Нам часто задают такой вопрос. «Как команда Ноушен использует Ноушен?».
Мы находимся в уникальном положении, чтобы показать вам, как использовать этот инструмент, потому что мы его создали. Мы знаем все его тонкости и особенности и, как правило, стараемся использовать его по максимуму.
Наша цель — раскрыть внутреннее устройство Ноушен, чтобы вы увидели, что мы создали, как это помогает нам добиваться большего и как вы можете создать нечто подобное сами.
Читайте далее :
- Как мы структурируем нашу внутреннюю вики для обеспечения организационной ясности
- Как мы управляем проектами в командах с помощью баз данных
- Как мы обмениваемся записями, чтобы все всегда были в курсе событий
- Как каждая команда в компании использует уникальную схему организации своей работы
- Лучшие практики для получения максимальной отдачи от рабочего пространства
Здесь представлен вид нашей установки с высоты птичьего полета. Ниже мы рассмотрим каждый раздел более подробно.
Четкая настройка боковых панелей для удобства доступа к информации
Информацию должно быть легко найти — если это не так, то она бесполезна. Проблема в том, что информацию очень легко разбросать. Сотрудники тратят время на поиск информации в различных приложениях или программах, чтобы найти то, что им нужно для выполнения работы.
Наша боковая панель спроектирована с точностью до наоборот. Все находится на расстоянии одного-двух щелчков мыши, поэтому вы тратите меньше времени на копание в информации и больше на то, что важно.
Рабочие места для всего коллектива
Вся компания имеет доступ к страницам в разделе Workspace на боковой панели. У каждой команды есть своя индивидуальная страница (подробнее об этом позже), но наше общее общение происходит именно здесь.
Например, OS содержит нашу миссию, стратегию и другие важные документы, которыми руководствуется организация. На этой странице, а также на страницах Meeting Notes, Tasks и Docs, собрана и систематизирована информация, которую использует каждая команда на уровне всей компании.
Многие страницы вложены в каждую из них. Нажав на нужный тумблер, можно легко перейти в тот или иной раздел прямо из боковой панели.
Предоставляется избранным членам команды
Страницы в разделе «Общий доступ» на боковой панели предоставляются не всей команде, а только выбранным лицам. Раздел Shared у каждого выглядит по-разному в зависимости от того, какие страницы люди пригласили их видеть. Вот как выглядит мой раздел.
Чаще всего в компании Ноушен общие страницы служат местом хранения заметок, сделанных во время встреч менеджеров и их коллег один на один.
Идеи обретают форму на общих страницах. Подумайте, отредактируйте и отточите идеи с несколькими людьми, а затем поделитесь с более широкой командой (если захотите). Например, наш руководитель отдела маркетинга поделился нашей маркетинговой стратегией на 2020 г., прежде чем рассказать о ней всей организации, и ее можно увидеть здесь. Можно пригласить отдельных пользователей на страницу и оставить ее в таком виде до конца времени или перетащить общую страницу в раздел «Рабочее пространство», чтобы все имели к ней доступ.
Частная, только для вас
У вас есть что-то, что вы хотите оставить при себе? Многие сотрудники Ноушен хранят личные дела и заметки в разделе «Личное». Это ваш домик в лесу: место, где можно подумать и поработать в одиночестве.
Любите то, что вам больше всего нужно
Если вы часто посещаете определенную страницу и хотите, чтобы доступ к ней был быстрее скорости света, вы можете сделать ее Избранной. В этом случае она будет располагаться в самом верху боковой панели, куда можно перейти одним щелчком мыши.
Как и раздел «Общие», «Избранное» у всех выглядит по-разному.
Это связано с тем, что полезно выделять страницы, если они имеют отношение к проекту, над которым вы работаете в данный момент. После завершения проекта их всегда можно отменить.
Полная разбивка рабочих мест
Узнайте, как ориентироваться в боковой панели
Как пригласить людей на свое рабочее место
Избранное 101
Операционная система, способствующая ясности
Каждый сотрудник компании должен иметь возможность ознакомиться с наиболее важными документами компании. На нашей странице ОС члены коллектива получают информацию о том, что думает руководство и куда движется компания. Это помогает нам всем работать над достижением одних и тех же целей и действовать по единым принципам.
