Компания NIFTY, ведущая свой бизнес по двум направлениям — сетевые услуги и веб-сервисы, — перевела свои внутренние инструменты знаний с сервисов других компаний на Ноушен. Важнейшей частью процесса миграции было обучение. Обучение позволило улучшить навыки работы с Ноушен и создать условия для беспрепятственного использования Ноушен всеми сотрудниками.
Боковая панель обеспечивает обзор информации с высоты птичьего полета и возможность взаимодействия с другими командами
Компания NIFTY использовала сторонний сервис в качестве инструмента обмена знаниями для примерно 400 сотрудников. Однако поддержка этого сервиса подходила к концу, и компания решила пересмотреть этот инструмент. В это время компания стояла перед выбором: использовать преемственную версию сервиса другой компании или перейти на Ноушен. В итоге выбор пал на Ноушен. Мы выбрали Ноушен, потому что нам показалось, что в нем легко свободно строить информационную архитектуру и с ним удобно сотрудничать. Еще одной причиной перехода на Ноушен стало то, что удалось сохранить древовидную структуру страниц, существовавшую до перехода на Ноушен, и легко получить информацию и знания других команд с высоты птичьего полета в боковой панели. Это увеличивает объем информации, которую можно увидеть, и, как ожидается, приведет к более активному общению.
В том сервисе, который мы использовали раньше, мало кто создавал страницы портала, но после использования Ноушен все больше людей задумываются о том, как их представить.
Легкое нахождение информации, даже при ее размещении и масштабировании.
Одним из наших опасений при переходе на Ноушен была разница в удобстве использования. Если бы различия между Ноушен и другими инструментами, которые мы использовали ранее, были слишком велики, это привело бы к путанице в компании. У нас не было проблем с созданием документов, поскольку в системе имеется сложный текстовый редактор, но нам было трудно привыкнуть к базе данных и расположению страниц в рабочей области. В конце концов, мы остановились на структуре, которая была бы удобной, но при этом позволяла бы использовать некоторые возможности Ноушен», — говорит Исикава. Рабочее пространство, созданное Исикавой, представляет собой базу данных общего пользования, ориентированную на конкретные цели. Совместное использование этой базы данных было направлено на то, чтобы сделать преимущества Ноушен ощутимыми, пусть даже частично. Перенесенная информация также была размещена в нескольких шаблонах в зависимости от ее характера. Это было сделано для того, чтобы улучшить удобство поиска и архивирования. Собирая знания с нужной информацией в одном месте и чередуя жизненный цикл информации, можно создать рабочее пространство с отличными поисковыми возможностями и удобным архивированием. Размещение информации может быть определено в свободной иерархии в зависимости от использования, а информация может быть агрегирована в базе данных. Преимущество Ноушен в том, что возможно и то, и другое.
Поэтапное внедрение с постоянными учебными занятиями.
Несмотря на то, что Ноушен позволяет быстро выполнять операции редактирования, существует вероятность того, что пользователи могут допустить ошибки, если они не знакомы с системой. Если вся компания будет внедрять Ноушен одновременно, это может привести к путанице и возникновению впечатления, что Ноушен — это сложный в использовании инструмент. Поэтому перед внедрением системы Ноушен мы провели переходный инструктаж и начали использовать ее с теми, кто заинтересовался, чтобы увеличить число «экспертов по Ноушен». Кроме того, мы подготовили программу адаптации для сотрудников, которые только начинают работать с Ноушен. Это была не единственная программа, которую мы подготовили. Чтобы увеличить количество возможностей для знакомства сотрудников с Ноушен внутри компании, мы проводили еженедельные учебно-консультационные сессии, которые можно было слушать как по радио. В результате этих мероприятий примерно через три месяца после лицензирования всех сотрудников на Ноушен происходил тот же уровень активности, что и до перехода.
То, насколько эффективно используется база данных, связано с удовлетворенностью работой с Ноушен, поэтому новичкам в Ноушен сначала предлагалось создать вводную страницу с использованием базы данных в качестве упражнения.
Условная связь также на Ноушен.
Завершилось ли внедрение системы Ноушен в масштабах всей компании, появилось ли то «коммуникационное поколение», которое ожидалось изначально? Ответ — да. Например, кто-то написал отчет в общей базе данных, он попался на глаза кому-то, кто проверял определенный тег, отчет был прочитан, и произошел обмен комментариями. Случайная коммуникация, начавшаяся с документации, кажется чем-то из ряда вон выходящим. Однако случайности, которые происходят в офисе, могут происходить и на Ноушен, приводя к общению и полезной совместной работе. Вместо того чтобы просто внедрить Ноушен, важно продумать, какие действия вы хотите видеть, определить структуру рабочего пространства и то, как Ноушен будет внедряться и использоваться после внедрения, что приведет к внедрению в масштабах всей компании с высоким чувством удовлетворения. Приняв эти меры, Ноушен позволит организации делать то, что она хочет.