Как визуализировать ход выполнения проекта: Диаграммы Ганта

Отличное управление проектами — это разница между тем, чтобы выполнить работу без сбоев, и тем, чтобы бороться с пожарами, когда сроки поджимают.

Любая команда выигрывает от использования инструментов управления проектами для создания плавных рабочих процессов и поддержания единства взглядов коллег. Лучшей системой отслеживания проектов для вас будет та, которая будет такой же гибкой, как и ваша команда, но при наличии большого количества систем трудно понять, что лучше. Именно здесь на помощь приходят диаграммы Ганта.

Диаграммы Ганта — это мощный способ визуализации сроков проекта и оптимизации управления ресурсами. Давайте рассмотрим, как построить диаграмму Ганта, чтобы создать адаптируемую, гибкую систему, которая освободит ваше время для других задач.

Что такое диаграмма Ганта?

Диаграмма Ганта — это система отслеживания проектов, которая отображает задачи и их зависимости в виде горизонтальных полос, растянутых по временной шкале. Но эта сложенная гистограмма — гораздо больше, чем просто временная шкала.

Изменяя одну задачу, можно визуализировать, как эти изменения влияют на рабочую нагрузку и сбои в работе всех зависящих от нее задач. Это помогает отслеживать масштабы всего проекта с учетом ограничений по времени, бюджету и ресурсам.

Независимо от того, создаете ли вы приложения или пишете статьи для блога, диаграммы Ганта являются обязательным атрибутом. Самые лучшие планы и стратегии прекрасно выглядят на бумаге, но после начала работы всегда возникают изменения и неожиданные заминки. Вот здесь-то диаграммы Ганта и пригодятся.

Диаграмма Ганта позволяет увидеть с высоты птичьего полета ход выполнения каждого этапа проекта.

Собираетесь ли вы вовремя выполнить определенные этапы и сроки? Не превысите ли вы бюджет? Не затянется ли проект? Нужно ли продлевать контракт с фрилансером или предоставлять ему декретное пособие, поскольку определенный спринт теперь выпадает на время его отпуска? На эти и другие вопросы можно быстро ответить, взглянув на диаграмму Ганта.

Визуализация диаграммы Ганта также является отличным способом информирования заинтересованных сторон о ходе реализации проекта. Они могут скорректировать ожидания по финансированию с учетом изменений в сроках или запросить дополнительные шаги для повышения ценности проекта.

5 компонентов диаграммы Ганта

Каждый компонент диаграммы Ганта работает вместе, превращая ее в мощный инструмент визуализации. Посмотрите на эту диаграмму Ганта в рабочей области Ноушен в виде временной шкалы.

Независимо от того, создаете ли вы диаграмму Ганта в Excel или надеетесь сделать диаграмму Ганта в приложении Pages на iPad, эти диаграммы всегда обладают следующими свойствами:

• Временная шкала — временная шкала проекта будет горизонтально растягиваться по верхней части диаграммы Ганта. В зависимости от потребностей проекта можно настроить измерение времени в часах, днях, неделях, месяцах или годах.
• Список задач — горизонтальные полосы представляют каждую задачу, простираясь через временной интервал и вниз по странице. Большинство диаграмм позволяют разбить проект на взаимосвязанные задачи, чтобы увидеть, как изменение одного аспекта влияет на другой.

• Зависимости — обозначение зависимости одной задачи от другой с помощью линий, соединяющих основную задачу с подзадачей. При изменении элементов одной задачи зависимые задачи автоматически корректируются.
• Прогресс — индикатор прогресса показывает, выполняете ли вы намеченные этапы и сроки или отстаете от них. В представлении временной шкалы Ноушен красная вертикальная линия обозначает прогресс.
• Назначение — назначение члена команды на задачу. Это помогает менеджерам проектов и руководителям групп отслеживать загрузку своих подчиненных и знать, к кому обращаться с вопросами по любому аспекту проекта.

Хотя диаграммы Ганта можно строить в различных программах, Ноушен интуитивно отслеживает ход работ и синхронизируется с другими базами данных. Ваша команда может превратить любой рабочий процесс в диаграмму Ганта, добавив в базу данных представление «Временная шкала».

Плюсы и минусы диаграмм Ганта

Диаграммы Ганта являются мощным инструментом управления проектами, однако они не лишены недостатков. Вот несколько плюсов и минусов, которые помогут вам решить, подходит ли вам такое отображение проектов.

Преимущества

• Видеть все и сразу — невозможно управлять и отслеживать то, что не видно. Диаграммы Ганта позволяют менеджерам проектов, руководителям групп и заинтересованным сторонам просмотреть весь проект от начала до конца.
• Не бойтесь ударов — планы растут вместе с проектами. Благодаря гибким диаграммам не нужно выбрасывать стратегию за дверь при первых же серьезных изменениях. Вместо этого можно создать зависимости между задачами в проекте, чтобы отслеживать изменения и дополнения.
• Точная оценка времени независимо от того, как часто меняется проект — диаграммы Ганта дают точную оценку времени на любом этапе проекта. С их помощью можно оценить, насколько успешно идет работа по достижению определенных этапов, или необходимо пересмотреть план проекта, чтобы опередить сроки или уложиться в бюджет.