Но мы не можем двигаться вперед, если не знаем, к чему пришли. OS хранит предыдущие итерации страниц Миссии и Стратегии, чтобы каждое решение принималось с учетом прошлого контекста.
Культура прозрачности проявляется и в нашем диалоге, особенно на странице «Вопросы и ответы».
- Это всплывает каждую неделю на наших общих собраниях.
- Перед встречей сотрудники представляют вопросы, за которые голосуют другие сотрудники.
- Те, которые набрали наибольшее количество голосов, получают ответы первыми.
- Такой тип открытого форума позволяет услышать все мнения.
Во-первых, начнем с создания таблицы
Затем установите колонки в соответствии с вашими потребностями. Мы имеем:
Статус (выбираемое свойство)
Upvotes (свойство формулы)
Вопрос (текстовое свойство)
Asked By (person property)
Upvoted By (person property)
База данных фильтруется таким образом, чтобы в ней оставались только вопросы, на которые нет ответов
Кроме того, вопросы, получившие наибольшее количество голосов, сортируются таким образом, чтобы они находились вверху
В столбце Upvoted By сотрудники отмечают себя при голосовании. Затем эти голоса подсчитываются по столбцу Upvotes, который представляет собой следующую формулу:
(length(prop("🔺Upvoted By")) == 0) ? 1 : (length(replaceAll(prop("🔺Upvoted By"), "[^,]", ""))) + 1 + 1)Затем, используя фильтр и сортировку, все вопросы без ответов с наибольшим количеством голосов поднимаются на самый верх.
Как только на вопрос получен ответ, он помечается как «отвеченный» — после этого он удаляется из списка, оставляя только вопросы без ответов для следующих «всех рук».
База знаний и вики-учебник
Как использовать формулы
Как интернет-магазин по продаже оптовых товаров Boxed создал свою корпоративную вики
Совместное выполнение задач обеспечивает согласованность действий
Невозможно (почти невозможно) точно знать, над чем работают другие люди, как в своей команде, так и в масштабах всей компании. Для того чтобы помочь разрушить разрозненность, которая обычно существует между отделами, мы создали межфункциональную систему задач, объединяющую все команды.
В этой единой базе данных собраны все задачи всех сотрудников из всех команд — всего 20 000 задач. И с первого взгляда наша база данных может стать настолько детализированной или высокоуровневой, насколько нам это необходимо. Это относится не только к инженерным задачам, но и к задачам маркетинга и продаж.
Вот как мы это организуем.
Колонки упорядочивают задачи по статусу
Каждый столбец — это статус задачи. На пути к завершению вы можете видеть, где находится каждая задача — на этой неделе, на следующей или в процессе выполнения. Больше не нужно задаваться вопросом о статусе задачи, поскольку его можно посмотреть на доске «Задачи».
Свойства для важного контекста
Каждая задача имеет набор свойств, связанных с ней, что облегчает ее понимание. Свойства включают в себя информацию о том, кому назначена задача, в какой команде она находится, с каким проектом связана, когда она должна быть выполнена и т.д.
Вообще говоря, реляционные свойства позволяют связывать элементы одной базы данных с элементами другой. В данном случае они позволяют связать задачи в этой базе данных с более крупными проектами, с которыми они связаны в базе данных проектов, управляемой нашей командой разработчиков.
Допустим, создается новая задача для анализа того, как отображаются значки страниц на мобильных устройствах. При создании задачи можно использовать одно свойство для реляционной базы данных, чтобы связать задачу с более крупным проектом, с которым она связана, — в данном случае это улучшение производительности мобильных устройств. Затем при открытии страницы проекта по улучшению производительности мобильных устройств появляется список всех задач, которые были связаны с этим проектом.
Каждая задача по каждому проекту полностью видна в команде, что обеспечивает полный контекст.
Подробнее об этом можно узнать из данного руководства.
В карточках хранится вся необходимая информация
Каждое задание представляет собой карточку. На карточке можно разместить любую информацию, необходимую для выполнения задания. Заметки, изображения, исследования, записи, планирование, документы и многое другое — все в одном месте, легко найти и получить доступ.
Просматривайте эти данные в удобном для вас виде
Поскольку задач очень много, полезно иметь различные представления для их фильтрации по командам, лицам или проектам. Представления основаны на свойствах, связанных с задачей. Хотите видеть только задачи, связанные с маркетингом? Для этого есть соответствующее представление. Можно даже создать новое представление, применяющее определенный фильтр, чтобы видеть информацию в наиболее удобном для вас виде.
