LegalOn, компания, предоставляющая юридические услуги на основе искусственного интеллекта, имеет укоренившуюся культуру работы с документами. Эта культура существовала не с самого начала существования компании. Она формировалась постепенно благодаря использованию Ноушен в качестве инструмента обмена знаниями.
От нескольких до нескольких сотен. От коллективного использования до использования в масштабах всей компании.
В компании LegalOn, насчитывающей по состоянию на 2022/5 год более 470 сотрудников, система Ноушен используется в качестве центра обмена информацией. По словам г-жи Токитаке, руководившей внедрением, на момент запуска системы в 2019 году ее использовали лишь несколько членов команды разработчиков.
Однако в связи с быстрым ростом организации потребовалось пространство обмена информацией для всей компании, и для использования в масштабах всей компании был выбран Ноушен. Даже когда число участников резко возросло с нескольких человек до нескольких сотен, система Ноушен работала без сбоев как информационный центр.
Одним из факторов этого является создание команды менеджеров компании «Нотион». Эта команда была сформирована из членов, объединившихся на добровольной основе. Они получили полные права доступа и отвечают за управление информацией в рабочем пространстве компании. Это позволяет поддерживать информацию в актуальном состоянии и обеспечивать ее соответствие требованиям.
Все члены руководства компании «Нотион» являются поклонниками компании «Нотион». Они добровольно участвуют в работе компании «Нотион», потому что она им нравится.
Создать среду, в которой все сотрудники знакомы с системой Ноушен.
Особое внимание руководство компании «Нотион» уделяет вики-сайту компании, который создан таким образом, чтобы при посещении этой страницы можно было узнать все о компании.
В верхней части страницы размещаются внутренние объявления, затем — организационная политика, внутренние регламенты и информация о цифровых инструментах, расположенные в порядке убывания важности. Изображение обложки — оригинальное, оно используется как средство правильной передачи информации. Если в ближайшее время намечается стартовое мероприятие, то для его анонсирования создается баннерное изображение, которое используется в качестве обложки. Это позволяет пользователям узнавать самую свежую и важную информацию при беглом взгляде на общекорпоративную вики.
Возникает вопрос: при наличии более 470 слушателей некоторые люди могут запутаться в том, как пользоваться Ноушен.
‘Да. Некоторые сотрудники, которые нечасто пользуются цифровыми инструментами, испытывают затруднения. Поэтому мы рассказываем им о том, как пользоваться Ноушен, в процессе адаптации после прихода в компанию. Если в процессе работы с Ноушен возникают вопросы, команда менеджеров Ноушен обеспечивает систему поддержки, чтобы ответить на них», — рассказывает Токитаке.
Написание качественной документации, а не просто написание
Г-н Токитаке ответил, что прелесть Ноушен заключается в том, что он предоставляет широкие возможности для редактирования. Сотрудники также отмечают, что на нем легко писать. Продолжая использовать Ноушен, на котором так удобно писать, в компании зародилась культура хранения документов.
Такая культура документирования очень важна для быстро развивающейся компании LegalOn. Это связано с тем, что документация необходима для распространения информации в организации с постоянно растущим числом сотрудников и для того, чтобы все были в курсе. Кроме того, без организованного документа читатель не сможет понять информацию.
Поэтому в «Понятии LegalOn» есть страница, на которой изложены основные моменты написания качественных документов. Эта страница, составленная сотрудником, обладающим редакторским опытом, позволила повысить осведомленность сотрудников о важности написания документов.
В компании Ноушен существует система, которая делает письмо увлекательным, например, использование пиктограмм. Поэтому участники активно пишут документы, и в результате накапливаются знания.
3 организационные изменения, к которым привела культура документирования
Укоренившаяся культура документирования повысила скорость и согласованность работы организации. Три конкретных примера изменений: первый — это плавная передача дел. Раньше было сложно взять отгул, потому что работу мог выполнить только ответственный сотрудник, но благодаря документированию содержания работы ее может сразу же выполнить кто-то другой. Это упростило процедуру ухода в отпуск и сыграло свою роль в «изменении стиля работы» LegalOn.
Второе — это улучшение операций разработки. С помощью системы Ноушен, которую легко организовать, можно создавать спецификации, которые легко читать. Это проясняет контекст разработки и приводит к улучшению операционной деятельности.
И, в-третьих, прозрачность: в LegalOn открыта не только информация от других подразделений, но и информация от руководства компании. Одним из примеров этого является публикация протоколов заседаний руководства.
Когда иерархия высока, сотрудникам неясно, слышит ли их мнение руководство или нет. Однако, поскольку содержание совещаний руководства публикуется на сайте Ноушен, сотрудники могут узнать, было ли их мнение включено в повестку дня и какие решения были приняты руководством.
Благодаря непревзойденному опыту редактирования, накопленному компанией Ноушен, в вашей организации может укорениться культура работы с документами. Знания, накопленные благодаря культуре работы с документами, являются основой для организационного роста.