В 2018 году отчет Pulse of the Profession показал, что за год из-за неэффективной практики управления проектами в организациях по всему миру впустую тратится около 2 трлн долларов.
Управление проектами — одна из основных составляющих деятельности любого стартапа, и выбранная методология многое говорит о предпочтениях команды и о том, над чем она работает.
Прежде чем приступить к выбору системы управления проектами, необходимо понять, какая методология управления проектами лучше всего подойдет для вашей команды и для достижения тех бизнес-результатов, которые вы хотите получить. Вот краткий обзор десяти наиболее популярных методологий, который поможет вам выбрать ту, которая лучше всего подойдет вашей команде.
Водопад
Методология водопада — это традиционный подход к управлению проектами. Она предполагает линейное, последовательное завершение работ и этапов — каждый этап проекта должен быть завершен до начала следующего. Другими словами, прогресс течет в одном направлении — как водопад.
Плюсы
- В связи с необходимостью тщательного планирования планы проектов, выполненных по водопадному методу, являются достаточно подробными. Объем проекта, его стоимость и сроки выполнения четко определены, поэтому заказчик точно знает, что он получит.
- Даже если в команде происходит текучка кадров, новый член может присоединиться к ней и внести свой вклад, не нарушая графика работы, если есть четкий план действий.
Cons
- Водопадный подход является достаточно жестким и может быть ограничивающим для определенных типов команд, где постоянные изменения являются нормой.
- Тестирование проводится в конце, а не на протяжении всего процесса, и заключительный этап QA занимает значительное время.
- Потребности клиента не могут быть изменены на полпути к завершению работы.
Если вы часто выполняете высокоструктурированные проекты с четким представлением о конечном продукте (например, в производстве или строительстве), то метод водопада — это то, что вам нужно.
Agile
Методология Agile — это стратегия управления проектами, в которой процессы и проекты делятся на инкрементные части или этапы.
Вместо того чтобы пытаться выполнить все задачи сразу, Agile-команды разбивают их на отдельные модули, которые тестируют и совершенствуют по отдельности, прежде чем двигаться дальше. Agile-фреймворки подчеркивают адаптивный и итеративный процесс проектирования и создания, который помогает командам реагировать на непредсказуемость.
Плюсы
- Agile-подход подходит вам, если вам нужно быстро запустить что-то в работу и быстро предоставить заказчикам работоспособные фрагменты.
- Это также хорошо, если ваш проект может часто менять направление и/или иным образом адаптироваться к изменяющимся обстоятельствам, не отменяя при этом значительной части проделанной ранее работы.
- Задачи проекта тестируются в полете, что позволяет чаще и быстрее выполнять их, а также повысить качество проекта в целом.
- Частые поставки позволяют быстро менять направление проекта, сохраняя при этом его масштаб.
Cons
- Если вам необходимо придерживаться временных рамок, Agile может оказаться не для вас. Здесь нет жесткого расписания, которое, если им не управлять, может оказаться сложным в условиях сжатых сроков.
- Эта методология не сработает, если ваш клиент, организация или отрасль очень жестко придерживаются последовательности и расписания.
- Вы не можете менять людей в Agile-команде — если кто-то из участников проекта уйдет, вы можете потерять время и деньги, пытаясь ввести в курс дела новых участников.
Внедрение Agile-процесса требует компетентности, самостоятельности членов команды и возможности для заказчика изменять требования к проекту по ходу его реализации. Это может быть применимо к любым типам проектов в различных отраслях — от разработки программного обеспечения до организации свадеб.
Scrum
Scrum-команды обязуются выпускать рабочие продукты через определенные промежутки времени, называемые спринтами. Во время этих спринтов они проводят ежедневные совещания и анализируют проделанную работу. Цель этой системы — создание циклов обучения для быстрого сбора и интеграции обратной связи с клиентами. Scrum — это дочерний метод Agile, но он приобрел достаточную популярность, чтобы считаться отдельной методологией управления проектами.
Плюсы
- Процессы и сроки хорошо отлажены и документированы.
