Знания — это самый ценный ресурс вашей команды, но это также один из самых сложных элементов, который нужно собирать, уговаривать и контролировать.
Хотя создание подробных цифровых записей позволяет создать прозрачное хранилище информации, никакая документация не сможет передать бесценные навыки, которые сотрудники приобретают в процессе работы.
Если опытные сотрудники хранят свои «ноу-хау» и не знают, как передать их другим, то при любой перестройке в организации это грозит серьезной утечкой мозгов. А слабые процедуры обмена знаниями могут привести к тому, что вы будете зависеть от специализированных информационных силосов и упускать возможности повышения производительности и эффективности.
Несмотря на многочисленные трудности, связанные с эффективным управлением знаниями, особенно в эпоху удаленной работы, существуют стратегии, позволяющие расширить коллективную базу знаний команды. Внедрение этих методов в рутинные процедуры обеспечивает бесперебойный поток информации, а члены команды становятся более сильными коммуникаторами и сотрудниками.
Что такое обмен знаниями?
Обмен знаниями — это любой метод обмена навыками, информацией или данными, используемый отдельными сотрудниками или командами в организации. Это может быть как интимный метод, например, наставничество один на один, так и формальный, в виде общих собраний. Обмен информацией также происходит в рамках письменного общения и совместной работы над такими документами, как опросы, отчеты об обратной связи и руководства для сотрудников.
Существует два типа знаний: явные знания и неявные знания. Когда компании фиксируют информацию формально, она является явной. В отличие от них, неявные знания сложнее определить — вспомните «уличную смекалку», которую сотрудники приобретают благодаря практическому опыту. Это отношение, процессы и «ноу-хау», которые люди приобретают в процессе профессиональной (и жизненной) деятельности.
Поскольку на изучение неявной информации уходит много времени и ее не так просто задокументировать, ее трудно заменить после ухода опытных сотрудников. Именно поэтому необходимо формировать культуру обмена знаниями, направленную на поддержание и обновление явных знаний и способствующую последовательной передаче неявных знаний.
5 преимуществ обмена знаниями
Речь идет не только о том, чтобы все были на одной волне. Действительно, каждый член команды должен знать свои задачи и обязанности, но преимущества от этого не только в том, что удается избежать беспорядочного недопонимания. Команды с эффективным обменом знаниями также:
- Формирование менталитета коллективной работы — культура обмена знаниями способствует сотрудничеству и открытому общению в организации, что способствует укреплению товарищества. Командная работа приобщает сотрудников к культуре компании и включает их в рабочий процесс, что приводит к повышению чувства сопричастности и компетентности.
- Разрушение замкнутости и информационных силосов — в условиях жесткой конкуренции у специалистов есть стимул скрывать свои знания из страха потерять «преимущество» в организации. Но при совместном использовании знаний сотрудники могут чувствовать себя более комфортно, распространяя свои знания и опыт, что делает компании менее зависимыми от нескольких человек.
- Утверждение опасений — когда вы даете всем желающим время и возможность высказать свои опасения и представить отзывы, вы одновременно выявляете слабые места и даете возможность каждому высказаться. Открытость культуры, основанной на обмене мнениями, подтверждает опыт каждого и предотвращает риск возникновения конфликтов в будущем.
- Оптимизация процесса введения в должность — тщательный обмен знаниями позволяет быстрее ввести новых сотрудников в курс дела. А индивидуальное наставничество и тренинги способствуют негласной передаче знаний от наиболее опытных членов команды к новым сотрудникам, что приводит к повышению производительности труда с самого начала.
- Укрепление базы негласных знаний — чем больше людей обмениваются информацией в коллективе, тем больше негласных знаний сохраняется. Даже если вы теряете опытных членов команды из-за текучести кадров или выхода на пенсию, оставшимся сотрудникам легче восстановиться.
5 способов улучшить обмен знаниями
Открытость и сотрудничество являются основой любой хорошей команды. Но обмен информацией позволяет сделать еще один шаг вперед, создавая максимально равные условия для коллективных знаний.
О таких результатах легко говорить, но сложнее достичь их на практике. При внедрении любой новой методики оцените ее эффективность и подумайте, как она повлияет на коммуникацию в коллективе, прежде чем приступать к работе. И следуйте этим советам по улучшению коммуникации:
1. Создание базы знаний
Первый шаг к созданию культуры обмена знаниями — это организация необходимой информации в одном удобном и полном месте, как правило, в цифровом виде, чтобы она была доступна из любого места. Таким образом, сотрудники не будут тратить время и силы на поиски нужной информации.
