Если детскую площадку можно перерасти, то «нервозность первого дня» — никогда. Начало работы на новом месте всегда немного нервирует, но продуманный процесс введения в должность может облегчить эти нервы.
Онбординг влияет не только на первый день работы нового сотрудника — он задает тон тому, как он преуспевает индивидуально и в команде, как он общается с членами команды и заинтересованными лицами, чувствует ли он свою принадлежность. Все это влияет на общую рабочую атмосферу и культуру компании, поэтому стоит разработать процесс адаптации сотрудников, который позволит правильно организовать этот переход.
Что такое процесс адаптации сотрудника?
Процесс адаптации сотрудника позволяет интегрировать нового сотрудника в компанию. Как правило, этот процесс осуществляют специалисты по кадрам и менеджеры, отвечающие за конкретные роли, и обычно он включает в себя поиск рабочего оборудования, знакомство нового сотрудника с коллегами и ознакомление его с офисом или виртуальным рабочим пространством.
Однако эффективный процесс «вхождения в должность» включает в себя не только ориентацию на дату начала работы, но и превращение новых сотрудников в незаменимых членов команды, которые чувствуют себя комфортно и готовы выполнять свои обязанности. Предоставляя им необходимые для успешной работы инструменты, ресурсы и поддержку, вы сокращаете время обучения, что позволяет им с первого же дня вносить свой вклад в значимую работу. Правильное осуществление этого перехода также означает повышение уровня вовлеченности и удержания сотрудников, поскольку новые сотрудники чувствуют себя ценными и продуктивными.
7 шагов для создания эффективного процесса ввода в должность
В отсутствие формальной структуры обучения новые сотрудники могут оказаться в роли «тени» неподготовленного человека, ориентироваться в неорганизованных сообщениях и документах и не знать, что от них ожидают. Кроме того, им будет трудно получить информацию, необходимую для успешной работы в новой должности, если вообще будет понятно, в чем заключаются их обязанности.
Вместо этого создайте процесс «вхождения в должность», который расскажет сотрудникам о том, кто они такие — как с помощью контента, так и с помощью его организации. Ниже приведены семь важных шагов по созданию эффективного рабочего процесса, разделенного на три этапа: до начала работы сотрудника, в первый день и неделю, а также в последующие месяцы.
До начала работы сотрудника
Используйте приведенные ниже шаги в качестве базовых для подготовки к приему нового сотрудника, адаптируя их под каждого конкретного сотрудника.
1. Установить цели
Этот шаг позволяет четко определить путь к успеху для новых сотрудников, поскольку они будут понимать, чего вы от них ожидаете и как добиться успеха в новой роли.
Совместно с руководителем группы подготовьте контрольный список, охватывающий первый день, неделю и, при необходимости, несколько месяцев. В него можно включить простые цели, направленные на ориентацию и интеграцию нового сотрудника, например, попить кофе с коллегами или почитать корпоративную вики.
При необходимости поставьте более тактические цели на первый месяц и первые 90 дней. Сосредоточьтесь на количественных показателях, таких как число лидов, которые они сгенерируют, или объем контента, который они создадут за этот период времени, чтобы руководитель мог точно оценить их успех.
Наконец, установите макро- и долгосрочные цели, рассчитанные на шесть и более месяцев вперед. Уточните, чего должен достичь новый сотрудник в течение первых шести месяцев или лет, чтобы добиться успеха в компании.
Вы можете отправить эти цели новому сотруднику в первый же день его работы или передать их его руководителю, чтобы он делился ими по мере необходимости.
Кроме того, составьте график всех встреч, которые должны состояться в первый день или неделю, чтобы у нового сотрудника был определенный график и он не чувствовал, что его толкают или удивляют приглашениями на встречу в последнюю минуту.
2. Соберите необходимые ресурсы
Создайте центральный узел, который будет служить персональной домашней страницей для нового сотрудника, снабдив его ресурсами, необходимыми для начала работы. Сюда входят документы, объясняющие важные процессы в команде, дорожные карты проектов и требования к программному обеспечению. Некоторые материалы будут стандартными для каждого нового сотрудника, в то время как другие — специфичными для его роли.
Вот некоторые моменты, которые следует включить в список:
- Справочник сотрудника
- Структура команды и коммуникаций
- Процессуальные документы, которым они должны следовать
- Пароли и информация о доступе к основным инструментам и приложениям
В качестве бонуса можно добавить что-нибудь интересное, например, любимые рестораны вашей команды в окрестностях офиса или ссылку на плейлист Spotify компании.
