Unipos – сервис премирования коллег, превращающий благодарность коллегам в баллы, которые отражаются в зарплате. Компания “Unipos” корпорации Fringe81, оператор этого сервиса, использует Notion для управления всеми процессами – от разработки до бэк-офиса. Решение о внедрении сервиса было принято благодаря гибкости Notion, позволяющей свободно настраивать его под себя. В результате сотрудники стали действовать с помощью Notion спонтанно, а общение оживилось.
Скорость согласования значительно увеличивается за счет визуально улучшенных материалов.
Для разработки продукта необходимо одобрение со стороны бизнеса. В этом случае требуются убедительные документы. Умеги, менеджер по продуктам, использует Notion как “инструмент для достижения консенсуса в Интернете”. При создании материалов он учитывает тот факт, что они должны быть простыми для восприятия. Notion позволяет легко вставлять видео и изображения. Он также работает с такими инструментами дизайна, как Whimsical и Figma, которые позволяют вставлять URL на страницу. Это значительно увеличило скорость достижения соглашения.
Информация и данные могут быть легко вставлены для создания убедительных документов.
Управление информацией и коммуникациями завершено на платформе Notion
Notion также управляет бэк-офисом. Один из вариантов его использования – управление финансовыми документами. При управлении информацией огромное количество документов приходит и уходит, и их необходимо хранить. С помощью Notion эти документы легко упорядочить. Прикрепляя такие документы, как контракты и финансовые документы, в виде файлов, Notion работает как файловый сервер. Информация может храниться в виде древовидной структуры, что позволяет отслеживать взаимосвязи между документами.
При управлении бюджетами система используется как электронная таблица. Замечательной особенностью является возможность детальной фильтрации информации. По словам г-на Кавасаки, занимающего должность финансового директора, эта система удобна тем, что позволяет одновременно “управлять информацией” и “общаться”. С помощью Notion нам не нужно сохранять документы в папках, прикреплять их к электронным письмам и отправлять соответствующим людям. С помощью Notion можно сохранить документ на странице, а затем связаться с участником, с которым вы хотите поделиться информацией, отправив ему упоминание “@name”. Обмен информацией и коммуникация теперь полностью осуществляются в рамках Notion, что предотвращает разбрасывание информации.
Структура хранения информации может быть настроена в соответствии с потребностями пользователя.
Notion также играет важную роль в сплочении коллектива. Команда разработчиков под руководством г-на Яджиты создала на Notion комнату для команды, где собрана вся информация команды, такая как управление задачами, управление прогрессом и протоколы встреч. Это и есть “отслеживание информации”. При создании места для хранения текстов и данных мы адаптировали его структуру таким образом, чтобы членам команды было легко в нем разобраться. Поскольку структура хранилища их устраивает, членам команды легче отследить, где находится информация, и разговоры о “недостающей информации” исключены.
Благодаря удобному пользовательскому интерфейсу система Notion доставляет пользователям удовольствие. Благодаря тому, что сотрудники с удовольствием пользуются системой, информация в компании хранится в упорядоченном виде.
Бесплатные инструменты формируют инициативу сотрудников.
Решение о внедрении системы Notion было принято президентом компании г-ном Сайто, который заявил своим сотрудникам, что они вольны создавать систему Notion таким образом, чтобы она была удобна для них. В такой свободной обстановке родился внутренний ежедневный отчет компании. По мере развития удаленной работы общение между сотрудниками становилось все реже. Г-н Умэки посчитал это кризисом и создал страницу ежедневного отчета, на которой могли писать все сотрудники. Страница ежедневного отчета связана с чатом, и при каждой загрузке сообщения в чат отправляется сообщение.
Этот ежедневный отчет позволил ему не только улавливать новые аспекты деятельности своих коллег, но и следить за новыми сотрудниками. Сотрудники, только что пришедшие в компанию, испытывали чувство тревоги перед повседневной работой, не зная ничего об организации. Высказывая свои ощущения в ежедневном отчете, окружающие могли следить за ними. Это дало новым сотрудникам чувство принадлежности к компании. Notion предоставил новый путь коммуникации не только для развития и бэк-офиса, но и для организации чувств сотрудников; не стесняйтесь воплощать в жизнь культуру, которую вы хотите выразить, и закладывать основы для развития организации.