволит вам создать наилучшие процедуры.
- VSM – это одна из многих методик, возникших на основе методов бережливого производства Toyota, таких как Six Sigma и Lean Six Sigma. Но в отличие от других концепций бережливого производства, VSM имеет более буквальный смысл, поскольку это реальный процесс на странице.
- Чтобы действительно понять VSM, необходимо поговорить о “V” – ценности. Ценность – это ценность вашего продукта или услуги – всего того, за что ваши клиенты сознательно или подсознательно были бы заинтересованы заплатить. Они знают, что платят за готовый продукт, но они также платят за проверку качества, которая делает этот продукт отличным. Ваш VSM визуализирует оба этих процесса (и даже больше), чтобы удовлетворить ожидания клиентов и создать высокоценный конечный продукт.
5 элементов карты потока создания ценности
Как и в блок-схемах, в VSM используются символы карты потоков создания стоимости для обозначения различных этапов и шагов рабочего процесса – например, треугольник для инвентаризации и стрелка для отгрузки. Эти символы обозначают пять основных областей, каждая из которых дает заинтересованным сторонам и вашей команде по совершенствованию процессов кристально ясное представление об элементах, составляющих ваш рабочий процесс.
- Информационный поток – на верхнем уровне VSM информационный поток объясняет путь продукта, обычно от поставщика к производству и потребителю.
- Поток продукта – этот раздел показывает, как ваш продукт превращается в нечто из ничего. Он включает ссылки на каждый общий этап процесса (как правило, разделенный на отделы) и на то, как продукт переходит от одного цикла к другому.
- Временная лестница – под потоком продукции расположена временная лестница, иллюстрирующая урезанную версию временной шкалы потока создания ценности. Она визуально переключается между временем, необходимым для выполнения каждого этапа процесса, и временем между самими процессами.
- Клиенты (или заказчики) – ваша аудитория должна быть первым элементом, который вы добавляете в визуализацию VSM, поскольку именно для них вы создаете ценность. Этот элемент включает в себя требования заказчика и данные, определяющие время выполнения заказа (см. ниже).
- Поставщики – последняя часть головоломки, раздел о поставщиках, должна быть относительно простой. Сгруппируйте поставщиков по этапам, предложениям или местоположению. Не обязательно, чтобы каждый поставщик фигурировал в VSM, главное – зафиксировать, что он существует и на каком этапе находится.
Терминология картирования потока создания ценности
При добавлении элементов VSM в визуализацию вы столкнетесь с терминологией, определяющей и распространяющей технологический процесс. Четкое обозначение точек в VSM с помощью этих терминов помогает идентифицировать и количественно определить каждую из них, устраняя потери и предлагая более четкую карту.
Время ожидания
Это не ошибка в написании. Время такта – это метрика, задающая темп процесса создания продукции, чтобы он соответствовал спросу покупателей. Если вы продаете 100 скрепок каждые 10 минут, то вам необходимо скорректировать производство, чтобы удовлетворить этот спрос. Хотя этот термин относится к сфере производства, время выполнения заказа применимо к любой отрасли, предоставляющей клиентам товар или услугу.
Время выполнения
Эта метрика представляет собой среднее время, необходимое для того, чтобы один запрос функции прошел путь от замысла до завершения. Возможно, на разработку и последующую поставку клиентам скрепки большего размера потребуется 30 дней – это и есть время подготовки.
Время цикла (C/T)
Время цикла – это среднее время, прошедшее с момента поставки большой скрепки до начала работы над новой, массивной скрепкой. По сути, это время между завершением одного проекта и началом следующего.
Время установления (S/T)
Это время, необходимое для полной закупки ресурсов и информации, необходимых для начала любого этапа процесса. Исследование размеров скрепок может занять несколько дней, а поиск металла для производства – неделю. С точки зрения разработки, это время, необходимое для установки нового сервера или резервирования места в среде разработки.
Время безотказной работы (%)
Uptime представляет собой процент времени, в течение которого процессы активны по отношению к рабочему времени. Это может относиться к тому, сколько времени в день команда разработчиков имеет доступ к тестовым серверам или сколько времени вы выделяете на сгибание скрепок.
Разрыв кайдзен
Одним из наиболее важных инструментов картирования потока ценностей является кайдзен-всплеск или блиц, который на вашей карте выглядит как мультяшный взрыв. Вы добавляете этот элемент, когда вашей команде необходимо завершить что-то быстро, обычно в течение нескольких дней. Большинство команд используют его для возвращения к стабильной очереди работ или устранения “узких мест”, мешающих реализации проекта.
Плюсы и минусы картирования потоков создания ценности
Как и все, что связано с бережливым управлением, VSM имеет свои недостатки. Он позволяет оптимизировать рабочий процесс, но создание визуальной картины требует времени и сил, которых у вас может не быть. Вот как взвесить все “за” и “против”:
Преимущества VSM
Визуальное отображение рабочих процессов помогает команде выявлять и устранять потери, поскольку можно реально увидеть, где они находятся. Ошибки и узкие места переходят из абстрактной плоскости в физическую, что значительно облегчает их понимание. Выявив эти неэффективные области, ваша команда сможет усовершенствовать технологические процессы и методы совместной работы. Вы сможете повысить эффективность и быстрее предоставлять клиентам более высокую ценность.
