Новый уровень разрешения “Можно редактировать содержимое” предотвращает случайное редактирование структуры базы данных – представлений, фильтров, имен свойств, типов свойств и прочего – и при этом позволяет вашим коллегам редактировать содержимое страниц базы данных. Узнайте, как это может помочь вам и вашей команде двигаться с меньшими трудностями.
Базы данных Notion предоставляют вам и вашим коллегам настраиваемое место для отслеживания инженерных спринтов, построения OKR компании, управления календарями контента и многого другого. По мере роста вашей команды структура и свойства каждой базы данных станут неотъемлемой частью вашей повседневной работы, и любые случайные правки или удаления могут привести к серьезным сбоям. Чтобы предотвратить их, мы предлагаем использовать роль разрешений “Может редактировать содержимое” для управления тем, кто может выполнять те или иные действия в базе данных.
Узнайте из этого руководства, как свойства могут помочь вам организовать информацию вашей команды. Затем ознакомьтесь с нашими шаблонами, чтобы вдохновиться и начать работу!
Контролируйте, кто управляет структурой вашей базы данных
Новый уровень прав “Можно редактировать содержимое” предотвращает случайное редактирование структуры базы данных – представлений, фильтров, имен свойств, типов свойств и прочего – и при этом позволяет вашим коллегам редактировать содержимое страниц базы данных.
Внутри базы данных редакторы контента могут редактировать отдельные записи в базе данных, включая:
- создание и удаление записей (страниц) базы данных
- использование существующих шаблонов базы данных
- редактирование свойств базы данных в конкретной строке.
Однако, в отличие от пользователей с полным доступом, редакторы контента не могут управлять структурой базы данных, включая:
- изменение имени, описания или значка базы данных
- добавление или удаление свойства, или изменение типа свойства
- создание или изменение представлений, включая изменение сортировки, фильтров или групп.
Чтобы начать использовать эту функцию, откройте меню Share базы данных и используйте выпадающее меню, чтобы изменить настройки разрешений для людей, групп или даже всех сотрудников вашей компании сразу.
Расширьте возможности своей команды для выполнения работы
Наделение членов команды специальными правами дает вам уверенность в том, что ваши коллеги имеют правильный уровень доступа – не слишком ограничивающий, но и не слишком разрешающий. Вообще говоря, мы рекомендуем назначить несколько администраторов базы данных высшего уровня с полным доступом и сообщить своей команде, кто эти люди. Для всех остальных достаточно роли “Может редактировать содержимое”.
Например, рассмотрите возможность ограничения полного доступа для всех авторов в большом редакционном календаре. Независимо от того, являются ли они разработчиками контента, руководителями или приглашенными писателями, права доступа позволяют писателям следовать системе управления контентом, которую вы установили, без лишней заботы об изменении ее для своих коллег. Даже если эти авторы не знакомы с Notion, их задача ясна: добавить дату публикации, указать статус материала и заняться любимым делом – написанием статей.
Для получения дополнительной информации о настройках совместного использования и разрешений в базах данных и на других страницах посетите наш справочный центр →
Сохраняйте определения данных в тайне
Пользователи с правами “Можно редактировать содержимое” не могут добавлять новые значения свойств select или multi-select, что может быть полезно при маркировке и группировке больших наборов данных. Например, в базе данных задач вы можете захотеть использовать свойство status для указания хода выполнения задачи. Если все пользователи имеют полный доступ, кто-то может случайно создать новый статус (по опечатке или недоразумению), что может иметь каскадные последствия для временной шкалы проекта.
Если вы настроите разрешения для своей команды, вам не придется беспокоиться об этом риске – и не придется тратить час на выяснение того, кто знает разницу между “ожидает”, “в процессе” и “в разработке”. Администраторы данных могут сделать еще один шаг вперед, добавляя синхронизированные блоки в шаблоны баз данных, объясняя, что означает каждое свойство – идеально для больших, текущих проектов и отслеживания, где определения данных действительно важны.
Опирайтесь на связанные базы данных для создания индивидуальных представлений по заказу
Хотя пользователи с правами “Можно редактировать содержимое” не могут изменять или создавать представления базы данных на основном экземпляре базы данных, они могут создавать представления на связанных базах данных на других страницах. Чтобы добавить представление связанной базы данных, просто введите /linked и выберите источник данных.
В примере с единой, общей базой данных “задачи” пользователь может захотеть получить представление, в котором он сможет увидеть только свои задачи, назначенные за последнюю неделю. Чтобы создать такое представление, просто добавьте блок связанной базы данных, выберите источник базы данных задач и создайте фильтр, как обычно. Это не добавит представление в основную базу данных, которая будет общей для всех, но обеспечит тот уровень настраиваемости, который может понадобиться вашим членам команды. И, конечно, если все члены команды захотят иметь такое представление, всегда есть опция @me для динамической фильтрации на основе того, кто из пользователей просматривает содержимое.
Группы разрешений – это удобный способ предоставления или ограничения доступа к страницам Notion – узнайте больше в этом руководстве.
Хотите узнать больше о совместном доступе и разрешениях в целом? Посмотрите это видео.