Команды, которые размышляют вместе, растут вместе.
Каждый проект — это возможность для команды подумать о том, что работает, что не работает и как улучшить рабочий процесс. Все, что вам нужно сделать, — это запланировать время для продуктивного группового анализа. Постмортем проекта, призванный завязать разговор о результатах проекта, — отличное место для начала.
Подготовка и структурирование «посмертной встречи» позволяет поддерживать дискуссию в нужном русле и задействовать критические точки рефлексии. Вот как провести отличную сессию — с помощью шаблона для встречи после завершения проекта.
Что такое посмертное совещание?
Вскрытие проекта — это ретроспективное совещание, которое помогает команде определить, насколько хорошо были выполнены основные этапы проекта и какие детали следует улучшить в будущем. Это нормальное явление, когда в проекте бывают взлеты и падения; совещание по итогам проекта позволяет команде обобщить информацию о значимых моментах, будь то победы или поражения.
Поскольку каждый может поделиться своими соображениями, пригласите к обсуждению всех членов команды и ключевых заинтересованных сторон. Составьте повестку дня, чтобы не забыть важные моменты, и предложите другим подготовить свои собственные размышления. Убедитесь, что в зале есть место для ведения записей. Запись важных выводов, сделанных по итогам обсуждения, поможет вам отследить области, требующие улучшения, установить стандарты передовой практики и минимизировать риски для следующего проекта.
Как посмертное совещание прокладывает путь к росту
Люди по своей природе аналитики. Скорее всего, ваша команда уже активно наблюдает за ходом выполнения проекта. Возможно, у вас уже есть краткосрочные петли обратной связи, например, ежедневные совещания, которые стимулируют непрерывное совершенствование.
Но эффективные совещания после завершения проекта требуют целостного взгляда — точки обзора 360, которая доступна только в конце проекта. Вот почему так полезно смотреть на общую картину:
Повышение эффективности
Если члены вашей команды не справляются с поставленными задачами с максимальной эффективностью, это часто связано с тем, что им не хватает инструментов и навыков для преодоления препятствий. Устраните эти препятствия с пути команды, узнав, где и почему они споткнулись, и задокументировав возможные способы избежать проблем.
Используйте полученные данные для разработки более гибких процессов, обучения команды новым навыкам и обеспечения всех необходимыми инструментами для эффективной работы. Некоторые из полученных результатов могут даже послужить толчком к важным организационным изменениям, например, к формированию новых лучших практик в масштабах всей компании.
Помогает команде учиться на ошибках
Ошибки — это возможность учиться. Они являются естественной частью любого проекта, а совещания после их завершения позволяют вам и вашей команде быть уязвимыми в отношении этих промахов. Признание того, что пошло не так, является первым шагом к изменению условий, приведших к возникновению проблемы, и предотвращению ее повторения в будущем. Кроме того, исправление ошибок повышает моральный дух, поскольку свидетельствует о росте каждого.
Укрепляет коммуникацию
В эпоху удаленной и гибридной работы члены команды не могут органично объединиться за кулером или обедом. Однако именно общение и сотрудничество способствуют повышению производительности и достижению успешных результатов. Совещания, особенно те, где слово предоставляется каждому, помогают команде сплотиться и вспомнить, какую ценность представляет каждый человек.
Что нужно для эффективного проведения посмертного совещания
Данные и планирование способствуют успешному подведению итогов. Подготовка требует работы, но сессия будет гораздо более продуктивной, если каждый принесет на стол нужную информацию и будет знать, о чем он хочет говорить.
Вот как подготовиться к отличному вскрытию:
- Установите основные правила — убедитесь, что всем понятны правила проведения совещания. Соблюдайте расписание, оставляйте вопросы на конец, призывайте всех поднимать руку для реплик (даже если вы работаете виртуально).
- Подготовьте тезисы — попросите членов команды подготовить тезисы, чтобы не потерять направление. Напомните им, что они должны принести любые сопровождающие визуальные материалы или документацию, чтобы помочь остальным членам группы понять факты и концепции. А если вы хотите собрать информацию высокого уровня от всей команды, попросите ее заполнить анкету перед встречей.
- Назначьте ведущего — на совещании по итогам вскрытия может присутствовать больше людей, чем обычно, поэтому для обеспечения эффективности назначьте ведущего, который будет следить за временем, перенаправлять конверсию, если она сбилась с пути, и следить за тем, чтобы группа рассмотрела все пункты повестки дня.
- Вести записи на совещаниях — цель совещаний по итогам вскрытия — осмысление прошедших процессов и улучшение будущих, поэтому вести записи необходимо. Если есть возможность, попросите коллегу, не участвовавшего в проекте, вести записи. У него меньше шансов отвлечься или навязать свою точку зрения, и он сможет полностью посвятить свое внимание тому, чтобы все записать.