Первый день и первая неделя
Не перегружайте нового сотрудника информацией, а делитесь с ним необходимыми деталями по мере необходимости в течение первого дня и недели. Вот отличный способ организовать эту первую неделю.
3. Составление графика ориентации
Первый день знакомства с новым сотрудником должен подготовить его к успешной работе и в то же время дать ему время освоиться и познакомиться с коллегами. Создайте расписание или контрольный список на домашней странице, чтобы помочь им сориентироваться на месте, и обязательно расскажите о следующем:
- Настройка или проверка рабочего места и техники, если работа ведется удаленно
- Экскурсия по цифровой экосистеме
- Обсуждение всей документации, связанной с соблюдением требований, от правил и норм до доступа в офис
- Настройка паролей и учетных записей
- Ориентационные встречи
- Командный обед
- Регистрация в конце рабочего дня
Структурируйте первый день работы сотрудника, но не перегружайте его расписание, предоставляя ему достаточно ресурсов, чтобы он чувствовал себя хорошо подготовленным, но при этом оставляя ему время для самостоятельной работы. Это продемонстрирует вашу вдумчивость и заинтересованность в том, чтобы сотрудник освоился, поскольку вы даете ему передышку для обработки всей новой информации.
4. Познакомить их с компанией и ее коллективом
В первую неделю происходит знакомство как на личном уровне, так и на уровне всей компании. Даже в небольшой компании познакомиться со всеми (и запомнить их имена!) — это очень много, поэтому постарайтесь ограничить формальное знакомство с избранными членами команды.
Вот несколько способов познакомить сотрудников, не перегружая их:
- Объявить о новом сотруднике в масштабах всей компании
- Назначьте им товарища по работе
- Предоставить доступ к справочнику компании
- Провести экскурсию по отделам
5. Пересмотрите цели и обязанности (еще раз)
И вы, и ваш сотрудник должны иметь четкое представление о целях и обязанностях своей роли. Скорее всего, вы определили их в процессе приема на работу, но важно повторить их в первые дни работы сотрудника, чтобы создать прозрачность и обеспечить его готовность и информированность.
Зафиксируйте эти цели и разместите их в специальном цифровом рабочем пространстве сотрудника.
В ближайшие месяцы
Настрой сотрудников на успех означает наличие точек соприкосновения уже после первой недели работы. Для поддержания отношений с новым сотрудником создайте циклы обратной связи и оценки.
6. Обращайтесь за обратной связью по поводу процесса найма
По окончании первого месяца работы запросите отзывы о процессе найма и приема на работу, чтобы улучшить работу с будущими кандидатами.
С помощью Ноушен можно создавать шаблоны контрольных списков для каждого сотрудника и обновлять их по мере выявления возможных улучшений.
7. Установить процесс регулярного анализа
Долгосрочный процесс оценки включает в себя как анализ результатов работы, так и неформальные встречи «один на один». На таких встречах ваш новый сотрудник может рассказать о своих потребностях и планах по дальнейшему развитию. Вы также можете использовать эти встречи для оценки эффективности работы сотрудника на основе взаимно установленных целей и результатов, поощряя его к дальнейшему участию и мотивации после вихря личного внимания, который возникает в процессе адаптации.
Полезные шаблоны для введения в должность
Ноушен предлагает несколько шаблонов, облегчающих процесс введения в должность как для вас, так и для вашего нового сотрудника. Вы можете разместить эти шаблоны в подключенном рабочем пространстве Ноушен, чтобы все сотрудники отдела кадров и руководства могли получить к ним доступ и внести изменения. Вот несколько наших любимых шаблонов:
- Шаблон для введения в должность нового сотрудника
- Руководство по быстрому введению в должность
- Контрольный список по вводу в должность
- Основной контрольный список по введению в должность
Оптимизация процесса ввода в эксплуатацию
Ввести новых сотрудников в курс дела и помочь им органично влиться в коллектив можно с помощью эффективного процесса onboarding. Такая структура помогает упорядочить рабочий процесс, чтобы не приходилось каждый раз изобретать процесс для своего процесса.
Готовы ли вы к использованию программного обеспечения, которое можно настроить так, чтобы каждый новый сотрудник чувствовал себя как дома? Эффективно вводите сотрудников в курс дела с помощью подключенного рабочего пространства Ноушен — попробуйте уже сегодня.