Коммуникации являются основным фактором успеха любого проекта.
Совместная работа над проектом требует обмена информацией с коллегами, например, о том, над чем и когда вы работаете. Но даже если вы работаете над задачами в одиночку, вам все равно следует делиться с работодателем или клиентом информацией о состоянии дел. Без частых проверок вы сами и ваши коллеги подвергаете себя риску расширения масштабов проекта, недопонимания и задержек.
Что такое обновления статуса?
Обновление статуса – это устное или письменное сообщение о текущем состоянии проекта. Сотрудники, как правило, информируют свою команду о том, как продвигаются дела и не требуется ли корректировка сроков. А руководители проектов отправляют обновления другим членам руководства или клиентам, чтобы все понимали, как продвигается проект.
Обновления состояния можно отправлять и в конкретных ситуациях, например, при корректировке сроков или добавлении новой функции. Кроме того, если в компании существует процесс управления изменениями, отправка обновленной информации может позволить получить одобрение на изменение масштаба проекта, что поможет избежать увеличения масштаба.
Типы обновлений статуса проекта
В зависимости от размера команды и масштаба проекта можно применять различные стили обновления и каденции. Вот некоторые из наиболее распространенных типов.
Обновление статуса с привязкой ко времени
С их помощью можно проанализировать работу за определенный период времени и составить план на следующий. Наиболее распространенными видами обновлений по времени являются:
- Ежедневно
- Еженедельно
- Ежемесячно
- Ежеквартально
Обновление статуса на основе содержания
Вот некоторые из наиболее распространенных обновлений, связанных с конкретным содержанием:
- Информационные обновления содержат обзор сроков и основных этапов проекта без непосредственных действий.
- Обновления о ходе выполнения проекта описывают текущие задачи и указывают на “остановки” в дорожной карте проекта
- Обновление информации о действиях ставит конкретные задачи перед командой, чтобы все двигались вперед
- Обновление информации о рисках содержит информацию о новых узких местах или препятствиях и способах их устранения
6 элементов, которые должно содержать каждое обновление статуса
Несмотря на то что точное содержание обновления может меняться в зависимости от контекста и времени, вот шесть элементов, которые включают в себя наиболее эффективные и тщательные обновления. Даже если вы представляете обновление в устной форме, лучше записать эту информацию, чтобы не забыть все детали.
1. Информация о проекте
В верхней части обновления статуса разместите информацию о проекте, указав название проекта, имя руководителя проекта и дату. Также добавьте все необходимые сведения, такие как общая стоимость проекта, расчетные сроки и дата начала работ.
2. Краткое описание проекта
Одной из наиболее важных частей отчета о состоянии проекта является обзор задач, требующих контроля, например, выполняемых работ и ответственных за них. Эту информацию можно представить в виде таблицы или списка, который будет понятен членам команды с первого взгляда. Как бы вы ни решили представить эту информацию, отслеживание каждой вехи проекта с помощью обновлений статуса позволяет всем заинтересованным лицам понять, как продвигается работа.
Для каждого этапа или события проекта в сводке укажите текущий статус: завершен, в процессе или просрочен. Это поможет всем понять, идет ли команда по плану и что необходимо обсудить в чате.
3. Обзор проблем заинтересованных сторон
В течение дня, недели или месяца у вас, скорее всего, накопились проблемы с заинтересованными сторонами, такие как задержки сотрудников или заминки с получением разрешения от клиентов, а также потенциальные риски, которые вы хотели бы предусмотреть. Укажите их в обновлении, чтобы ваша команда обсудила решение этих реальных или потенциальных проблем.
4. Основные моменты
Показывайте командные победы, например, завершенные этапы и задачи, которые сотрудники выполнили досрочно, чтобы поощрить своих коллег к дальнейшей работе. Если речь идет о ежедневном обновлении, то, возможно, вам не на что будет обратить внимание, но в случае еженедельных, ежемесячных и ежеквартальных обновлений будет полезно обсудить успехи наряду с проблемами.
5. Дополнительные документы
Дайте ссылки на соответствующие документы, такие как дорожная карта проекта, контрольные списки задач или диаграмма RACI с описанием обязанностей заинтересованных сторон. При обсуждении определенных препятствий или успехов слушатели смогут легко получить доступ к документации, чтобы лучше понять эти изменения.
