Лучшие способы использования простых таблиц на страницах Notion (и когда не стоит этого делать)

Вам нужен правильный инструмент для работы – простые таблицы позволяют создавать столбцы и строки. Отображать важный текст. Добавить заголовки. И это все. Потому что иногда это все, что вам нужно.

Простые таблицы позволяют вам заниматься тем, что у вас получается лучше всего – думать. Бывают случаи, когда база данных, обладающая столь широкими функциональными возможностями, может показаться электродрелью, в то время как отвертка на самом деле облегчает работу.

Простые таблицы позволяют создавать столбцы и строки. Отображать важный текст. Добавлять заголовки. И это все. Потому что иногда это все, что вам нужно.

Здесь мы рассмотрим несколько примеров использования простых таблиц и обсудим сценарии, в которых вам лучше использовать базу данных.

Когда следует использовать простые таблицы

Простые таблицы делают ваши заметки и документацию более насыщенными и удобными для чтения. Они позволяют визуально отобразить обычный текст, чтобы помочь читателям (или вашему будущему “я”) ясно и эффективно донести вашу мысль. Подобно тому, как выделения привлекают внимание к тексту, а буллиты используются для разбора информации, простые таблицы отлично подходят для сбора и организации кусочков связанной информации.

Чтобы добавить простую таблицу на свою страницу, выполните следующие действия:

1. Введите /table и выберите первый вариант.
2. Перетащите ее наружу, чтобы добавить дополнительные столбцы, или вниз, чтобы добавить дополнительные строки.

После создания простой таблицы просто щелкните по ячейкам и используйте клавишу табуляции для горизонтальной навигации по мере добавления содержимого.

Четко и лаконично передавайте информацию

Если вам нужно перевести информацию в легко читаемый формат, попробуйте использовать простые таблицы. В таких случаях базы данных могут показаться читателю перегруженными, а глубина структуры информации не дает дополнительных преимуществ. Например, если вы докладываете показатели на совещании, вы можете использовать простую таблицу, чтобы сосредоточить внимание на имеющихся данных.

• Маркировка информации с помощью заголовков – используйте меню Options для включения заголовков строк и столбцов для дополнительного визуального разграничения в виде цветного фона заголовка и выделенного жирным шрифтом текста заголовка.
• Отображение рядом с другими блоками – когда необходимо понять, что находится внутри простой таблицы, перетащите ее рядом с любым другим типом блока в Notion.

Привлечь внимание к важным понятиям

Аналогично, вы можете захотеть использовать простые таблицы в документации команды, чтобы подчеркнуть ключевые фрагменты информации. Это может быть легче для читателя, чем другие основные блоки, особенно когда несколько частей информации связаны между собой.

Например, в случае отчетности по данным вы можете рассмотреть возможность включения определений данных для важных показателей. Здесь вы можете следовать той же схеме добавления простой таблицы – включите опцию заголовка столбцов и начинайте добавлять содержимое! Простые таблицы в документации не обязательно должны быть застойными.

Вот лишь несколько функций, которые помогут сделать вашу работу динамичной:

• Добавление и вставка строк и столбцов – если в какой-то момент вам понадобится вставить содержимое, например, новое определение, используйте ручки строк и столбцов для добавления сверху, снизу, справа или слева!
• Максимизация пространства на странице – используйте опцию ← → для привязки базы данных к ширине страницы или столбца и дальнейшего привлечения внимания читателя к информации. Это особенно полезно после добавления столбца, чтобы изменить ширину всей таблицы.

В обоих этих случаях мы имеем дело с отображением и представлением информации, без необходимости дополнительно организовывать, помечать или вычислять что-либо. Это хороший способ думать о простых таблицах в целом – только текст, без всяких наворотов.

Мозговой штурм без привязки к структуре базы данных

Помимо того, что простые таблицы делают документы и заметки более насыщенными, они могут быть полезны для создания идей перед тем, как приступить к созданию полной структуры базы данных. Это отличный вариант, когда вам нужна гибкость для быстрой итерации в ходе обсуждения или мозгового штурма, и позволяет легко преобразовать информацию в базу данных позже.

