Определение элементов управления проектом для обеспечения его эффективности и успешности

Одно дело – управлять проектом, другое – контролировать его.

Управление проектами, часто являющееся общим термином для любого процесса или плана, позволяющего обеспечить выполнение инициативы в срок и в рамках бюджета, включает в себя ряд сдержек и противовесов. Эти сдержки и противовесы представляют собой элементы управления проектом.

Опытные специалисты по планированию проектов, скорее всего, создают системы управления проектами, даже не осознавая этого. Ведь эти элементы управления охватывают многие параметры, основанные на данных, которые обычно устанавливаются командами для проектов (например, бюджет).

Независимо от того, сознательно ли вы определяете элементы управления или внедряете их бездумно, ваше планирование проекта будет успешным, если вы понимаете их назначение.

Что такое проектный контроль в управлении проектами?

Контроль проекта – это процесс анализа таких переменных, как расходы, сроки и риски, который помогает менеджерам лучше планировать. В отличие от более широких планов проектов, контрольные процедуры сосредоточены на конкретных частях проектов (например, на затратах или качестве), а не на общих желаемых результатах.

Для контроля за выполнением контрольных мероприятий часто требуются уникальные методы управления проектами. Ниже перечислены несколько распространенных способов, с помощью которых менеджеры проектов могут создавать средства контроля:

• Соотнесение задач с целями
• Формирование плана управления рисками
• Составление бюджета
• Определение ролей и обязанностей
• Планирование приоритетных задач
• Внедрение структур обратной связи
• Установление сроков

5 стандартных категорий контроля управления проектами

Вот пять основных типов управления проектами:

1. Время – менеджеры проекта должны определить критические даты (например, поставки или выделение ресурсов) для реализации проекта и составить график работ. Для составления такого графика можно использовать диаграмму Ганта.
2. Стоимость – определить затраты и финансовые риски, которые могут повлиять на бюджет, и распределить ресурсы по каждой части проекта, чтобы не допустить превышения бюджета или недофинансирования задач.
3. Риск – проведите анализ рисков и составьте план действий на случай непредвиденных обстоятельств, составив схему потенциальных проблем.
4. Производительность – определите ключевые показатели эффективности (KPI) и инструменты или системы, которые будут использоваться для их отслеживания.
5. Коммуникации – разработать план отчетности о проделанной работе, распространить сообщения среди заинтересованных сторон, поддерживать связь и обратную связь. Возможно, вы включите в план ежедневные совещания и отчетность, а также организуете ежемесячные встречи с поставщиками и клиентами для обсуждения достигнутых результатов.

Преимущества процессов управления проектами

Система управления проектом внимательно следит за каждой движущейся частью инициативы и поддерживает их в рабочем состоянии. Подобно тому, как лампочки “check engine” предупреждают водителей о возникновении проблемы, средства управления проектом помогают менеджерам заметить, когда тот или иной аспект работы нуждается в проверке и, возможно, в тюнинге.

Система управления проектами также:

• Устранение путаницы в том, кто и какие задачи должен выполнять
• Поощрять ответственность и подотчетность членов команды
• Обеспечение высококачественных и безошибочных результатов
• Предотвращение расширения объема работ (выполнение функций, выходящих за рамки согласованного объема проекта)
• Смягчение непредвиденных затрат
• Поддерживать сроки в актуальном состоянии
• Обеспечить своевременное распределение ресурсов

Как создать элементы управления проектом: 3 метода

Поскольку механизмы управления проектом не являются шаблонными, а их назначение определяется потребностями работы, менеджер проекта может почувствовать себя потерянным при их создании в первый раз (или в проекте нового типа). К счастью, несколько методологий могут помочь в разработке этих элементов управления независимо от масштаба проекта.

1. Матрица “Ответственный, подотчетный, проконсультированный, информированный” (RACI)

Матрица RACI охватывает контроль, связанный с персоналом, и представляет собой схему заданий, разбитых на четыре категории, обозначенные аббревиатурой. Например, кодер может отвечать за написание программы, и при возникновении проблем он должен проконсультироваться со своим начальником.