Шаблоны, чтобы все были на одной странице
Кроме того, в этой базе данных мы создали шаблоны, соответствующие конкретным задачам. Например, если вы отправляете сообщение об ошибке, вы можете создать шаблон, который будет использоваться. Это помогает всем одинаково оценивать проблему, что ускоряет работу и делает ее последовательной. Этот процесс помогает человеку, ответственному за исправление ошибки, получить необходимую информацию для эффективной работы.
Создание шаблона базы данных поможет сэкономить время — ведь часто в базе данных страницы будут делаться много раз (например, еженедельные совещания).
Вот как это сделать:
Нажмите кнопку с выпадающей стрелкой рядом с синей кнопкой «Новый» в правом верхнем углу базы данных и выберите «Новый шаблон».
Вы можете редактировать информацию внутри шаблона, о чем свидетельствует серая полоса в верхней части, указывающая на то, что вы редактируете шаблон
Шаблоны могут содержать любой тип контента — дерзайте!
Вы можете отредактировать шаблон, нажав на кнопку с выпадающей стрелкой рядом с синей кнопкой «Новый», нажать на три точки справа от шаблона и выбрать «Редактировать».
Вот более подробная информация.
Все, что нужно знать о базах данных
Подробнее о видах досок
Связанные базы данных
Руководство по созданию доски задач, отвечающей вашим потребностям
Как настроить шаблон базы данных
Как рекрутинговая платформа Apploi ставит задачи перед своими инженерами
Культура, основанная на документации
Многие компании сталкиваются с двумя проблемами, когда речь идет о документации:
- Их нет, что может привести к потере контекста при передаче проектов, недопониманию при принятии решений, а также к тому, что удаленные команды будут чувствовать себя не связанными с тем, что происходит в штаб-квартире.
- Нет централизованного места для хранения документации, поэтому она оказывается повсюду — таким образом, никто не работает с одной и той же информацией, и она не может быть использована.
Ноушен — компания, которая во избежание подобных проблем делает большую ставку на письменную форму (и организацию).
Почему важно все записывать?
Документы помогают нам принимать решения, делиться идеями и думать вместе на странице (где бы мы ни находились). Мы решаем проблемы коллективно. Если мы считаем, то больше мозгов лучше, чем один.
Но эта культура документирования также необходима для сплочения коллектива. Голос каждого человека слышен, даже если его нет на совещании, в офисе или в стране. Благодаря тому, что мы так много думаем в письменном виде, мы можем лучше работать вместе.
Как мы классифицируем каждый документ
«Запрос на комментарий» (RFC) — это тип документа, который часто встречается в наших сообщениях в Slack. Они создаются для сбора отзывов от команды, будь то спецификация продукта, предложение по новой программе компании, кампания по рассылке и т.д.
В компании Ноушен мы храним все RFC в одном месте и делимся ими в Slack, чтобы каждый мог высказать свое мнение. Функционально это происходит в нашей базе данных Docs. Это место, где хранятся все общие документы. Если вы создали документ, не возникает вопросов, куда он попадает.
На странице «Документы» представлены проекты, RFC, служебные записки, цели и многое другое. Документ упорядочен по дате создания (самый последний), но также может быть организован на основе ряда тегов и свойств, которые мы связываем с каждым документом, включая тип документа, его статус, проект, к которому он относится, и т.д.
Сортировка документов для удобства использования
Каждое из перечисленных свойств может быть использовано для фильтрации или сортировки базы данных «Документы».
Возможно, вы пометили документ как RFC. При фильтрации всего списка документов можно выбрать просмотр только тех, которые помечены как RFC.
Если вы не хотите сортировать их, вы можете легко увидеть список документов, кто и когда их создал. Мы убедились, что это наилучшая сортировка по умолчанию, которая выводит на первое место самые последние материалы. Но мы имеем доступ не только к последним материалам — эта база данных позволяет нам иметь хранилище принятых решений.
Таким образом, мы можем учиться у самих себя.
Весь контекст, объясняющий, почему мы приняли то или иное решение, находится в документе и может быть легко извлечен из архива.