- Поскольку спринты очень коротки, есть достаточно возможностей для пересмотра идей, получения предложений и включения их в будущий спринт. Кроме того, команда может гибко определять, над чем она будет работать в следующем спринте, вплоть до его начала.
- Благодаря ежедневным собраниям и регулярным ретроспективам спринтов проблемы не затягиваются надолго, поскольку все ежедневно взаимодействуют друг с другом и имеют возможность высказать свои опасения и задать вопросы.
Cons
- Все должны быть заинтересованы — если члены команды не заинтересованы в том, чтобы Scrum работал, его внедрение может быть затруднено.
- Такая методология может увеличить вероятность увеличения объема проекта. Менеджеры проектов должны следить за тем, как изменяется объем проекта, и управлять им, чтобы команды выполняли проект в рамках бюджета и сроков.
- Спринты в Scrum-командах могут быть очень быстрыми и частыми, что не дает командам времени на отдых между ними.
Методология Scrum применима не только для разработки программного обеспечения — она также отлично подходит для планирования мероприятий, разработки продуктов и любых других проектов, требующих определенной гибкости.
Канбан
Как и Scrum, методология Kanban является частью Agile-управления проектами и использует визуальный подход к управлению проектами. Она помогает управлять рабочим процессом, отображая задачи на доске Kanban, где все члены команды могут видеть порядок выполнения операций и ход реализации проекта.
Плюсы
- Канбан-доски обеспечивают единство взглядов на задачи, этапы и сроки выполнения проекта.
- Используя метод Канбан, можно устранять узкие места сразу же после их возникновения, перераспределяя усилия на выполнение задач, которые занимают слишком много времени.
- Данная методология обеспечивает реальную гибкость в определении приоритетов, принятии решений и процессов, необходимых для входа или выхода из каждой стадии.
- Очередь приоритетных задач вашей команды на доске Kanban можно перестроить и изменить приоритеты на основе новой информации без ущерба для остального процесса.
Cons
- Доски Канбан не очень эффективны без отображения сроков выполнения каждой задачи. Поэтому важно использовать правильный инструмент — Ноушен является популярным инструментом управления проектами для Kanban, поскольку он позволяет настраивать свойства, которые необходимо отображать.
- Если вы не обновляете доску Kanban последовательно, вы можете работать с устаревшей информацией.
- В зависимости от масштаба проекта доски могут стать сложными и запутанными.
Хотя первоначально метод Канбан был разработан для производства и для команд разработчиков программного обеспечения, впоследствии он стал использоваться в различных типах команд и отраслях.
Бережливое управление проектами
Бережливое управление проектами — это именно то, что следует из его названия: метод сокращения отходов и увеличения стоимости проектов и производственных процессов.
Плюсы
- Метод Lean предполагает постоянную доработку, что позволяет командам устранять проблемы и выявлять бессмысленные задачи. Это позволяет команде сосредоточиться на главном, обеспечивая высокое качество продукта.
- Сотрудники лучше мотивированы, когда у них есть возможность сосредоточиться на значимой и полезной работе, а не на бесполезном труде.
Cons
- Метод Lean не оставляет места для возможных изменений и внедрения новых стратегий.
- Этот процесс требует, чтобы все сотрудники «прониклись» методологией Lean, иначе пострадает производство.
- Это требует переоценки и, возможно, перестройки существующих производственных систем для обеспечения их нормального функционирования, что под силу не каждому коллективу.
Когда следует рассматривать бережливое управление проектами
Бережливое управление проектами было впервые разработано компанией Toyota и отлично подходит для производственных компаний. Оно также используется в строительстве, образовании, разработке программного обеспечения и во многих стартапах.
Шесть сигм/Lean Six Sigma
Подход «Шесть сигм» обеспечивает качественный результат за счет выявления и устранения того, что не работает в проекте, используя данные и статистику. Lean Six Sigma включает в себя методологию Lean для устранения отходов. Для эффективного применения любой из этих методик руководителям проектов требуется специальная подготовка. Подробнее о методологии «Шесть сигм» читайте в этой статье.
Плюсы
- Система Six Sigma отлично подходит для оптимизации процессов цепочки поставок и повышения удовлетворенности клиентов.