Чтобы сделать соответствующие знания максимально понятными и доступными, создайте единый источник истины (SSTO), или централизованную базу данных, содержащую все явные знания за всю историю компании. Некоторые люди организуют SSTO в виде библиотеки базы знаний или корпоративной вики и включают в нее такие сведения, как стандартные протоколы, часто задаваемые вопросы и ресурсы.
Хотя SSTO является центральным элементом сбора и распространения знаний, не стоит относиться к нему как к статичному документу. По мере адаптации политики компании и роста опыта вашей команды продолжайте пополнять ее. Чем более подробной, удобной и актуальной будет ваша база знаний, тем меньше трудностей будет возникать при поиске и интерпретации нужной информации.
2. Поощрять межфункциональное сотрудничество
Легко застрять в замкнутом пространстве и сосредоточиться на внутренних задачах, не сообщая о них всей команде. Чтобы предотвратить такую форму накопления информации, можно прибегнуть к методам межфункционального взаимодействия, которые обеспечивают прозрачность и командную работу. С помощью общих шаблонов и диаграмм RACI вы сможете дать всем возможность увидеть общую картину происходящего, а также беспрепятственно вносить новые идеи.
Несмотря на то, что каждая команда по-прежнему имеет уникальные внутренние процессы и цели, добавление межфункционального взаимодействия обеспечивает более глубокое понимание задач каждого отдела и их соответствия общим бизнес-операциям. Это также облегчает привлечение специализированных знаний из различных секторов.
3. Предлагать стимулы для активного обмена знаниями
Если сотрудники не решаются делиться коммерческими секретами, рассмотрите возможность использования таких поощрений, как ежегодные премии или кричалки, чтобы подчеркнуть стремление сотрудников делиться информацией. Чтобы не выделять только «звездных» сотрудников, добавьте возможности группового поощрения, чтобы поддержать приверженность каждого. Помимо поощрения сотрудников за их продуктивность, такие поощрения являются тонкой, но мощной техникой, способствующей укреплению коммуникации.
4. Разрешить конструктивную обратную связь
Обращение к сотрудникам за обратной связью — это простой способ оценить успешность культуры обмена знаниями. Вы дадите членам коллектива возможность высказать свои опасения, уточнить информацию и попросить помощи, что поможет оптимизировать реализацию проектов и передачу знаний.
Частая обратная связь также положительно сказывается на вовлеченности сотрудников, особенно когда вы обращаете внимание на насущные проблемы и принимаете меры по исправлению ситуации. В определенном смысле обратная связь служит «сводкой знаний» для руководства, помогая выявить сильные и слабые стороны культуры и критические области, требующие решения.
Не стоит забывать о том, что в ходе общих собраний целесообразно включать запросы на обратную связь, но не забывайте предлагать людям конфиденциальные способы высказать свое мнение. Такие варианты, как личные рабочие часы или анонимные опросы, позволяют людям делиться мнениями, не опасаясь последствий. Публично обсуждайте наиболее актуальные вопросы и предлагайте конкретные стратегии их решения.
5. Создать среду, способствующую обмену знаниями
Несмотря на гибкость, которую дает удаленная работа, обмен знаниями часто происходит более естественно в физических помещениях — в обеденном зале или в кулере с водой. Не существует простого способа воспроизвести в цифровом виде те небольшие, но значимые моменты, когда коллеги делятся негласными знаниями в офисе. Но это не означает, что удаленные команды не могут обмениваться знаниями.
Если вы работаете исключительно в цифровом пространстве, подумайте о том, чтобы еженедельно планировать видеозвонки, посвященные обновлению статуса внутри отдела и проблемам проекта. Некоторые команды также используют асинхронные шаблоны, каналы обмена сообщениями Slack или общие документы для совместной работы и ответов на вопросы в режиме реального времени.
Внедряйте обмен знаниями в свою культуру с самого начала
С помощью цифрового рабочего пространства Ноушен можно разрушить информационные силосы и обеспечить поток знаний в команде. В Ноушен есть все необходимые шаблоны для обмена и хранения информации — от создания командной вики до мониторинга прогресса с помощью прозрачных графиков.
Создав надежную программную инфраструктуру и инструменты обмена знаниями, вы увидите, как ваша команда естественным образом тяготеет к культуре сотрудничества. Попробуйте уже сегодня.