Липкие заметки. Электронные таблицы Excel. Белые доски.
Вы, вероятно, испробовали десятки стратегий для отслеживания своих дел. Но ни одна из них не является настолько последовательной, насколько это необходимо. Электронные таблицы не всегда интуитивно понятны, а доски не вечны. Не говоря уже о том, что у вас так много желтых липких заметок, что вы уже не видите свой монитор.
Вам нужна система управления задачами, позволяющая легко помечать исполнителей, связывать соответствующие документы и документировать прошлые контрольные списки, чтобы впоследствии к ним можно было обратиться.
Шаблоны списков задач помогут вам и вашей команде отследить каждую задачу и создать более продуктивный поток совместной работы.
Что такое шаблон списка задач и почему он полезен?
Шаблон списка задач — это пустая форма, позволяющая вводить собственные списки дел и организовывать задачи по приоритету, срокам выполнения и другим пользовательским свойствам. Эти шаблоны задач могут включать в себя все, что вам необходимо, например, диаграммы Ганта и соответствующие вики — все, что делает работу вашей команды наиболее продуктивной.
Скорее всего, у вас нет времени, чтобы сесть и потратить несколько часов на создание наиболее эффективной системы с нуля. В шаблоне уже есть место для хранения ежедневного списка задач рядом с еженедельным, для пометки и общения с членами команды, а также для просмотра целей в режиме реального времени. Вы быстрее приступите к реализации проектов и улучшите рабочий процесс.
Почему большинство шаблонов списков задач не работают
Существует разница между реальными шаблонами списков задач и программами, в которых создаются списки задач. Одни из них легко клонируются и настраиваются, а другие требуют серьезного обучения и времени на создание функциональной системы.
В Google Docs, Excel и даже Microsoft Word есть шаблоны для списков дел. Они полезны, если вы пытаетесь купить продукты или организовать свой рабочий день. Но процесс управления проектами требует более сложной системы, чем одна электронная таблица или набор документов.
Для управления задачами вам понадобится что-то, что действительно подходит для выполнения поставленной задачи. Избегайте шаблонов, которые:
Слишком трудоемко
Рассмотрим проект по созданию нового веб-сайта. Вам нужны списки задач по дизайну, интеграции электронной коммерции и кибербезопасности. Каждый из этих списков содержит множество подзадач с сопутствующими материалами, такими как макеты и информация о платежах.
Теперь попробуйте сохранить и систематизировать задачи в листе Google или документе Word. Создание и согласование списков задач займет у вас некоторое время — время, которое вы должны потратить на выполнение реальных задач.
Эти программы не предназначены для управления проектами. Шаблон списка задач позволяет не отвлекаться на глубокие проекты, а форматировать и организовывать их за вас. Вы с самого начала задаете тон эффективности, подбирая или разрабатывая шаблон, подходящий именно для вашего бизнеса.
Слишком громоздкий для совместной работы
Поведение людей, как правило, мешает интеллектуальным рабочим процессам. От несогласованных обновлений членами команды до загрузки и повторной загрузки документов, стирающих предыдущие версии, — все это мешает совместной работе.
С помощью шаблона списка задач можно редактировать права доступа, чтобы неавторизованные члены команды не могли случайно внести изменения. Кроме того, можно назначать людей в разные списки и оставлять комментарии, указывающие, что именно нужно сделать, а они могут ответить, если что-то неясно. Вся эта совместная работа может осуществляться прямо в менеджере задач.
Слишком строгие и негибкие
Чтобы ваша команда достигла максимальной продуктивности, ей необходим список задач, который движется вместе с ней. Создание списка задач на физической доске или в электронной таблице требует постоянного ручного обслуживания. Задачи и задания меняются, и отслеживание их выполнения не должно превращаться в рутинную работу.
Допустим, создаваемый вами сайт нуждается в тестировании качества. В электронной таблице это одна строка. В шаблоне задачи — это задача. Оба варианта кажутся достаточно простыми. Разница в том, что процесс тестирования — это не просто одно дело. Необходимо провести переговоры с командой тестирования, устранить неполадки с разработчиками, получить одобрение руководства — все это подзадачи.
Создание таких подзадач в электронной таблице или документе Word затрудняет их отслеживание. Иногда не остается места для заметок о встречах или дополнительной информации, и важные детали могут быть упущены.
Хороший шаблон списка задач позволяет вставлять подзадачи, делать ссылки на соответствующие вики и документы и перемещать их, когда это необходимо. Вы можете добавлять или изменять данные, не нарушая их читабельности и последовательности.
Как сделать эффективный шаблон списка задач для вашей команды
Сделайте шаг назад и получите целостное представление о том, какие проекты ожидаются в ближайшее время и какая детализация задач вам нужна. Преимущество шаблона в том, что он может обладать любыми необходимыми функциями — нужно только знать, какие именно.
Вот как создать или найти шаблон задачи, который можно использовать в течение многих месяцев:
1. Начните с правильного инструмента
Для профессионального управления проектами необходим профессиональный шаблон списка задач. Это означает активный выбор и использование инструмента, а не беспорядочное перебирание случайных идей в приложении Notes.
Выбирая инструмент для управления задачами, обратите внимание на такие функции, как:
- Настраиваемые шаблоны календаря позволяют просматривать всю неделю или месяц.
- Различные виды представления, например, доска или список
- Способы определения приоритетности важных задач
- Ссылки на внутренние и внешние вложения
- Возможность отмечать членов команды и взаимодействовать с ними
- Ежедневные списки дел, которые действительно можно вычеркнуть
- Разделы комментариев
- Автоматизация и помощь искусственного интеллекта
Все эти функции не нужны для каждого проекта. Но их полезно иметь, если вы столкнулись с трудностями и хотите начать автоматизацию расписания или попробовать различные виды задач. В Ноушен есть все эти функции, а также настраиваемые шаблоны для каждого этапа процесса управления проектами.