Для нас прозрачность не является одной из эфемерных ценностей. Это часть нашей работы и наша сущность. Это стало возможным благодаря межгрупповой документации и совместной работе.
Основы написания и редактирования
Как создавать списки
Системы документации, специально предназначенные для продуктовых, инженерных и конструкторских групп
Встречи проходят при открытых дверях
Думали ли вы когда-нибудь: «А действительно ли нам нужно проводить эту встречу?». Мы тоже.
Конечно, иногда встречи необходимы. Решение принимается. Они способствуют межличностному общению в коллективе. При передаче идей не теряется контекст.
В других случаях без встреч точно не обойтись. На них можно потерять время. Бесплодные дебаты.
Но самая большая проблема заключается в том, что все, кто не был на встрече, не знают, что на ней произошло.
Для борьбы с этим мы создали надежную систему заметок, которая позволяет держать всех в курсе событий и формирует культуру прозрачности в масштабах всей организации.
Упорядоченные заметки по каждому совещанию
В Ноушен хранится так много документации, что ответы на вопросы часто можно получить без личной встречи. Но если встреча необходима, мы ведем записи.
Аналогично странице «Документы» у нас есть страница «Заметки о встречах», на которой хранятся все заметки о встречах всех команд. Это помогает нам преодолеть разрыв в общении между различными подразделениями компании.
Это представление всех собраний команды, отсортированных по последнему собранию в верхней части. Эти встречи можно отфильтровать по тегам.
Например, команда маркетологов собирается каждую неделю и публикует здесь записи своих совещаний. Вы можете отфильтровать весь список записей совещаний, чтобы увидеть только то, что обсуждала команда маркетологов.
При создании нового набора заметок для совещаний также можно выбрать один из шаблонов. Они включают в себя теги, позволяющие эффективно распределять встречи по категориям. Будь то еженедельное совещание маркетинговой группы или встреча с членом сообщества для получения отзывов о продукте — все хранится и классифицируется здесь. И любой желающий может его просмотреть.
В структуре тегов для любого нового набора записей о встречах у нас также есть места для реляционных баз данных.
Связана ли эта встреча с конкретным проектом? Как насчет конкретного отзыва о продукте? Мы используем реляционные базы данных, чтобы связать встречи с проектами, к которым они относятся.
Мы организовали это таким образом, чтобы людям не нужно было присутствовать на совещании, чтобы понять, о чем шла речь. Например, сотрудники отдела маркетинга всегда читают записи совещаний инженерной группы. Это помогает команде маркетинга получить представление о продуктовом конвейере и соответствующим образом спланировать работу.
Все работают с одной точки зрения, когда информация передается всей команде — даже если в комнате находится всего несколько человек.
Информация о реляционных базах данных
Как отметить кого-либо или установить напоминание
9-минутный видеоролик о командных заметках и документах
Узнайте, как компания Loom, специализирующаяся на видеосвязи, обеспечивает связь с удаленными командами
Вики для конкретной команды
Несмотря на наличие специальных мест для межфункциональной работы, у каждой команды по-прежнему есть своя страница.
Эти специальные помещения позволяют командам работать так, как им удобнее. Упорядочивание планов, хранение документов, отслеживание проектов — это ваше пространство для работы. Маркетинговая команда Ноушен имеет свой редакционный календарь. У отдела продаж есть своя CRM. А что может быть в «вики» вашей команды?
Эти страницы по-прежнему доступны всем командам, что позволяет легко зайти на страницу другой команды, чтобы взять что-то нужное или понять, над чем она работает.
- Вы можете легко увидеть все страницы, вложенные в любую страницу, прямо из боковой панели
- Вы также можете использовать поиск по всему понятию [ctrl/cmd + p], который найдет все, что вам нужно
Без такого обмена информацией есть риск замедления работы и отрыва команд друг от друга в своих собственных инструментах и совещаниях. Когда Бриттани из нашего отдела продаж понадобился самый актуальный логотип Ноушен, она сразу же нашла его, как будто он был создан специально для нее.
Чтобы получить что-то конкретное от другой команды, вам придется спросить. С другой стороны, человеку, который вам это предоставит, придется копаться в информации, которая зачастую разбросана по разным местам. Это проигрышная ситуация, которая приводит к нарушению концентрации внимания и препятствует выполнению работы.