Задачи VSM
Основная проблема, связанная с VSM, заключается в том, что можно переусердствовать. Как и во всех других областях бережливого управления, можно настолько увлечься оптимизацией и созданием идеальной модели VSM, что это само по себе превратится в бесполезное занятие. Убедитесь, что уровень усилий, затрачиваемых на создание VSM, соизмеряется с тем, что вы реально получите в результате.
К созданию визуальной модели VSM также могут привлекаться заинтересованные стороны и эксперты из различных областей бизнеса, что может привести к сложному планированию и переполнению знаний. Уменьшить эту сложность можно, включив только один источник информации от каждого отдела – обычно это профильный эксперт, обладающий наибольшими знаниями о продукте.
Избежать этих проблем можно, начав с малого. Сначала набросайте VSM на доске или листе бумаги, прежде чем приступать к созданию специальной символики, и решите, кого именно необходимо привлечь к работе. Это поможет каждому освоиться и оценить, насколько глубоко он хочет погрузиться в процесс.
Примеры использования метода картирования потока создания стоимости
Большие и малые компании используют VSM во всех отраслях. Возможно, это началось с производства, но теперь у каждого есть доска видения продукта с VSM и другими блок-схемами, визуализирующими процессы. Вот как различные типы команд используют этот инструмент:
- Производство – наиболее очевидное применение, производственные команды используют VSM как часть процесса бережливого производства для устранения нерациональных действий на производственной линии и повышения производительности.
- Здравоохранение – в сфере здравоохранения VSM применяется для повышения экономической эффективности при выявлении дорогостоящих “узких мест”, начиная с момента прихода пациента в приемную и заканчивая его уходом.
- Разработка программного обеспечения – VSM помогает командам разработчиков сократить время ожидания, устранить петли обратной связи и выявить неэффективные процессы разработки.
- Цепочки поставок и логистика – предприятия используют VSM для визуализации маршрутов поставок с высоты птичьего полета, что позволяет выявить все процессы, приводящие к потере времени, например, дублирование графиков поставок.
- Финансы – компании создают карты различных потоков создания стоимости для визуализации распределения внутренних затрат. VSM также помогает выявить избыточные задачи и возможности для автоматизации.
- Рабочие места – практически любой офис или рабочее место в Интернете может извлечь выгоду из VSM. Анализ рабочих процессов и неэффективности, начиная от коммуникации между отделами и заканчивая канцелярскими принадлежностями, позволяет устранить ненужные процедуры и повысить производительность.
Как создать карту потока создания ценности
Создание карты потока создания ценности – это не столько жесткий набор инструкций, сколько общий процесс, которому необходимо следовать. Вы можете персонализировать свою карту в соответствии с особенностями вашей компании или проекта, если вы помните о ее цели: сокращение отходов и получение большей ценности.
- Определите проблему – с точки зрения клиента определите, какой процесс необходимо улучшить вашей компании. Может быть, это новые функции продукта? Повышение скорости работы мобильного приложения? Запишите проблему и расскажите о ней своей команде.
- Подберите правильную команду – говоря о командах, выберите правильные заинтересованные стороны для работы и обсуждения VSM. Найдите экспертов в тех областях, которые затрагивает ваш проблемный процесс.
- Составьте карту процесса – начните с потенциальных проблем, а затем распространите VSM на другие функции. Не нагружайте свою команду всеми деталями, если вы еще не знаете, что вам нужно.
- Добавьте данные о процессе – под каждым процессом перечислите данные о процессе. Именно здесь отображаются время цикла, время безотказной работы и другие термины VSM.
- Составьте график – наметьте график для каждого процесса, включая время выполнения.
- Проанализируйте свою карту – соберите всех заинтересованных лиц и запланируйте встречу, чтобы привести всех к единому мнению. Разберите каждый этап процесса и задайте множество вопросов. Соберите обратную связь и исключите те этапы процесса, которые, по мнению команды, не приносят пользы клиентам.
- Разработайте новую карту – вооружившись отзывами и заметками, разработайте новую VSM, устраняющую неэффективные процессы.
- Внедрение VSM – внедрение новой карты кажется простым, но вам потребуется поддержка со стороны команды разработчиков, если вы не включили их в этот процесс. Добавьте несколько KPI, чтобы оценить прогресс и убедиться, что новый рабочий процесс выполняет свои функции. При необходимости скорректируйте VSM.
Совершенствование процессов в компании с помощью системы Notion
Для организации команды и внедрения VSM вам нужны шаблоны, позволяющие экономить время, повышающие эффективность и ценность. Начните с шаблона семинара по ценностному предложению компании Notion, чтобы четко определить свои цели, а затем создайте вики-продукт, чтобы воплотить эти цели в жизнь. Шаблоны заметок о выпуске продукта и дорожной карты также помогут вам в этом. Сделайте все это в Notion.