Работа с разрозненными инструментами обходится дорого и приводит к потере времени. Консолидируйте маркетинговые проекты, документы и wiki в единый центр для работы с Notion.
Ваша команда маркетологов может работать над десятками проектов, сотрудничать с различными командами, внешними агентствами или клиентами и использовать множество инструментов.
Хотя вы начали использовать Notion, вы все равно переходите от одного инструмента к другому, оплачивая не только подписку, но и неявные расходы на переключение контекста в течение дня.
В результате? Информация разбросана, сотрудникам трудно найти то, что им нужно, и все занимает больше времени, чем следовало бы.
Notion позволяет объединить все аспекты вашей работы в едином рабочем пространстве, где вы формулируете цели и инициативы, определяете руководящие принципы и процессы, планируете проекты, выполняете задачи и обеспечиваете бесперебойную совместную работу. У вас даже есть мощный помощник с искусственным интеллектом, который поможет вам писать, редактировать, подводить итоги, генерировать идеи и многое другое.
В этом руководстве мы расскажем вам о возможностях подключенного рабочего пространства и о том, как с помощью Notion ваша команда маркетологов сможет добиться большего потока и меньшего переключения контекста.
1. Создать вики, где каждый может легко получить доступ к информации
Если вся информация разбросана по разным инструментам, сотрудники не знают, где найти то, что им нужно, и поиск нужной информации занимает время.
Но, создав в Notion командную вики, можно устранить разрозненность и собрать все знания в одном центральном узле, к которому смогут обращаться все члены команды.
Эта командная вики, или база знаний, станет постоянно пополняемой библиотекой полезного контента. Члены команды смогут просматривать информацию, относящуюся к их роли, и все смогут работать с точными знаниями.
Мы рекомендуем организовать базу знаний в удобном для навигации формате wiki, с главной страницей и подстраницами, разветвленными по различным темам, чтобы члены команды могли быстро получить доступ к информации по собственному желанию. Страницы можно расположить в виде колонок и добавить дополнительные страницы в эти подстраницы.
Начните с нашего шаблона командной вики и настройте его в соответствии с потребностями вашей маркетинговой команды. Вы можете включить в него рекомендации по использованию бренда, каталог команды, цели и задачи, справочники, стандартные операционные процедуры, процесс введения в должность, учебные материалы и многое другое.
Вот несколько советов по созданию базы знаний маркетинговой команды:
- Экономия времени за счет импорта существующего контента – У вас уже есть документы команды, сохраненные в других инструментах? В Notion можно импортировать документы Word, текстовые файлы, HTML и т.д., а также данные из таких приложений, как Evernote и Google docs.
- Используйте аналитику, чтобы узнать, как члены команды работают с контентом – Вы можете использовать аналитику страниц и рабочих пространств, чтобы узнать, сколько раз и кто просматривал страницу, когда страница была отредактирована в последний раз, какие члены команды наиболее активны и т.д. Это поможет вам поддерживать содержание базы знаний в актуальном и полезном состоянии.
- Предоставьте всем желающим необходимый уровень доступа к содержимому – Используйте настройки прав доступа, чтобы настроить, какие члены команды могут просматривать, редактировать и обмениваться страницами. Подробнее о настройках разрешений можно узнать здесь.
2. Разработать собственную систему управления проектами и задачами, которая будет жить рядом с вашей работой
Эффективное управление проектами жизненно важно для маркетинговых команд, решающих множество задач одновременно.
В отличие от некоторых инструментов, которые могут быть перегружены процессами и негибки, Notion дает вам возможность создать свою идеальную систему управления проектами и сделать ее настолько простой или детальной, насколько вы пожелаете. Кроме того, управление проектами живет бок о бок с вашей работой и документами, что помогает каждому быть более продуктивным и видеть весь контекст своей работы.
Используйте две отдельные базы данных Notion для управления задачами и проектами вашей команды. Сначала скопируйте наши шаблоны управления проектами в рабочее пространство и изучите руководство по проектам и задачам, чтобы узнать, как использовать эти базы данных. Затем настройте свои базы данных в соответствии с тем, как лучше всего работает ваша команда.
Вот некоторые возможности работы с базами данных проектов и задач:
- Пометить задачи различными свойствами – свойства добавляют несколько слоев информации к каждому элементу базы данных. Шаблоны баз данных проектов и задач поставляются с такими полезными свойствами, как статус, ответственный, срок выполнения и т.д. Вы можете добавить любые другие свойства, которые имеют смысл для вашей работы, например, свойство select для категоризации различных типов проектов или расширенные свойства, такие как подзадачи и зависимости, для разделения задач на более мелкие действия.