Создание такой матрицы с самого начала помогает контролировать ответственность, задержки, вызванные сотрудниками, и зависимость важных задач.

2. Метод критического пути

Метод критического пути помогает оценить сроки выполнения проекта. Сначала необходимо определить, сколько времени займет каждая задача, учитывая те, которые команда может выполнять одновременно. Затем на основе этих данных устанавливается дата окончания проекта. Когда команда четко представляет себе, как ход выполнения каждой задачи влияет на общий срок, она понимает, как незначительная заминка может повлиять на всю траекторию.

3. Структура разбивки работ (WBS)

WBS помогает создать механизмы управления, поскольку позволяет определить конечную цель проекта и разбить ее на результаты и задачи.

Помните, что планирование проекта и контроль, который его сопровождает, – это не одно и то же. План определяет ход проекта, а средства контроля обеспечивают правильное выполнение задач в рамках установленного объема, бюджета и сроков. Таким образом, любой инструмент, помогающий команде контролировать проект, является отличной методикой для обеспечения качественной работы и достижения ожидаемых результатов.

3 совета по созданию элементов управления проектами

Менеджеры по управлению проектами пытаются предусмотреть все потребности проекта и установить контроль за выполнением задач, обеспечивающих их выполнение. Это интенсивная работа, но следующие три совета помогут планировщикам добиться успеха:

1. Контроль документов – создайте документ “План контроля проекта”, включающий созданные вами системы контроля и противовесов. После завершения текущего проекта сохраните оболочку документа в качестве шаблона для последующих.
2. Разработайте систему внесения изменений – даже самые лучшие планы не всегда удаются, поэтому создайте документ для отслеживания изменений в проекте. В этом журнале, или плане контроля изменений, должны быть зафиксированы отклонения и кто их запрашивает.
3. Не забывайте о делегировании – план управления проектом должен содержать не только задания, но и поручения. Успех проекта зависит от людей, выполняющих работу, и все участники должны знать свои роли и обязанности.

Как внедрить систему управления проектом

Как правило, команды создают механизмы управления проектом до этапа прогнозирования или предсказания результатов проекта. Когда вы создаете механизмы контроля на ранних этапах, они начинают действовать еще до запуска проекта, что позволяет смягчить возможные неудачи. Но если проблема все же возникла, необходимо:

• Идентифицировать проблему
• Зафиксировать проблему
• Прогнозирование влияния проблемы на сроки и бюджет
• Решить проблему
• Измерить успешность решения проблемы

Когда использовать средства управления проектом

Несмотря на то, что командам необходимо разработать систему управления проектом до начала работ, эти параметры полезны на всех этапах реализации инициативы. Вот как средства управления проектами регулируют жизненный цикл проекта:

• Начало – перед началом проекта создание системы контроля помогает командам принять решение о результатах, распределить работы и определить бюджет. Контроль является основой всего плана проекта.
• Середина – контроль проекта помогает отслеживать прогресс в сравнении с прогнозами и выявлять проблемы. Например, одним из распространенных элементов контроля проекта является бюджет. Команды могут пересматривать сметы в ходе проекта, чтобы убедиться в том, что они следуют намеченному курсу и не перерасходуют средства.
• Завершение – при закрытии проекта команда может оценить, насколько эффективно средства контроля проекта направляли работу, и внести необходимые изменения для следующего раза. Если методология планирования задач показалась команде неудобной и сложной в применении, то в следующем проекте можно перейти к новой.

Notion упрощает управление проектами

Создание элементов управления требует анализа и планирования всех аспектов проекта, начиная с бюджета и заканчивая распределением задач. И каждый элемент требует своего подхода, что делает создание элементов управления сложной задачей. Но шаблоны Notion могут помочь.

Подобно тому, как создание WBS позволяет определить конечные результаты, использование узла целей может помочь при постановке задач компании. Кроме того, с помощью шаблонов Notion можно разбить задачи на “дела”, составить “дорожную карту”, собрать информацию на итоговом совещании – все это поможет построить, оценить и уточнить систему управления проектом.