2. Решите, какие статусы вам понадобятся
Одно дело — пометить отдельные задачи как выполненные и на этом закончить. Но гораздо продуктивнее и тщательнее составить список задач, учитывающий то, что находится в процессе выполнения, или то, что вы приостановили. У вас есть возможность конкретизации, так воспользуйтесь ею.
Рассмотрите весь проект и его этапы. Создайте поток статусов, соответствующий жизненному циклу задачи. Например, задача может быть выполнена > назначена > находится на рассмотрении > утверждена и т.д. Чем конкретнее вы будете указывать статус каждой задачи, тем меньше вероятность непонимания того, на каком этапе она находится.
3. Определите, какие детали необходимо включить
Одним из лучших преимуществ шаблона списка задач является то, что, задав свойства, не нужно делать это снова. Создав новую задачу, можно просто заполнить пустые ячейки уже установленными свойствами, такими как срок выполнения, назначенный исполнитель или категория.
Добавление сроков исполнения — это хорошая отправная точка, но включение таких деталей, как вложения и этапы, может сделать задачи более полными, не перегружая их. Решите, что нужно вашей команде для каждой задачи, и выделите для этого место. Тогда членам команды не придется искать информацию, необходимую для завершения работы.
4. Создание шаблонов для отдельных задач
Здесь все становится немного метафоричным. Каждый раз, когда вы создаете тип задачи и решаете, какие детали и статусы она должна включать, относитесь к ней как к собственному шаблону. Если в проекте несколько задач по дизайну, создайте копируемый конспект, подходящий для каждой из них: приложите к нему руководство по стилю, соответствующие записи о совещаниях и ответственных. Таким образом, вам не придется каждый раз начинать с нуля.
Каждый разработчик в вашей команде может отвечать за различные аспекты бэкенда сайта. Вы можете назначить каждому из них определенные свойства, которые вы уже установили. А графический дизайн может находиться в том же документе по управлению проектами, но для него нужны другие свойства и статусы — просто создайте аналогичный, но отдельный шаблон задачи.
5. Поделиться и настроить
Когда вы закончите работу над шаблоном, сделайте чистую копию, раздайте ее команде и начните распределять задачи. Если вы внедряете новый процесс, дайте команде некоторое время на адаптацию. Учитывайте отзывы и при необходимости вносите изменения в шаблон. Ваш список задач предназначен для всей команды, и вклад каждого в него одинаково ценен.
4 шаблона списков задач для оптимизации рабочего процесса
Создание собственного шаблона списка задач позволяет настроить каждую деталь. Но, возможно, вам нужна отправная точка, с которой можно начинать редактировать и корректировать.
Вот четыре шаблона списка задач, с которых можно начать:
1. Шаблон задания 2023
Возможно, все, что вам нужно, — это простой шаблон контрольного списка, в котором записаны все ваши задачи с четкой временной шкалой. Этот шаблон задач имеет вид календаря, который показывает, что нужно сделать сегодня, завтра и на неделю, а также показывает, что было пропущено в предыдущие дни. Можно создать сколько угодно задач, каждая из которых имеет флажки для обновления статуса. Это не самый полный шаблон, но если вы ищете что-то простое и понятное, то этот шаблон справится с поставленной задачей.
2. Шаблон задания на проектирование
Чуть более сложным является этот шаблон для дизайнерских задач. Хотя компания Ноушен создала его с учетом задач дизайна, он подходит практически для любого типа списка дел. Вы можете отслеживать статус каждой задачи и назначать ее одному или нескольким людям одновременно. Кроме того, можно определить приоритетность каждой задачи и срок ее выполнения, чтобы ваша команда точно знала, когда и как ее выполнять.
3. Шаблон задач и проблем
Шаблон задач и вопросов Ноушен превосходит по популярности шаблоны еженедельных списков задач и обладает всеми возможностями настройки, необходимыми для того, чтобы вывести вашу команду в новую эру продуктивности. Вы можете управлять проектами и задачами всей команды от задумки до завершения с помощью пользовательских представлений доски, которые можно фильтровать по заданным свойствам.
При изменении статуса можно в считанные секунды переместить каждую задачу на доске. А щелчок на каждой задаче открывает ее подзадачи, исследования и любую другую информацию, помогающую довести ее до конца, например, отделы и теги.
4. Шаблон диаграммы Ганта
Шаблон диаграммы Ганта от Ноушен позволяет получить полный обзор каждой задачи, узнать, сколько времени она занимает и когда должна быть выполнена. Это не столько список задач, сколько центр управления проектами, поэтому если вам нужна полноценная рабочая среда для одновременного управления различными проектами, то этот шаблон для вас.
Каждый проект можно просмотреть на уровне задач, назначить исполнителей, добавить связанные проекты и пользовательские статусы. В самом проекте есть место для комментариев и совместной работы, а в представлении Ганта можно видеть обновления в режиме реального времени.
Не отвлекайтесь от работы с помощью Ноушен
Не существует универсального способа определения приоритетности задач и проектов. Но липкие заметки и электронные таблицы не могут обеспечить работу контрольного списка управления проектами так, как это может сделать Ноушен.
Шаблоны списков задач Ноушен позволяют контролировать детали и организовывать работу команды в одном месте. Управляйте списками дел, систематизируйте задания и создайте безошибочный поток задач, который действительно работает на вас. Когда ваш клиент получит сайт раньше срока, ваша команда сможет сослаться на то, что именно ваше управление проектом стало причиной этого.