6. Следующие шаги
Включите план дальнейших действий, основанный на выполненных заданиях или обсужденных проблемах. Дальнейшие действия, скорее всего, зависят от того, к какому временному периоду относится обновление. Если речь идет о ежедневном обновлении, то следует сосредоточиться на приоритетах следующего дня, то же самое относится к еженедельным, ежемесячным и ежеквартальным периодам.
4 лучшие практики обновления статуса
Обновление статуса полезно только в том случае, если оно организовано. Вот четыре лучшие практики, которых следует придерживаться для эффективного обновления.
1. Представьте четкую цель
Совещания по обновлению статуса должны быть быстрыми и точными. Как правило, вы не обсуждаете один вопрос подробно, а даете краткий обзор, чтобы все были в курсе событий.
Для поддержания беседы убедитесь, что все заранее понимают цель встречи – возможно, в информации о видеозвонке или в быстром сообщении DM – и уточните ее в начале беседы. Вы также можете поддержать беседу с помощью следующих подсказок:
- Есть ли у нас открытые пункты действий?
- Нужно ли нам добавить ресурсы?
- Существуют ли какие-либо текущие риски?
- Каковы наши дальнейшие действия?
2. Будьте конкретны
Простое замечание “Все идет гладко” не дает возможности партнерам или клиентам почувствовать себя хорошо информированными о результатах проекта. А расплывчатость означает, что вы не побуждаете своих коллег к рассмотрению всех аспектов проекта, поэтому обязательно обсуждайте конкретные задачи и этапы.
Эта конкретика также относится к назначению пунктов действий. Цель состоит в том, чтобы каждый покинул встречу с ощущением, что он в курсе событий и готов к выполнению своей работы, поэтому обязательно завершите беседу, четко определив дальнейшие шаги.
3. Поощрение прозрачной коммуникации
Конкретность и прозрачность при обновлении статуса возможны только в том случае, если руководство поощряет такой стиль общения в команде и в организации в целом. Эффективное обновление информации возможно только в том случае, если вы понимаете, на каком этапе находятся ваши коллеги, каковы ожидания клиента и руководителя проекта с самого начала и на протяжении всего жизненного цикла проекта.
4. Добавление визуализаций
Чтобы сделать обновление более интересным и понятным, добавьте визуальные элементы, например диаграммы Ганта, информационные панели и интерактивные инструменты, такие как доска Канбан. Возможно, эти документы уже созданы в рабочем пространстве вашей команды, и их можно просто вставить в обновление.
Пример обновления статуса проекта
Вот пример обновления статуса проекта, который можно адаптировать под свои нужды.
Информация о состоянии проекта “Робототехника “Акула
Еженедельное обновление №11
03/31
Руководитель проекта: Крисси Уоткинс
Дата начала проекта: 01/09
Общий бюджет: 1,8 млн долл.
Аннотация: Мы разрабатываем новую акулу-робот, которая дополнит существующую линейку роботов-морских обитателей. В настоящее время мы опережаем график на три дня, выполнено 65% от общего объема работ по проекту, осталось четыре открытых задачи, прежде чем мы сможем перейти к следующему набору задач.
Опасения заинтересованных сторон: Мэтт опасается, что расположение глаз сделает акул слишком реалистичными, и предложил более мультяшную расстановку. Лори попросила сделать лазеры зелеными, а не красными. Но это увеличит сроки проекта на три недели и увеличит бюджет на 280 000 долл.
Основные моменты: Выравнивание второго и третьего зубных рядов было завершено с опережением графика. Отличная работа, Хоаги!
Обновление команды: Суйин в этом месяце берет недельный отпуск, его заменит Майкл Броди из команды Penguin Robotics.
Соответствующие документы: Диаграмма RACI, Диаграмма Ганта, Дорожная карта проекта
Следующие шаги: Проверить прогресс в области искусственного интеллекта до следующей встречи, Крисси изучит и ответит на вопросы Майка и Лори.
Поддерживайте свою команду в актуальном состоянии с помощью Notion
Обновление статуса позволяет всем быть в курсе проекта и быть готовыми к его продвижению. Усильте этот процесс, разместив все обновления статуса в центральном рабочем пространстве Notion. Таким образом, доступ и совместная работа упрощаются для всех участников проекта. Такая централизация также позволяет легко соединять документы, относящиеся к проекту, такие как трекер задач одного проекта, трекер задач нескольких проектов и центр целей проекта.