Недостатки

• Сложность первоначального обучения — чтение диаграмм Ганта не всегда интуитивно понятно. А если диаграмма плохо организована, ее может быть еще сложнее понять.
• Сложность обновления — необходимо научить членов команды и заинтересованных лиц обновлять диаграмму Ганта, чтобы не создавать «узких мест» в рабочем процессе. Все участники процесса должны знать, как управлять диаграммой.
• Легко внести непреднамеренные изменения — диаграммы Ганта отлично подходят для визуализации зависимостей между задачами. Но это также означает, что ошибка при обновлении диаграммы Ганта может привести к непредвиденным последствиям для зависимых задач.

Как построить диаграмму Ганта

Существует несколько онлайн-инструментов для создания диаграмм Ганта, и независимо от того, где вы создаете диаграммы Ганта — в Word, Excel или Google Sheets, — основная идея одинакова. Но мы считаем, что наш вариант проще, поскольку вы можете легко научиться настраивать вид временной шкалы для базы данных.

Если вы не хотите создавать представление временной шкалы с нуля, ознакомьтесь с нашими шаблонами диаграмм Ганта для создания хартий проектов, управления графиками проектов и планирования спринтов.

Чтобы создать собственное представление временной шкалы, выполните следующие действия:

1. Начните с базы данных

Представление базы данных «Временная шкала» отображает классическую диаграмму Ганта, поэтому первым шагом будет создание страницы с новой базой данных.

Прежде чем использовать представление временной шкалы, убедитесь, что задачи или события в вашей базе данных имеют следующие свойства:

• Date — добавьте свойство Date на страницу, чтобы создать горизонтальную ось времени, которую мы увидим в представлении временной шкалы. Невозможно построить диаграмму Ганта без дат, поэтому, если вы не подтвердили даты проекта, установите оценочные даты.
• End date — добавьте End date к датам, чтобы создать диапазоны и использовать возможности представления временной шкалы.
• Name — чтобы не нарушать порядок, используйте столбец для названия каждой задачи или события. В приведенном ниже примере мы назвали первое событие «Вылетающие рейсы».
• Assign — в Ноушен вы можете отмечать членов команды непосредственно в их необходимых задачах.

Для упорядочивания этой информации может быть полезно создать таблицу с необходимыми столбцами, как в приведенном ниже графике.

2. Добавление вида временной шкалы

Введите /timeline view, чтобы добавить представление временной шкалы. После подключения базы данных все связанные с ней элементы с датами будут отображаться в представлении временной шкалы.

Вы также можете добавить это представление на существующую страницу, нажав кнопку Plus в верхней левой части страницы, рядом с другими представлениями, такими как таблицы и календари.

3. Настройка представления временной шкалы

Представление временной шкалы в Ноушен позволяет сделать гораздо больше, чем традиционная диаграмма Ганта. Вы можете:

• Использовать опцию «Фильтр», чтобы настроить отображение на временной шкале по тегам, датам, названиям задач и т.д.
• Определить, какие свойства отображает данное представление, нажав кнопку … и выбрав пункт Свойства. Глаз поможет вам выбрать, что будет видно на временной шкале, если вы хотите, чтобы были видны назначенные лица или описания.
• Просмотр задач по дате окончания, дате начала и т.д. Нажмите кнопку … и выберите Макет. Используйте параметр Показать временную шкалу по для настройки представления.

Дополнительные советы по созданию диаграммы Ганта

Хотя каждая диаграмма Ганта индивидуальна, вот некоторые моменты, которые следует иметь в виду:

• Подробно описывайте задачи, поскольку неоднозначные детали и назначения могут привести к недопониманию и задержкам.
• Разделите проект на несколько задач и сгруппируйте их по мере необходимости, чтобы избежать перегруженности этапов. Разделение проектов на части помогает сделать сроки более управляемыми.
• Назначьте членов команды на каждую задачу, чтобы обеспечить бесперебойную работу проекта.
• Соединяйте подзадачи между собой, чтобы создать целую сеть дел.

Используйте наиболее подходящие для вас инструменты

Диаграммы Ганта — один из лучших инструментов управления проектами, позволяющий организовать сразу несколько графиков. Другие средства отслеживания проектов упрощают различные этапы жизненного цикла проекта, например, отображение зависимостей или выделение потребностей в персонале. Поиграйте с представлениями базы данных Ноушен, чтобы выбрать наиболее удобный для вас способ визуализации, отслеживания и организации проектов.

Если есть сомнения, работайте с рекомендациями. Мы создали простые в использовании шаблоны для планирования, бюджетирования, управления продуктами и т.д., чтобы помочь вам оставаться организованными с минимальными трудностями.