- Включите метрики проекта — вероятно, в начале проекта вы поставили измеримые цели. Теперь настало время пересмотреть их. Отслеживание фактических результатов в сравнении с прогнозами поможет вам улучшить процесс в следующий раз, будь то сокращение сроков проекта или усиление оценки рисков.
Как провести посмертное совещание
Повестка дня — это основа продуктивного посмертного совещания. Независимо от того, используете ли вы шаблон Ноушен или создаете свой собственный документ, доступный для обмена, повестка дня совещания после вскрытия должна охватывать следующие моменты:
- Проанализируйте основные этапы проекта — пересмотрите критические моменты и выясните, были ли они выполнены в срок. Например, финансовая служба утвердила бюджет 5 мая, а 10 июня вы завершили первый этап кодирования. Анализ временной шкалы поможет в принятии будущих решений.
- Делитесь достижениями и препятствиями — пусть каждый член команды письменно или устно расскажет, что получилось, а что не удалось. Кто-то может упомянуть, что утверждение бюджета пришло слишком поздно, или отметить, что в процессе работы не хватало документации. После того как вы соберете эти сведения, распределите их по категориям в соответствии с базовыми показателями проекта (например, прогнозируемой стоимостью, графиком или объемом работ).
- Поговорим о том, как — попросите команду рассказать, что помогло им успешно завершить работу, каких условий, инструментов или навыков им не хватало.
- Составьте список действий по преодолению препятствий — проведите мозговой штурм, как избежать будущих препятствий, и на основе этого разговора составьте список действий. Начните прокладывать путь для кратких, реалистичных реализаций, которые дадут эффект. Возможно, вам нужно использовать другое программное обеспечение или чаще встречаться с клиентом. Определение четких пунктов действий облегчает отслеживание точек роста и распределение задач между нужными членами команды.
- Расстановка приоритетов — используйте такую методику, как метод MoSCoW, для ранжирования срочности и важности пунктов вашего плана по улучшению. Метод MoSCoW позволяет определить, что должно быть, что следует, что можно, а что нет в будущем проекте, и поставить «обязательные» пункты на первое место в списке дел.
- Проанализируйте записи совещания — пройдитесь по основным моментам совещания, чтобы обобщить свои выводы. Дайте членам команды возможность попросить разъяснить или дополнить резюме встречи, а также храните записи в доступном месте, чтобы каждый мог найти их для дальнейшего использования.
Идеальный шаблон для вскрытия
Шаблон дает вам конкретную схему для каждого анализа после вскрытия. Если вы постоянно используете один и тот же шаблон для проведения совещаний, ваша команда изучит его особенности, что поможет им определять свои выводы и представлять на обсуждение нужную информацию.
Шаблон посмертного совещания
Шаблон для проведения совещания по итогам проекта — идеальное руководство для продуктивной беседы о состоянии проекта. В нем отражены показатели проекта, его этапы и пункты действий, а также выделено место для назначения модератора и стенографиста. Каждое дело, которое вы добавляете, имеет свою собственную страницу, на которой можно делать подробные заметки и ссылки на другие документы.
Шаблон запуска бета-версии
Если вы работаете над новым продуктом, шаблон Ноушен для запуска бета-версии позволит вам отследить каждый шаг, включая анализ результатов. Создание и тестирование новой идеи неизбежно сопровождается процессом обучения, поэтому необходимо выделить место для обсуждения моментов, требующих улучшения. Этот шаблон поможет вам запустить свой проект и довести его до финиша (и даже дальше).
Резюме заседаний (с/противодействие AI)
У вашего стенографиста большая работа, и шаблон резюме совещания, созданный с помощью искусственного интеллекта, может упростить этот процесс. Этот интерактивный документ поможет им привести в порядок ваши идеи и послужит отличным ресурсом после совещания, к которому команда сможет обращаться и которым сможет обмениваться. С помощью искусственного интеллекта Ноушен AI можно обобщить основные темы обсуждения, определить последующие задачи, разграничить и назначить пункты действий.
Отслеживание процесса вскрытия с помощью Ноушен
Итоговое совещание открывает дверь к бесценным знаниям, которые укрепляют институциональные знания, оптимизируют будущие проекты и помогают командам работать более эффективно. И эти подведения итогов становятся еще более продуктивными, если вы подкрепляете сессию надежным планом.
Шаблоны Ноушен для подведения итогов документируют завершение процесса. Но начало и середина заслуживают не меньшего, а то и большего внимания. Попробуйте создать диаграмму Ганта для визуализации проекта и настроить внутреннюю базу знаний, чтобы не упустить ни одной детали. Благодаря тому, что все это хранится в нашем связанном рабочем пространстве, у вашей команды есть инструменты, которые помогут каждому проекту взлететь до небес.