Начало работы с проектами и задачами

Проекты и задачи живут бок о бок с вашими заметками и документами, что обеспечивает удобство управления проектами. Узнайте больше о том, как начать работу.

В Notion управление проектами и задачами живет рядом с вашими документами, заметками и знаниями компании. Вместо того чтобы переключаться между инструментами, теряя концентрацию и эффективность, члены команды найдут все необходимое для выполнения работы в одном месте.

Руководители могут контролировать прогресс своей команды, а различные отделы могут сотрудничать с ясностью – от высокоуровневых целей, которые определяют каждую задачу, до конкретных задач, которые продвигают проекты вперед.

Начиная с готового шаблона проектов и задач, вы можете создать полностью адаптированную систему, которая наилучшим образом подходит для вашей работы. В этом руководстве мы покажем вам, что возможно с управлением задачами и проектами в Notion.

Знакомство с проектами и задачами

Мало что может быть важнее, чем управление проектами и задачами вашей команды. В конце концов, вам нужна эффективная система для выполнения задач и отслеживания того, что сделано.

Но вы не хотите, чтобы ваши сотрудники полагались на память, чтобы знать, какие задачи они должны выполнить. Вам нужна надежная система, которой доверяют и пользуются все сотрудники, где ничто не ускользнет от внимания, не будет упущено или забыто.

Кроме того, руководителям необходимо иметь представление о происходящем на высоком уровне, чтобы знать, сколько работы у каждого члена команды и насколько близки проекты к завершению.

С базами данных Notion Projects & Tasks управление проектами становится простым и интуитивно понятным. Вы можете управлять всем, что нужно вам и вашей команде, не тратя время на навигацию по слишком сложной системе или переходы от одного инструмента к другому. Подключение всех аспектов работы, от записей совещаний до документов, означает, что каждый имеет доступ к необходимой информации и контексту.

Добавление системы отслеживания проектов в Notion

Шаблон “Проекты и задачи” доступен только в приложении Notion, поэтому, чтобы запустить систему отслеживания проектов из шаблона, перейдите в раздел “Шаблоны” на боковой панели.

Ваша система не должна быть слишком громоздкой или перегруженной процессами, она должна способствовать продолжению работы (работе), а не замедлять работу команды излишним администрированием.

В Notion есть три встроенных шаблона управления проектами, каждый из которых предназначен для определенного случая использования. Независимо от того, с какого из них вы начнете, в дальнейшем вы сможете настроить его, добавив дополнительные свойства.

• Список дел – это единая база данных для простого управления задачами, где вы можете создавать, организовывать и отслеживать свои задачи. Ее лучше всего использовать для разовых проектов или индивидуального управления задачами, когда вы хотите, чтобы ваша система была как можно более минимальной.
• Проекты и задачи – идеальная база данных для управления командными проектами, она позволяет организовывать задачи по проектам и отслеживать их выполнение в команде. Проекты и задачи – это две отдельные, но связанные между собой базы данных. Вы можете записывать различную информацию в каждую базу данных и связывать их друг с другом.
• Проекты, задачи и спринты – выбор этого шаблона добавляет еще один уровень к вашим проектам и задачам, позволяя вам организовывать задачи в спринты, разбитые по времени, что идеально подходит для отслеживания проектов и проблем в инженерных командах.

Экскурсия по шаблону

Крупные проекты становятся более управляемыми, когда вы разбиваете их на более мелкие части и распределяете задачи между разными членами команды. Взаимосвязь задач и проектов означает, что каждая задача может стать частью более крупной цели, и вы увидите, как ваши проекты продвигаются вперед с каждой выполненной задачей.

Когда вы добавляете новые задачи или проекты в базу данных, вы можете описывать детали задач и масштабы проектов непосредственно на странице базы данных. Это означает, что важная информация, относящаяся к каждой задаче и проекту, всегда под рукой.

Вот некоторые моменты, которые необходимо знать о том, как задачи и проекты связаны друг с другом:

• Проекты являются родителями задач – один проект может иметь много задач, но каждая задача должна относиться только к одному проекту. Задачи можно рассматривать как ступеньки на пути к завершению проекта.
• Проекты имеют свойства проекта – Ваши проекты имеют такие свойства, как статус, люди, связанные задачи и процент выполнения связанных задач.
• Задачи имеют свойства задач – Задачи имеют свойства для назначенного лица, даты выполнения и статуса.
• Прогресс проекта измеряется выполненными задачами – свойство завершения подсчитывает количество выполненных задач по проекту и отображает процент выполнения в виде индикатора прогресса.
• Задачи также могут быть связаны со спринтами – Если вы используете Tasks, Projects & Sprints, у вас будет связь между задачами и спринтами. Это означает, что вы можете добавлять задачи в текущий спринт, предоставляя всем четкий набор целей для спринта.

Разрешения

Когда вы добавляете проекты и задачи в пространство команды, все члены пространства команды получают доступ к этим базам данных. Это означает, что вся команда имеет представление о том, что им нужно сделать, и может принимать активное участие в регистрации своего прогресса в базе данных.

Прочитайте наше полное руководство по разрешениям, чтобы узнать, как работают разрешения в пространствах команд.

Настройка системы отслеживания проектов

Notion дает вам гибкость в визуализации одного и того же набора информации разными способами. Вы можете создавать контекстные представления, чтобы сосредоточиться на том, что важно в данный момент, будь то представление назначенных задач одного человека, задач, сгруппированных по их родительскому проекту, или всего, что должно быть выполнено в ближайшие 7 дней.

Каждая база данных имеет несколько представлений для различных контекстов

База данных проектов должна быть вашим домом для общего управления, поскольку все задачи должны быть связаны с родительским проектом.

Вы можете использовать представления задач, когда хотите погрузиться в повседневную работу.

База данных проектов поставляется с представлениями, которые позволяют вам:

• Видеть активные проекты в виде доски канбан – представление “Активные” скрывает все проекты, которые не помечены как “Планирование” или “В работе”, чтобы сосредоточиться на активных проектах и управлять ими.
• Просмотр только ваших проектов – представление “Мой” фильтрует базу данных, чтобы показать проекты, в которых вы отмечены динамически. Выбор “Я”, а не вашего имени означает, что этот фильтр будет применяться к тому, кто вошел в систему и просматривает базу данных в данный момент.
• Получить обзор всех проектов – макет таблицы “Все” показывает все проекты в базе данных. Это представление полезно для внесения массовых изменений или получения представления обо всех свойствах, связанных с несколькими проектами.
• Оцените объем работы с помощью представления “Временная шкала” – Здесь вы увидите свои проекты, расположенные в соответствии с датой начала и окончания. Видя, как обязательства накладываются друг на друга, вы можете убедиться, что объем работы сбалансирован, и оценить возможности вашей команды для новых проектов.

В базе данных задач у вас будут представления, в которых вы сможете:

• Просмотр задач, сгруппированных по их родительскому проекту – Представление “По проекту” разделяет список задач по связанным проектам.
• Просмотр всех задач, назначенных вам – В представлении “Мои” база данных фильтруется, чтобы показать только задачи, назначенные “мне” (как и в базе данных проектов, это динамическое свойство, зависящее от того, кто вошел в систему и просматривает базу данных).
• Упорядочить задачи по назначенному лицу – Представление “Люди” идеально подходит для того, чтобы дать менеджерам представление о списке дел каждого члена команды.

В обеих базах данных можно создавать любые новые представления, которые вы и ваша команда сочтете полезными.

Используйте предложенные свойства, разработанные специально для управления проектами

Чтобы добавить новое свойство в базу данных, нажмите на опции …, Properties и + New property.

Вы увидите, что шаблон Projects & Tasks имеет несколько предложенных свойств, разработанных специально для управления проектами. Вот некоторые способы использования этих свойств:

• Присвоение приоритета проектам и задачам – Используя свойство приоритета, вы можете создавать различные оценки приоритета (низкий, средний, высокий или P0, P1, P2), а затем сортировать элементы по их важности.
• Метки для различных типов задач – Используя свойство Тип задачи, вы можете создавать метки для различных типов задач. Вы даже можете создать представление на основе этих меток, что удобно для пакетной обработки задач.
• Дайте проектам описание – Добавьте свойство text в базу данных проектов, где вы можете написать краткое описание проекта. Это удобно для просмотра с первого взгляда.
• Назначьте репортера задаче или проекту – если вы используете эти базы данных для отчетности о проблемах и их устранения, репортер – это свойство “Created by”, которое записывает человека, первым заметившего ошибку.

Создавайте свои собственные объекты недвижимости

Используя любой из типов свойств Notion, вы можете создавать собственные свойства, отвечающие потребностям вашей команды.

Например:

• Создать связь с доской задач GitHub – Вы можете создавать синхронизированные базы данных для перетягивания задач GitHub в Notion. Если вы свяжете эту синхронизированную базу данных с вашей доской задач, вы сможете перетягивать задачи из GitHub в вашу базу задач.
• Постройте формулу влияния RICE для определения приоритетов проекта – Используйте 4 отдельных свойства: Reach (число), Impact (высокий, средний, низкий), Confidence (процент) и Effort (число). Затем вы можете создать формулу в Notion для расчета оценки проекта в соответствии с системой RICE. У нас есть пошаговое руководство о том, как это сделать здесь.
• Позволить коллегам или общественности голосовать за задачи – Используя формулу, вы можете создать свойство upvote в базе данных Tasks и позволить членам вашей команды голосовать, чтобы определить приоритет задач.

Повышение уровня с помощью пользовательских макетов

У вас есть несколько вариантов просмотра информации в базах данных. Вы можете изменить макет базы данных, перейдя в меню опций … и Layout.

Выберите один из вариантов: таблица, доска, временная шкала, календарь, список или галерея. В одной базе данных можно создать несколько представлений, каждое из которых имеет свой тип макета.

Так, в базе данных проектов может быть таблица, доска и временная шкала, а в базе данных задач – список, доска и таблица.

Каждый из этих макетов может быть отфильтрован и отсортирован различными способами, чтобы создать ярлыки для просмотра подразделов информации в базе данных.

Подробнее о свойствах и представлениях базы данных можно узнать здесь.