Рассмотрим пример планирования выездного семинара для вашей команды – в течение дня у вас будет множество различных сессий, докладчиков и т.д. В долгосрочной перспективе это будет отличным вариантом использования базы данных, но когда вы захотите перенести информацию на бумагу, лучше всего использовать простую таблицу, и вот почему:

• Сотрудничество с помощью встроенных комментариев – поскольку простые таблицы просто хранят обычный текст, все инструменты сотрудничества Notion, включая встроенные комментарии, будут работать как положено. Вы можете упоминать членов команды и вести полноценные обсуждения прямо на главной странице.

• Перетаскивайте строки и столбцы по мере необходимости – гибкая структура текста означает, что вы можете легко перемещать столбцы так, как это удобно вам и вашей команде. При планировании выездных мероприятий используйте его для упорядочивания сессий после мозгового штурма.

• Удалите строки, которые больше не нужны – планы меняются, а в мире стартапов они меняются быстро. Легко удалите содержимое строки с помощью ручки строки.

Базы данных добавляют организованность и глубину

Думайте о простых таблицах, как о коллекции заметок в вашем домашнем офисе – они информативны для небольших фрагментов информации и привлекают внимание, но они не масштабируются. Простые таблицы для заметок – это то же самое, что базы данных для ежедневников и красиво переплетенных планировщиков. Используйте базы данных для своих проектов и задач или как хранилища для больших коллекций заметок и документов.

Когда преобразовывать простую таблицу в базу данных

Хотя простые таблицы позволяют быстро визуализировать информацию, вам следует подумать о преобразовании в базу данных, если вы хотите фильтровать или сортировать информацию. Для этого воспользуйтесь опцией Turn into Database в меню таблицы.

В случае с нашим примером планирования выездных мероприятий вы можете рассмотреть возможность преобразования таблицы в базу данных после того, как все стороны подпишут расписание, и вы будете готовы использовать страницы в базе данных для планирования сессий.

Это даст вам массу дополнительных функций, включая:

• Добавление свойств даты для отображения дня на временной шкале – базы данных могут иметь несколько представлений, что означает, что вы можете отображать их различными способами – в том числе на временной шкале или в календаре.

• Открывайте строки на полную страницу для добавления заметок о докладчике и подробностей – в отличие от простых таблиц, строки базы данных могут открываться на новые страницы Notion, где вы можете хранить важную информацию, относящуюся к теме строки.
• Добавляйте дополнительные свойства для управления задачами – у ваших мероприятий есть спикер, назначение зала и многое другое. Добавьте свойства для отслеживания этих деталей.
• Сортируйте и фильтруйте события – после того, как свойства созданы, отфильтруйте их на основе назначенного для проведения мероприятия человека или отсортируйте по времени и дате.

В целом, базы данных отличаются тем, что позволяют открывать каждую запись как отдельную страницу, добавлять функциональные теги (даты, люди, URL и т.д.), создавать взаимосвязи, свертки и формулы, а также отображать данные в различных видах (списки, временные шкалы, календари, доски и галереи).

Когда следует начинать с базы данных

У нас есть масса ресурсов с подробным описанием примеров использования баз данных, но, в общем, это хорошая идея – отказаться от простой таблицы, если вам нужно собрать несколько категориальных частей информации о каждом элементе, как в CRM для продаж.

Если вы надеетесь создать интеграцию – например, со Slack или любым сторонним инструментом без кода, базы данных – лучший вариант с самого начала. В случае с CRM вот пример интеграции, которая автоматически добавляет строки в вашу базу данных, когда ваша команда создает новый контакт в salesforce. Хотя мы не будем здесь подробно описывать эти функции, должно быть понятно, что они являются более исчерпывающим вариантом.

Чем больше будет становиться ваша система инструментов, тем больше она будет похожа на базу данных. А пока начните быстро и элегантно работать с простыми таблицами – а если вы просто хотите создать красивый документ, простые таблицы всегда будут в вашем арсенале инструментов.