- Связь ежедневных задач с проектами – проекты и задачи связаны свойством relation. Это позволяет привязывать отдельные задачи к более крупным инициативам и отслеживать, насколько близко вы подошли к завершению проекта.
- Создание различных макетов и фильтрованных представлений одной и той же базы данных – Одну и ту же базу данных можно организовать различными способами. Можно создавать различные макеты, например, в виде доски, календаря или временной шкалы, а также фильтровать представления для отображения подмножеств информации – например, проектов, находящихся в стадии выполнения, или задач, назначенных на вас.
- Используйте страницы проекта для сбора информации о проекте – вместо того чтобы просто размещать ссылки на другие инструменты, ваша работа может жить на страницах проекта в Notion. Используйте страницу проекта для вставки файлов или контента из других инструментов, изложения краткого содержания проекта, прикрепления соответствующих изображений и т.д.
- Использование шаблонов и повторяющихся задач для автоматизации работы – Вы можете создавать шаблоны баз данных, которые помогут вам быстро составлять новые краткие или краткие описания проектов. Если у вас есть повторяющиеся задачи, которые необходимо выполнять еженедельно или ежемесячно (например, очистить папку входящих сообщений, пересмотреть цели или отправить еженедельное письмо с обновлением команды), вы можете установить задачу на повторение через регулярные промежутки времени. Это избавит Вас от необходимости постоянно добавлять ее в базу данных.
Можно также создать дополнительные базы данных для управления маркетинговой работой. Например, создайте календарь контента, используя макет доски, сгруппированный по статусу. Здесь можно планировать и назначать предстоящий контент, а также перетаскивать карточки для изменения их статуса.
Или можно использовать базу данных с календарным видом для планирования постов в социальных сетях или отслеживания предстоящих запусков. Календарь запуска можно связать с задачами и проектами, чтобы знать, что необходимо сделать к моменту запуска.
3. Создание и организация документов в одном и том же инструменте
В большинстве случаев заметки и документы находятся отдельно от командной вики и управления проектами. Но в Notion все объединено – вы создаете документы, организуете их и даже согласовываете с другими аспектами своей работы, и все это в одном и том же инструменте.
Настраивать страницы Notion можно бесконечно: текстовые блоки, колонки, заголовки, списки, изображения, вставки и многое другое. Таким образом, вы можете быстро создавать визуально интересные документы и использовать Notion AI для экономии времени. Просто нажмите пробел и попросите искусственный интеллект помочь вам написать или набросать конспект любого документа, и вы сможете выполнить работу быстро и с минимальными правками.
Создайте в Notion базу данных docs (шаблон мы предлагаем здесь), которая станет цифровой картотекой вашей команды. Каждый документ может быть классифицирован и помечен соответствующими свойствами, указывающими на тип документа, время его создания, авторство, время последнего редактирования, текущую работу над ним и т.д. Сотрудники отдела маркетинга могут использовать базу данных docs для создания профиля нового клиента, сферы деятельности проекта, документов по исследованию аудитории и т.д.
Как и в любой другой базе данных Notion, вы можете создавать шаблоны, предварительно загруженные подсказками и информацией, которые помогут вам быстро создавать различные типы документов. Это не только ускоряет процесс создания документов, но и позволяет установить стандарт для документов и обеспечить их единый формат.
Свойство relation позволяет связывать документы с проектами или клиентской базой данных, если таковая имеется.
4. Фиксировать результаты совещаний и использовать их в дальнейшем
Совещания являются неотъемлемой частью рабочей недели – они помогают команде маркетологов собрать идеи, согласовать их и определить дальнейшие действия. Они также обеспечивают подотчетность и прогресс.
Однако без тщательно продуманной повестки дня и системы ведения записей вы можете провести гораздо больше совещаний, чем нужно, и не получить от них достаточной пользы. Даже если вы ведете записи, они могут оказаться похороненными в неизвестном файле и больше никогда не использоваться.
База данных заметок в Notion – это идеальный способ более тщательно подходить к проведению совещаний. Убедитесь, что каждое совещание имеет четкую повестку дня, пункты действий и выводы, а также ведите запись каждого совещания, к которой можно легко вернуться впоследствии.
Чтобы начать документировать свои встречи, продублируйте наш шаблон заметок о встречах.