- Эта методология фокусируется на всем производственном процессе, а не только на конечном продукте/результате.
- Это проактивная методология, которая позволяет выявить потенциальные проблемы и дать рекомендации по их устранению до того, как компания понесет какие-либо убытки.
Cons
- Подход «Шесть сигм» предполагает трудоемкие и сложные процедуры.
- Внедрение ее протоколов часто приводит к увеличению общих затрат, начиная с обучения и заканчивая тактикой повышения качества, которую может принять компания.
- Вы можете потерять из виду свою конкретную миссию или политику, заблудившись в рекомендациях Six Sigma.
- Для малого бизнеса это может сдерживать новые идеи, отдавая предпочтение творчеству и инновациям, реализация которых требует определенного риска.
Эта методология лучше всего подходит для крупных компаний, а не только для тех, в которых работает несколько сотен человек. Она также не подойдет вам, если ваша компания не сможет оправдать сертификацию, необходимую для ее применения.
PRINCE2
PRINCE2 (Projects IN Controlled Environments) — это структурированная методология, являющаяся стандартом для правительства Великобритании. PRINCE2 отличается от других традиционных подходов, таких как водопад, тем, что не является универсальным решением, а следует семи принципам.
Плюсы
- Вся структура является гибкой и может быть включена практически в любой тип проекта.
- Методология управления проектами PRINCE2 является одной из лучших для обеспечения коммуникации и подотчетности в проектах.
- Она в большей степени ориентирована на конечные результаты и предусматривает постоянное совершенствование, поэтому прогресс и результаты гарантированы.
Cons
- Эта методология не подойдет вам, если вы не любите излишнюю документацию/бюрократию. На каждом этапе необходимо поддерживать и обновлять множество документации.
Когда следует рассматривать PRINCE2
Хотя этот метод был принят правительствами многих других стран, он может не подойти для небольших проектов или компаний.
Метод критического пути
Метод критического пути (CPM) — это процесс определения задач, необходимых для завершения проекта, и определения гибкости расписания. В управлении проектами критический путь — это последовательность работ, которые должны быть выполнены для завершения всего проекта.
Плюсы
- CPM позволяет руководителям проектов точно определить, какие задачи являются наиболее важными, чтобы обеспечить адекватное распределение ресурсов.
- Этот метод также может понравиться менеджерам проектов и командам разработчиков, которым перед началом работы необходимо составить план проекта с помощью блок-схем или диаграмм Ганта.
Cons
- Этот метод является сложным и требует от руководителей проектов знания этапов, необходимых для достижения целей проекта.
- Планирование персонала и ресурсов не входит в компетенцию CPM, что может замедлить ход выполнения проекта.
Методология критического пути предназначена для тех, кто управляет крупными проектами, имеющими различные зависимости и требующими соблюдения жестких сроков.
Комбинируйте методологии управления проектами, чтобы создать идеальный процесс для вашей команды
Все чаще команды делают акцент на межфункциональном взаимодействии, и в управлении проектами это не является исключением. Команды, которые раньше были изолированы друг от друга, теперь вынуждены сотрудничать, чтобы уменьшить трудности с отчетностью и повысить наглядность.
Чтобы еще больше устранить замкнутость коллектива, рассмотрите возможность объединения методологий. Речь идет не столько о том, что одна методология лучше другой, сколько о максимизации преимуществ того или иного процесса. Смешение методологий должно быть направлено на то, чтобы помочь всем командам и компании в целом, повышая наглядность и производительность за счет использования процесса, включающего различные подходы.
Команды разработчиков программного обеспечения могут использовать подход Lean для рационализации производства кода, а руководители проектов могут выбрать Waterfall для проектов с жесткими сроками выполнения. Свобода выбора методологии управления проектами повышает производительность, поскольку решения принимаются на основе того, что подходит для конкретного проекта или команды.
Ноушен обладает высокой степенью настраиваемости, что позволяет командам выстраивать любой тип рабочего процесса, что идеально подходит для комбинирования методологий управления проектами. Некоторые шаблоны Ноушен можно использовать для управления проектами: