Компания makesense – это неправительственная организация, работающая над созданием инклюзивного глобального общества. В течение последних 10 лет она предлагает инструменты и программы, ориентированные как на граждан, так и на предпринимателей и организации. Компания makesense предоставляет возможность своим сотрудникам и многочисленным волонтерам осуществлять свои проекты по всему миру.
В первую очередь – сотрудничество
Облегчая совместную работу, Notion особенно хорошо подходит для плоской, свободной от иерархии структуры компании makesense. Этот инструмент тем более интересен, что НПО, представленная на пяти континентах, опирается на 130 наемных сотрудников и обширную сеть волонтеров.
Участников сопровождают мобилизаторы, которых, в свою очередь, курируют супермобилизаторы. Все эти волонтеры могут получать доступ к страницам Notion или непосредственно вносить на них свой вклад в зависимости от предоставленных полномочий.
Notion не только облегчает совместную работу, но и позволяет устанавливать связи, несмотря на расстояние.
База знаний и не только…
Система Notion проста в использовании и была быстро освоена всеми командами как средство совместного использования ресурсов. Вся полезная информация – как для сотрудников, так и для волонтеров – централизована и формализована: страницы по странам, по командам, по проектам, а также межфункциональная информация, представляющая интерес для всех сотрудников, например, процедуры введения в должность или часто задаваемые вопросы.
Созданная таким образом база знаний оказалась еще более полезной в условиях кризиса здравоохранения, когда удаленная работа стала нормой. Многие сотрудники воспользовались возможностью более глубокого ознакомления с этим инструментом. Они смогли изучить более сложные функциональные возможности, а также, что самое главное, использовать его для укрепления командного духа. Например, очень подробные профили сотрудников на Филиппинах позволили им налаживать связи виртуально, в отсутствие офисной жизни.
Проекты, которыми легко управлять
Централизуя информацию, Notion позволяет перейти от общего обзора к рассмотрению всех деталей проекта. В данном случае это облегчает достижение цели НПО за счет контроля над выполнением повседневных задач.
Задачи могут иметь несколько владельцев и исполнителей и легко делятся на подзадачи. Они могут быть представлены в виде списков и связаны с заметками или дневником. В базах данных они могут использоваться для оценки прогресса и расчета времени, необходимого для достижения целей.
За простыми таблицами скрываются сложные базы данных.
База данных для любых потребностей
Находясь на переднем крае использования Notion, цифровое подразделение также использует этот инструмент для точного контроля своей деятельности. На практике каждый член команды вводит время, затраченное на совещания или выполнение задач. Ежедневно вводимая таким образом информация по каждому пункту списка задач автоматически заносится в базу данных. На основе этой базы данных можно рассчитать количество времени, фактически отработанного каждой из команд организации.
Это означает, что цифровой отдел может отвлечься от своей деятельности и более эффективно скорректировать свою работу в соответствии с поставленными целями. Отвечая как за поддержку, так и за инновации, она должна быть осторожна, чтобы не пренебрегать ни одним из направлений своей деятельности. Кроме того, она должна сбалансировать свою доступность для всех команд. Этот пример наглядно иллюстрирует возможности системы Notion, которая превращает простой расчет в стратегический инструмент.