Вот некоторые способы, с помощью которых база данных заметок может помочь вам:
- Пометить каждое собрание категорией – с помощью свойства select можно создавать различные метки для разных типов собраний – от еженедельных синхронизаций до ежедневных совещаний, стартов проектов, “всех рук” и т.д. Вы также можете создать шаблоны баз данных для этих типов совещаний с готовыми заголовками, пулями и списком дел, так что вам останется только создать новый шаблон и заполнить его повесткой дня и заметками.
- Пометить всех присутствующих – С помощью свойства “человек” можно пометить всех членов команды, присутствовавших на совещании. Это может пригодиться в дальнейшем, когда вы захотите проверить, кто присутствовал на совещании. Люди также могут отфильтровать базу данных, чтобы показать все собрания, на которых они присутствовали (или которые они пропустили).
- Включение пунктов действий в конце заметок о совещании – Убедитесь, что все пункты действий отражены в контрольном списке в конце заметок о совещании. Вы можете использовать символ @, чтобы отметить членов команды в этих пунктах. Еще лучше создать в шаблоне заметки о совещании кнопку для добавления пунктов непосредственно в базу данных задач. Это избавит вас от необходимости помнить о добавлении задач позже и позволит не упустить ничего. В кнопку можно даже добавить блок искусственного интеллекта, чтобы еще быстрее генерировать краткое содержание. Подробнее о кнопках можно узнать здесь.
- Связывать заметки о встречах с проектами – Создание связей между базами данных позволяет получить более полную картину работы. Добавьте свойство relation к заметкам о совещаниях и свяжите каждую заметку с соответствующим проектом.
Инструменты для создания логических связей в рабочем пространстве маркетинговой команды
В Notion вы можете объединить все различные элементы вашей работы в единое рабочее пространство.
Вот некоторые функции Notion, которые повысят эффективность взаимодействия в работе вашей команды:
- Связь соответствующих страниц с помощью отношений – свойство отношения связывает одну базу данных с другой. Если базы данных связаны между собой, то с помощью сворачивания можно извлекать определенную информацию из одной базы данных в другую. Узнайте больше о том, как работают отношения и сворачивания.
- Привлеките внимание членов своей команды, отметив их в любом месте – Если вы хотите привлечь внимание кого-то к чему-то, вы можете набрать @ и его имя, чтобы отметить его. Это уведомит их и, следовательно, позволит убедиться, что они увидят это. Кроме того, в блоке текста можно сделать ссылку на другие страницы, чтобы легко сослаться на другую информацию и облегчить ее поиск.
- Совместная работа над документами с помощью комментариев и упоминаний – если документ редактируют несколько человек, можно оставлять комментарии к фрагментам текста и помечать людей, эти комментарии впоследствии можно будет устранить, что обеспечит бесперебойный процесс редактирования. Можно также оставлять комментарии в верхней части страницы и отмечать людей.
- Вносите соответствующие документы, задачи и знания на страницу OKR – Вы можете отслеживать OKR или квартальные инициативы на странице Notion. Затем создайте на странице связанные версии баз данных задач, проектов и документов. Применив фильтр для отображения только релевантных элементов, можно увидеть, какую именно работу необходимо выполнить для достижения цели.
- Поиск пути к предыдущей странице с помощью обратных ссылок – В верхней части страницы можно увидеть обратные ссылки, или другие страницы, которые ссылаются на эту страницу. Это поможет вам быстро вернуться на прежнюю страницу или перейти на другие полезные страницы.
- Организация боковой панели для облегчения навигации по рабочему пространству – Вы можете настроить боковую панель Notion таким образом, чтобы страницы располагались в логическом порядке, и членам команды было проще находить информацию и приступать к работе. Кроме того, можно разделить содержимое на различные командные пространства. Подробнее о боковой панели здесь, а также о том, как работают командные пространства.
- Вызов искусственного интеллекта Notion для написания, редактирования и генерирования идей – встроенный искусственный интеллект Notion может помочь вам составить конспект документа, генерировать идеи, обобщать текст, редактировать и улучшать текст, корректировать тон и многое другое. Для вызова меню ИИ нажмите пробел. Благодаря встроенному в рабочее пространство искусственному интеллекту нет необходимости снова и снова обращаться к другим инструментам (или платить за них). В вашем распоряжении мощный искусственный интеллект, который усиливает и дополняет вашу работу всего лишь нажатием одной клавиши.