Вот как некоторые команды в Ноушен организуют свои индивидуальные страницы.
Дорожная карта проекта позволяет инженерам не допустить промахов
Компания Product & Engineering поддерживает обширный набор документов. Вы можете ознакомиться с ним ниже — все, начиная от системы регистрации новых сотрудников и заканчивая руководствами по инфраструктуре и платформам.
И если другим членам команды потребуется доступ к этой информации, она будет аккуратно организована и найдена с помощью различных заголовков и колонок.
Совет по проектам, созданный командой, обеспечивает связь между всей компанией и более крупными проектами, которые могут повлиять на продукт.
- Колонки организованы по статусу:
- Далее
- Планирование
- Реализация
- Завершено
- Каждому проекту назначается владелец
- Все проекты получают ряд меток, в том числе:
- Его влияние
- Оценка объема работ
- Любые отзывы, связанные с проектом
На этих карточках также хранится весь контекст и комментарии к конкретным проектам. А благодаря тому, что они связаны с нашей доской «Задачи», вы можете объединить все задачи, относящиеся к конкретному проекту, в одном месте. Никто не будет задумываться о рабочем процессе, поскольку его можно проследить от начала до реализации.
Коллекция шаблонов баз данных
Информация о связанных базах данных
Системы управления проектами, предназначенные для инженерных групп, групп по разработке продуктов и конструкторских групп
Маркетинг концентрируется на своих наиболее важных задачах
Планы запуска, активы бренда, идеи и вдохновение — все это находится на домашней странице команды маркетинга. Как и в других командах, все документы сгруппированы и организованы для быстрого доступа.
Команда маркетологов часто распыляется по разным направлениям, участвуя в нескольких проектах одновременно. Поэтому очень важно сосредоточиться на наиболее важных задачах, которые оказывают наибольшее влияние.
Каждый проект имеет свой набор задач. А когда вы работаете над несколькими проектами одновременно, легко перепутать провода или пропустить все дела. Чтобы убедиться в том, что все задачи по конкретным проектам учтены, в маркетинге предусмотрены специальные фильтры для общекорпоративной доски «Задачи».
Доска объявлений «Посадочные страницы» — это один из видов.
И еще один вид — доска «Иллюстрации».
Эти страницы существуют отдельно в рабочем пространстве маркетинга, но обе являются отфильтрованными представлениями одной и той же общекорпоративной доски задач (с использованием тегов для фильтрации). Таким образом, команда маркетологов может сосредоточиться на тех задачах, которые для них важны, например, на создании целевых страниц с идеально подобранными иллюстрациями.
И каждый раз, когда задача на любой из этих страниц обновляется, это обновление отражается на общекорпоративной доске задач, которую видят все остальные.
Наличие фильтрованных представлений позволяет сосредоточиться на наиболее важных задачах.
Под зонтик маркетинга попадает и PR. На этой странице представлены две базы данных:
Все публикации в прессе, которые получил Ноушен (с указанием автора и издания)
Все журналисты, которые, по нашему мнению, могут быть заинтересованы в написании материалов о компании
Эти две базы данных являются реляционными. При добавлении нового материала в базу данных освещения, автор автоматически добавляется в базу данных репортеров (вместе с его статьей). Это помогает нам узнать, кто, как часто и в каком издании работает, освещал Ноушен.
Так, когда Эрин Гриффит написала о Ноушен, она одним щелчком мыши была добавлена в оба списка репортеров и репортеров.
Узнайте, как создавать ссылки на страницы или блоки
Все, что нужно знать о вставках
Как команды могут использовать комментарии для улучшения совместной работы
Как команда маркетологов Pitch, инструмента для создания презентаций, организовала свой процесс и рабочее пространство
Отдел продаж обменивается записями звонков для совместного обучения
Команды продаж и успешной работы с клиентами работают рука об руку. Они постоянно учатся друг у друга. Каковы болевые точки пользователей? Как мы можем их решить? Как мы можем создать лучший опыт для наших клиентов?
- Для этого обе команды ведут базы данных, в которые заносятся данные, полученные в результате обзвона клиентов
- Это ускоряет процесс обучения
- Это также позволяет любому человеку вносить свой вклад в общую базу знаний
Когда Вивек пришел в отдел продаж компании Ноушен, у него под рукой было все необходимое: руководства по продажам, ввод в должность, прогнозы и многое другое. Благодаря этим ресурсам он быстро освоился и начал вносить свой вклад в общий обмен знаниями между отделами продаж и клиентского успеха.
