Хорошее совещание быстро превращается в плохое, если по его итогам не предпринимается никаких действий. Скорее всего, это произойдет, если записи совещания будут отделены от проекта, о котором идет речь, — вы закончите совещание и больше никогда не увидите записанных вами пунктов действий.
Вот что произошло со мной: на одном из совещаний мы решили перенести запуск проекта на 24 часа, чтобы успеть написать статью для прессы. Я забыл назначить веб-команде (которая не присутствовала на совещании) их пункт действий, чтобы задержать публикацию целевой страницы. В результате возникла пожарная тревога.
Чтобы избежать подобной ситуации, заведите одно место для записей совещаний и работы над проектом. Совещания становятся действенными. Проекты будут идти по плану. И вам не придется в истерике звонить веб-инженеру, чтобы убрать целевую страницу (только мне?).
Как связать записи совещаний и проектные документы в компании
Решения и действия, которые принимаются на совещании, являются жизненно важными для выполнения проекта (и его успеха). Нет никакого смысла в том, чтобы эти две очень связанные и важные вещи находились в разных местах. Когда вы выравниваете инструменты, это также выравнивает людей и работу, которую они выполняют.
Вот как их можно объединить в Ноушен.
1. Создайте базу данных заметок о совещаниях на уровне компании
Это очень ценно, поскольку объединяет разговоры, ведущиеся в рамках всей компании. Это единое место, где каждый может получить информацию. Вы можете организовать эту базу данных как угодно — по типу совещания, команде, дате, владельцу и т.д.
Скачать шаблон для заметок о совещаниях можно здесь →
2. Свяжите записи совещаний с их проектами
Вместо того чтобы тратить время на связывание документов, элементов действий и задач, убедитесь, что все важные встречи по проекту автоматически фиксируются в одном месте. Таким образом, вы повышаете эффективность совещаний, поскольку элементы действий не отделены от работы.
Скачать связанные базы данных заметок совещаний и проектов можно здесь →
3. Отслеживайте пункты действий и делайте их видимыми
Чтобы не пропустить ни одного шага, ведите список действий и назначенных на них лиц во всех записях совещаний.
Для этого элементы действий помещаются в синхронизированный блок — блок создается один раз, и при внесении изменений в него обновления отражаются во всех связанных с ним блоках. Можно создать шаблон для заметок о совещаниях и поместить синхронизированный блок в этот шаблон с элементами действий. Каждую неделю при создании шаблона заметок о совещаниях в нем будут содержаться все действия за предыдущую неделю, и каждый сможет увидеть, что было отмечено, а что еще нужно сделать.
Больше не нужно копировать/вставлять. Просто сделайте их видимыми на страницах проекта, и они будут содержать самые актуальные действия со всех предыдущих встреч.
Согласование ведет к действиям
Проекты постоянно меняются, и решения по этим изменениям часто принимаются на совещаниях. Разделение работы над проектом и обсуждения этой работы приводит к тому, что действия могут не согласовываться между собой, что может негативно сказаться на успехе проекта.
В системе Ноушен вы можете объединить записи совещаний и проекты всей компании в одном месте. Согласование здесь приводит к более эффективной работе во всех остальных местах.