В нашей общекорпоративной базе данных Meeting Notes есть фильтрованный вид для отдела продаж. Каждый раз, когда у Вивека происходит звонок, он помещает заметки сюда.
Контекст предыдущих звонков влияет на будущие разговоры. Как только кто-то из сотрудников отдела продаж узнает что-то новое, это становится достоянием всей команды.
Именно здесь Лилли, работающая в нашей команде по работе с клиентами, может узнать о людях, которые являются сторонниками Ноушен.
Прочитав записи Вивека, она может добавить этого клиента в базу данных Advocacy Tracking, которая также находится в рабочей области Sales & Success.
Причем это происходит в обе стороны — если Вивеку нужен отзыв, чтобы поделиться им с потенциальным клиентом, он точно знает, как найти человека, соответствующего его требованиям. Такой обмен информацией помогает обеим командам обеспечить лучший опыт для существующих и потенциальных клиентов. Оба списка — это живые коллекции опыта работы людей с продуктом.
Без списков, которые можно обновлять и передавать членам команды, вы рискуете не знать, что происходит на переднем крае того, как люди используют и воспринимают ваш продукт.
Информация о совместной работе с командой
Узнайте, как создавать собственные шаблоны
Руководство по группам разрешений для команд
Еще одно руководство о том , как командам лучше всего настроить свою боковую панель
Как инструмент проектирования Figma создал свою внутреннюю базу знаний
Сообщество собирает все отзывы клиентов, чтобы сделать их действенными
Наша команда поддержки сообщества выступает в роли связующего звена между клиентами и компанией. Они отвечают на тысячи сообщений в неделю, предоставляя ответы на сложные вопросы, задаваемые пользователями Ноушен.
Если вы по какой-то причине не верите нам, то вот список всех полученных нами отзывов, каталогизированных и помеченных в зависимости от их характера.
Это список из десятков тысяч индивидуальных замечаний. Мы видим все ваши комментарии — хорошие и плохие — и следим за тем, чтобы они сохранялись, чтобы мы могли учиться на их основе. Без такой базы данных отзывы могли бы исчезнуть в воздухе.
Как обратная связь становится действенной?
- У нас есть система тегов, по которым классифицируются отзывы пользователей
- На основе тегов эта обратная связь попадает в дорожную карту наших инженерных проектов с использованием реляционной базы данных
- Каждый раз, когда клиент подает запрос на создание функции, мы добавляем его в качестве голоса за включение этой функции в нашу дорожную карту.
Информация о формулах
Как управлять обновлениями, чтобы сделать их действенными
Дизайнерское агентство Metalab организует работу с помощью этой системы
Все люди (и политики!) компании Ноушен в одном месте
Знакомство с коллегами может происходить во время совместной работы над проектами или обеда. Мы сделали еще один шаг вперед, создав справочник Ноушен, в котором содержится вся информация о людях, стоящих за продуктом.
Как и люди в компании Ноушен, этот справочник представляет собой сочетание работы и веселья. В нем содержатся правила офисной культуры, руководство по оформлению PTO и пароль к wifi.
Но в нем есть и кое-что интересное: наш еженедельный заказ чая с пузырьками, командные мероприятия и список литературы. Привлекая наши внешние увлечения в офисную жизнь, мы можем наладить более глубокие связи, которые выходят за рамки вопроса «Когда будет готов мой проект?».
Один из способов сделать это — жизненные истории.
Это справочник компании Ноушен. В нем указаны все сотрудники, в какой команде они работают, как долго они работают в компании, и даже такие вещи, как их знак зодиака.
Каждый человек выступает с презентацией, которая называется «история жизни». Они рассказывают о том, что сделало их теми, кем они являются на данный момент. Это помогает нам общаться друг с другом и узнавать больше о том, кем мы являемся за пределами офиса, и после этого всегда есть замечательные вопросы и ответы.
Колонки, заголовки и разделители для организации информации
Использование оглавления для навигации по информации
Как компания Blinkist, специализирующаяся на цифровом обучении, создала ресурсный центр